隨著移動網絡的普及和異地辦公場景的擴展需求,在線Office 及在線協作辦公成為職場人士關注的重要內容,如果有這么一款高效、可靠且功能豐富的工具能夠讓大家使用,一定是一件值得慶賀的事情。
現在市面上已經出現了幾款在線協作辦公軟件,有著不錯的使用體驗,針對中文辦公環境也做了一些本土化的特色功能,筆者認為比較突出的是WPS文檔和騰訊文檔,但如果你要選擇其中一款作為日常辦公主力的話,它們兩者之間還是有一些差別的,而恰恰是因為這些深入的差別,導致體驗上也有所不同。
在線協作辦公,無需安裝客戶端
作為在線協作辦公軟件,WPS文檔、騰訊文檔都支持在線使用,特別是在PC電腦、筆記本的網頁端上,支持無需安裝客戶端使用,通過打開分享在線文檔進行跨平臺的多人協作,同時能夠實現實時保存、離線編輯、分享好友、權限管理控制、在線模板、高亮協作內容等等。
協作界面,簡潔通俗易懂
▲WPS文檔PC主界面
在WPS文檔主界面上,左側列出了大的分類功能,比如最常使用的最近、星標文件、我的文檔、與我共享、團隊等,中間區域就是內容區,通過列表、顏色圖標、訪問時間等進行排布,清晰自然。右側是上傳、新建文件夾等操作,右下角是快捷按鈕操作,黃色“+”十分醒目,不會造成困擾。
▲騰訊文檔PC主界面
騰訊文檔的界面風格比較素樸,采用了簡潔的Logo標識,同樣采用了左側功能區,中間內容展示區,操作按鈕比較少,比如置頂等操作隱藏在文件后面的漢堡按鈕中,操作起來不是很直觀。
高效操作,勝在云端
在線文檔不需要很復雜,重要的是解決痛點問題,關鍵就是跨平臺的云端協作體驗。兩者都是網頁版,但是力求打造貼合用戶的Office辦公UI和功能。
在具體操作區域,WPS文檔的上方顯示了基本的在線文檔功能區,左上角是在線協作文檔的名稱、更新時間和最新修改者,右側是個人中心“我”、協作記錄、分享、二維碼(可把文檔裝進小程序)、文檔打開下載保存版本等處理,看起來簡單易懂。
▲WPS文檔
騰訊文檔界面采用了和WPS文檔相似的功能設計,但風格稍顯不同,值得注意的是,騰訊文檔在右上角給出了明確的權限按鈕。
▲騰訊文檔
雖然兩者的基本功能類似,但細細比較,你會發現,WPS文檔提供了更加專業的排版按鈕,比如專用的多級標題、頁邊距、文字工具、審閱等等,這些是現階段的騰訊文檔不能比的。
權限分享,一起創造
在權限管理方面,WPS文檔可以通過網盤鏈接快速的分享給其他好友,并且可以設置分享查看或編輯的權限,以及分享時長等。
▲WPS文檔
對于WPS文檔來說,網盤文檔鏈接分享是最直接的方式,因為能夠和自家的WPS云網盤、WPS本地客戶端等有效地結合起來,可以說是如虎添翼,相得益彰。
▲WPS文檔
騰訊文檔的權限管理充分利用了社交網絡的屬性,可以和你的QQ好友、微信好友、同事群等分享文檔查看、編輯的權限。這對于使用相同辦公環境的同事或團隊來說,的確是一個不錯的場景方式。
▲騰訊文檔
▲騰訊文檔
騰訊文檔的分享過程可能更加直觀自然,協作好友、QQ好友、微信好友、文檔群組都可以直接點擊直達。
▲騰訊文檔
在數據安全和分享方面,WPS文檔和騰訊文檔兩者不分伯仲,權限方面做到了很好地管控,能夠分享給指定的用戶,保存的修訂記錄和還原也能夠很好地回溯展現,數據能夠在云端及設備間漫游,在線Office辦公不用擔心病毒干擾文件等。
上傳文檔,云端漫步
在WPS文檔中,你可以新建多種文檔格式,包括文檔、表格、便簽、流程圖、思維導圖等。更重要的是,WPS文檔上傳支持Word、Excel、PowerPoint等多種文件格式。
▲WPS文檔
騰訊文檔新建只支持在線文檔、在線表格、在線收集表等,上傳分享只支持Word、Excel這兩種,并不支持PowerPoint文件,那么在一些會議場景實現上肯定就會有局限性。
▲騰訊文檔
從以上簡單的比較中,也可以看出騰訊文檔目前缺失了重要的PPT查看功能,在線文檔只支持Word和Excel,另外在其他功能上擴展上也沒有很好地輔助文檔的操作。
另外在上傳文檔大小方面,兩者也有很大不同。在這方面WPS文檔可以絕對勝出,騰訊文檔不支持超大在線文檔的編輯,而WPS文檔甚至可以打開60MB的大文檔。
文檔兼容性,顯現專業性
WPS文檔背靠著WPS套件可謂是占據了上風,也可以說WPS文檔就是WPS的在線協作版,其本身就有相互體現。比如在WPS文檔中,你可以選擇使用本地應用打開,還有下載、保存版本等。
WPS文檔上面的確體現了WPS上的一些特性,雖然是在線協作Office 辦公,但是整體的功能豐富性已經很全面,再加上無縫集成了WPS 2019等本地客戶端操作,可以說整個辦公體驗是十分流暢的。
▲WPS文檔
在騰訊文檔中,筆者發現并沒有本地應用打開的快捷操作,因為騰訊文檔背后并沒有自己的辦公套件,也就不能做到和微軟Office等有緊密的聯系。因此使用騰訊文檔時,需要多次保存到本地文件,造成一份項目有多個文件的窘況。
▲騰訊文檔
除此之外,筆者發現,WPS文檔還支持Office全組件的查看瀏覽,文字和表格的編輯功能,據上面所述騰訊文檔只支持Word和Excel的查看編輯,并不支持PPT。另外WPS文檔還支持加密文檔兼容、兼容Office格式、支持500多個全函數、支持打開60MB的大文檔、兼容Office 97及以前版本產生的文件。
作為體驗對比,騰訊文檔并不支持加密文檔上傳,兼容的是Office效果而不是Office格式(即微軟Excel、Word 可與騰訊文檔相互轉換),支持49個函數,1MB以上文檔無法打開。
▲WPS文檔PC網頁版
千人協作,穩定為先
在線協作分享方面,有個很有趣的對比:騰訊文檔表示單個文檔協作支持無上限人數(最大5000),但同時也表示超過幾百人會加大管理難度,將進一步提高性能穩定。
在這方面,WPS文檔表示可支持1200人在線協作,每天處理多達158萬的協作任務。不過筆者這里沒有條件測試峰值,在個位數的團隊測試中兩者相差不是很大。
移動辦公,說走就走
在線協作辦公,并不只是PC電腦上的生產力體現,現在幾乎人人都在用的智能手機也充當了辦公場景的延續,在這當面,WPS文檔、騰訊文檔都很好地把握住了移動辦公的需求點,推出了諸如微信小程序的客戶端版本,只要掃碼就可以快速瀏覽查閱文檔,在手機上繼續編輯文檔、表格等,這一點令人感到滿意。
▲左邊是WPS文檔,右邊是騰訊文檔
雖然兩者大同小異,但是WPS文檔的小程序相比騰訊文檔還是增加新的功能,比如典型的有:掃碼錄入信息到單元格、語音批注評論等,比較符合擴展的移動辦公場景。
▲WPS文檔
而騰訊文檔小程序也能夠滿足基本的移動辦公需求,但也只限于基本的文字輸入、刪除等,并且操作區按鈕缺失或者不明顯。即使是騰訊文檔App也是這樣。
▲騰訊文檔
下面是WPS文檔、騰訊文檔小程序的操作區對比,強弱一目了然:
▲左邊是WPS文檔,右邊是騰訊文檔
在線Office該是怎樣的場景
回到我們最初的需求,如何選擇一款高效、可靠且功能豐富的在線協作工具,在于我們在實際工作中的需求。對于筆者來說,最常遇到的場景就是多設備協作,在公司和家里寫稿的進度同步,團隊之間的表格統計、PPT會議等,目前能夠較好地滿足筆者需求的也只有WPS文檔了。
首先是最常使用的下班后回家繼續寫稿,我可以直接掃碼相關文檔,使用起來非常快速方便,一般只需要幾秒鐘就能將文檔上傳到WPS文檔的云端,再花幾秒鐘在WPS文檔中查看編輯,體驗過程行云流水。這樣我就可以隨時隨地用筆記本或者智能手機寫稿子了。
▲WPS文檔PC網頁版
▲WPS文檔小程序版
表格文件也是一樣的操作姿勢。
WPS文檔目前已經支持Windows、MacOS、iPhone、iPad、安卓手機、ChromeOS、Web網頁、微信小程序等多種設備和途徑,幾乎涵蓋了桌面辦公和移動辦公的所有場景,令人感到欣喜。
在線協作過程中,你可以和朋友、同事共同完成一份項目計劃、表格數據統計,在WPS文檔的右側都有詳細的編輯歷史紀記錄,同時清楚地標記了操作人,在重要事項上可以采用高亮或者顏色填充地方式進行強調說明。
另外一項重要的在線協作場景是PPT演示,公司每周都有出差的人員,在每天或者每周的會議上,需要召開一個主題鮮明的報告說明。這樣的場景需求此前很難找到合適的解決方案。
如果是按照傳統方式是用電視視頻會議,這樣不僅花費巨大且辦公場所比較局限,并且在外人員無法利用智能手機進行移動開會。通過使用WPS文檔的Web Office的會議功能,用戶可隨時隨地遠程開會,各端同步播放PPT,還能夠實時同步顯示幻燈片上的畫筆、激光筆,同時保持語音通話,最大程度上還原了會議現場。
結語
通過一段時間對在線協作工具的使用,已經充分了解了WPS文檔、騰訊文檔等在線Office辦公軟件方面的特色功能,越發感覺到WPS文檔等在線協作文檔工具將是主流的辦公場景,其模式也很好地反映了互聯網環境下工作形式的創新,增強了如“在線Office”一般的全新層次體驗。
