電子招標采購,是指在網上尋源和采購產品和服務的過程。對于企業和企業主來說,這是個既省錢又能提高供應鏈效率的有效方法。對建筑業來說,通過信息化系統在網上開展招標采購流程的電子招標采購,是管理復雜供應鏈和多層供應商的高效方式。
在建筑業,電子招標采購通常涉及:
電子通告:從內外部各方收集和分發招采信息的過程。
電子招標:使用網上技術進行招標采購的過程。
電子競價: 基于網絡的軟件,支持潛在供應商在網上實時競爭,為競價商品/服務報價。
供應商管理:應用程序,充當企業管理和招采人力資源服務的機制。
目錄管理: 供應商使采購組織獲取產品內容的過程,方便他們通過電子方式采購商品。
訂單狀態:在線跟蹤訂單直到交付的功能。
提前裝船通知:即將交付的通知。
電子發票:在供應商和買方之間以綜合電子格式交換發票文件。
電子付款:電子付款系統推動接受針對網上交易的電子付款。
對于實施電子招標采購的建筑公司來說,有幾個潛在的挑戰,需要考慮的事項包括:軟件與其他企業系統的安裝和集成、培訓要求,與供應商聯絡以確保成功過渡到新系統。
然而,它們可以獲得的顯著好處也有不少:
——降低交易成本
——通過自動化更好地報告
——發放資格預審問卷(PQQ),并對答復自動進行評估
——縮短投標周期時間
建筑公司可以計劃整個投標流程,附有里程碑自動管理和參與者提醒。電子評估可以自動評估投標,并給予不同的權重。電子招標采購系統可以擴展至處理批出合同判授后的日常文書手續,例如發票和付款等。
電子招標采購平臺將建筑企業的招采團隊從低價值的任務中釋放出來,讓他們專注于高價值的活動,比如合同談判。電子招標采購系統使合同管理變得更加簡單,所有文檔可以集中存儲。由于聯系方便,更多供應商受邀投標,這意味著更大的競爭。集成的數據解決方案支持在招標流程的直接反饋回路中獲得精確的成本估算,以及準確成本核算數據的來源。
紙張和能源的使用也可以大幅削減。電子招標采購系統可以帶來與供應鏈伙伴更緊密、更結構化的溝通與合作。因為需求得到適當的記錄,變更管理得到了簡化。通過記錄投標流程、將投標流程形式化,以及創建審計跟蹤,電子招采軟件強化了問責制。
綜合來看,電子招采帶來的好處多于實施電子招采所面臨的挑戰。建筑公司應充分利用和實施現代電子招采系統,進而改進建筑招采和項目效率。
根據建筑行業的采購特點,對于建筑業的電子招標采購系統來說,就要求管理軟件能夠與物料需求計劃模塊實現集成,解決建筑業采購計劃的制定問題,還要對采購的原材料提供詳細精確的供應商信息的管理功能。
目前市場上廣受稱贊的8Manage SRM電子招標采購系統恰好能滿足建筑企業以上招標采購要求。8Manage SRM不但能自動化招采相關功能、程序和流程,減少紙質流程和人工流程的需求,還提供招標采購 、直接采購等功能 , 以便調查質量問題、分析原材料的保質期限以及對相應的供應商進行選擇和評價。
另外,8Manage SRM電子招標采購系統在歷史數據的基礎上,能夠提供一定的輔助決策支持功能,如采購建議計劃、選擇供應商等,是建筑企業提高采購管理效率的好幫手。
