在全球信息化時代，OA系統(tǒng)作為企業(yè)內(nèi)部管理信息化改革的首要軟件平臺，其重要性已經(jīng)被廣大用戶所認(rèn)可，目前沒有協(xié)同管理OA系統(tǒng)的廠商已經(jīng)為數(shù)不錯了，更多的廠商是感覺現(xiàn)有的OA系統(tǒng)跟不上公司發(fā)展的形勢，想要升級改造了，但是同樣面臨著難題，是沿用之前的OA系統(tǒng)升級改造呢？還是另覓賢臣選擇一家更符合企業(yè)發(fā)展、產(chǎn)品性能更加契合、拓展性更強的OA系統(tǒng)廠商呢？其實小編想說，如果用的還滿意用原來的OA系統(tǒng)廠商也可以，如果用的不合意，那索性不如換新的OA系統(tǒng)，其實很多時候大升級和夠新OA系統(tǒng)花費資金差不多，但是效果往往卻比老系統(tǒng)升級好的多。
那么今天小編將分析管理者該如何選型OA系統(tǒng)以協(xié)助企業(yè)提高辦公效率、管理決策、管理水平和競爭能力。
筆者認(rèn)為，對于企事業(yè)來說，選型OA辦公系統(tǒng)應(yīng)分成五步走。
第一步，企業(yè)應(yīng)做好項目規(guī)劃和管理，嚴(yán)格控制項目目標(biāo)、項目實施、項目成本、驗收標(biāo)準(zhǔn)、后續(xù)服務(wù)等內(nèi)容。選型OA系統(tǒng)對于企業(yè)來說并不是小事，相關(guān)人員需提前做好相應(yīng)的計劃。計劃、組織、控制，是管理的三項職能，而作為計劃，是管理工作之先。一項工作，首先要具有計劃，才會有后續(xù)的組織和控制，沒有計劃的工作，不叫管理工作。當(dāng)然，計劃也不是一蹴而就的。它是一個由宏觀到微觀、由粗到細逐漸分解逐漸細化的過程，需要管理者對于OA系統(tǒng)有深入的了解與充分的思考。
第二步，企業(yè)應(yīng)該選擇專業(yè)化的OA辦公系統(tǒng)廠商，盡量避免其他軟件開發(fā)商或系統(tǒng)集成商。因為OA辦公系統(tǒng)不是這些公司的主業(yè)，他們通常采用項目定制的方式來實施，會導(dǎo)致實施周期長、成本高，穩(wěn)定性和適用性差，后期的服務(wù)和二次開發(fā)都非常不便，后續(xù)費用也很高。而專業(yè)的OA辦公系統(tǒng)廠商則會避免這些問題，協(xié)助企業(yè)在原有管理模式的基礎(chǔ)上決定采用信息化的手段對企業(yè)資源進行統(tǒng)一管理和整合，使所有員工能夠協(xié)同工作，提高整體運營效率。例如OA行業(yè)內(nèi)三駕馬車——泛微、致遠以及華天動力均能協(xié)助企業(yè)實現(xiàn)這一目標(biāo)。
第三步，企業(yè)選型的OA辦公系統(tǒng)應(yīng)該是非常成熟、穩(wěn)定性、實用性、開放性、易用性都較強的，能夠滿足大規(guī)模用戶同時在線使用，并且訪問速度快。在許多公司中，數(shù)據(jù)孤島、信息孤島、應(yīng)用孤島，已經(jīng)成為多年信息化建設(shè)后的后遺癥，而解決這些孤島的關(guān)鍵因素在于OA系統(tǒng)的開放性，所以管理者選型OA系統(tǒng)應(yīng)將開放性列入重要標(biāo)準(zhǔn)之中。此外，系統(tǒng)的實施應(yīng)該簡單，對于標(biāo)準(zhǔn)化的功能，可以快速實施，并簡單培訓(xùn)后就可以使用，以降低實施周期和成本。在這里，筆者建議各位管理者能夠參考華天動力OA，華天動力OA系統(tǒng)在OA行業(yè)內(nèi)可謂是一股清流，其易用性、開放性、穩(wěn)定性等方面是許多OA廠商的表率。
第四步，系統(tǒng)應(yīng)該具有門戶的特點，滿足企業(yè)的多層級使用，同時具有嚴(yán)密的權(quán)限設(shè)置和安全防護措施，讓不同級別的用戶可以安全使用。系統(tǒng)應(yīng)該具有很強的流程管理功能，滿足企業(yè)流程規(guī)范和流程優(yōu)化的需求。提到流程，就不能不提到OA行業(yè)內(nèi)的致遠OA與華天動力OA，兩家廠商都提出了工作流概念。華天動力OA作為行業(yè)內(nèi)的工作流管理專家，以工作流為核心，形成開放自定義平臺、智能報表三大核心技術(shù)。致遠OA則是提出二元工作流，但是其實只是標(biāo)準(zhǔn)流程和自由流程的別稱。
第五步，系統(tǒng)需要具有平臺化的特點，采用多層架構(gòu)，具有很強的開放性和靈活性。因為大型企業(yè)通常掌握一定的軟件開發(fā)技術(shù)，因此OA辦公系統(tǒng)最好是能夠提供一個開放性的平臺，讓IT人員利用這個平臺搭建個性化的應(yīng)用系統(tǒng)，并實現(xiàn)和其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)整合。類似于華天動力的自定開發(fā)平臺就具有這個特點。華天動力OA辦公系統(tǒng)采用Java+多數(shù)據(jù)庫+B/S+C/S可選的技術(shù)組合，具有速度快、系統(tǒng)簡潔、操作簡便、安全性高、容易實施和維護、成本低等一系列突出優(yōu)勢。
總結(jié)如上，小編希望通過上述的“五步走”，能夠幫助各位正有選型煩惱的管理者排憂解難，解決OA選型的難題。相信按照如上步驟選型協(xié)同管理OA系統(tǒng)，開啟企業(yè)內(nèi)部管理高速路，一定錯不了。
