近日,為規范醫藥代表學術推廣行為,促進醫藥產業健康有序發展,國家藥品監督管理局網站發布了醫藥代表備案管理辦法(以下簡稱“辦法”),規定“截至2020年12月1日,各家醫藥公司需要完成醫藥代表備案”,“藥品上市許可持有人如果要使用醫藥代表個人身份信息完成醫藥代表備案以及在國家平臺公示信息時需要獲得醫藥代表授權。”
隨著醫藥行業的發展,國家對于個人信息的收集規范及授權要求愈發嚴格。對于多數醫藥代表分布在全國各地的藥企而言,如何高效合規地收集員工的個人信息成為共同痛點,推動醫藥企業嘗試電子簽約解決方案。
圖片來源:國家藥品監督管理局
圖片來源:國家藥品監督管理局
醫藥行業人力資源場景的電子簽約應用
在電子簽約推廣過程中,人力資源場景往往是最佳切入點,為企業拓展其他場景提供應用基礎。目前電子簽約在醫藥行業中應用最多的也是在人力資源場景。第三方電子簽約SaaS平臺可以和企業IT系統對接,簽署在職/離職證明、入轉調離協議、個人信息收集、保密協議、競業協議、員工手冊等,輕松解決信息備案、授權書確認等需求痛點。
上海醫藥集團就是比較典型的案例。作為滬港兩地上市的大型醫藥產業集團,上海醫藥在醫藥研發與制造、分銷與零售全產業鏈都實現了覆蓋,是中國醫藥領域中歷史悠久、規模龐大的醫藥企業之一。
截止2018年底,上海醫藥員工數量已接近5萬,下轄多家子公司,人事架構復雜。集團的人力資源管理任務十分繁重。經過多方篩選,上海醫藥決定引入上上簽電子簽約(以下簡稱“上上簽”)平臺,以電子化的方式處理員工勞動合同的簽署和管理。
借助上上簽平臺,上海醫藥集團可以批量生成、發送電子勞動合同、員工手冊等文件,并利用上上簽的活體識別、驗證碼、簽約密碼、數字證書等技術確保員工本人簽署,保障合同的法律效力。HR部門可以制定詳細的合同審批、簽署、管理流程,并實時跟蹤每份合同的簽署狀態,整體工作效率提升了60%以上,投入的人力、財力也大幅降低。針對集團管理的需求,上上簽還提供了賬號權限分級、印章管理等適合大型集團公司的管理功能。
醫藥行業物流場景的電子簽約應用
考慮到業務長期發展,越來越多的企業會選擇擴展電子簽約的應用場景。除了人力資源領域,物流供應鏈也是電子簽約在醫藥行業常見的使用場景。
通常在物流供應鏈的流程中,企業內外部都有不少單據需要經過層層傳遞蓋章審批,例如:物流回單、采購單、對賬單、返利單等。費時費力且不容易維護。
電子簽約的最大優勢是可以將合同審批流程與電子簽約系統結合。在系統中完成流程后,相關電子文件即可自動完成簽署,異地簽署十分便捷,無需擔心簽收不及時和未來維護查詢的問題。
以華欣物流為例,作為一家涵蓋常溫及溫控藥品、疫苗、診斷試劑、臨床醫藥、醫療器械、醫美保健等產品的國內運輸配送及其增值服務的企業。今年以來,隨著物流業務的迅猛發展,傳統的紙質簽約已經無法滿足業務增長的需求,加之疫情期間,簽約需要零接觸、零傳播,華欣物流決定引入上上簽的電子簽約技術,在供應鏈場景中實現與貨車司機承運協議的線上簽署、線上管理等合同全生命周期智能管理。
通過上上簽,華欣物流總部可直接在線上向全國各地的貨車司機發起承運協議。無需紙質合同打印或寄送,也不需要到現場核驗,貨車司機使用手機幾分鐘內就能完成實名認證進行簽署。在降本增效的同時,規避了企業之前較為頭疼的代簽、漏簽等法律風險。
電子簽約助力互聯網醫療發展
數字化時代為互聯網醫療業的發展提供了得天獨厚的條件,電子簽約在醫藥行業的應用場景也日益廣闊。從我國《互聯網診療管理辦法(試行)》和《電子病歷應用管理規范(試行)》來看,“開展互聯網診療活動,在線開具的電子處方單必須具有醫師電子簽名;電子病歷系統可以使用電子簽名進行身份認證”。
由此可見,互聯網時代的醫療活動天然就需要結合電子簽約能力。醫藥企業在外部合作、線上診療等場景下也開始使用電子簽約。
以講者協議的簽署為例。藥企的市場部門和業務部門通常會邀請外部講師提供講座等服務,企業需要與講師簽訂講者協議,用來約束講者的開會義務與獲益權利,并根據講者協議進行財務報賬。傳統紙質簽署時間滯后、操作繁瑣且存在法律風險,不利于藥企合規建設。電子簽約場景下,講師在接收到藥企發送到手機的簽署鏈接后,可直接點擊鏈接完成實名認證和合同簽署。
在線診療電子簽約場景下,醫生在通過電子簽約平臺的實名認證之后入駐平臺,為患者診斷之后,可直接開具電子處方、會診報告等文件,通過平臺完成簽署。藥劑師在核對醫生簽名之后,根據處方完成配藥。
上上簽通過區塊鏈、數字簽名、時間戳等技術,確保每一份處方的簽署過程都合法合規,內容不可篡改,可供患者隨時調閱和查看。
結語
綜合來看,無論是從降本增效還是行業安全合規的角度,醫藥行業推動電子簽約應用已是大勢所趨。更有意義的是,借助電子合同在企業內部的應用拓展,可以將企業的ERP、CRM系統與供應商/經銷商數據、合同數據相關聯,形成信息管理、合同管理的線上化、電子化,賦能企業整體業務的發展。
企業在內部進行電子簽約場景的拓展時,往往會遇到多業務線的管理問題:當其中一條業務線實現了電子簽約之后,其他獨立的業務線若想使用電子簽約,往往涉及數據權限的區分。對內區分,而對外又要以統一的主體身份去運作。如果每條業務線單獨選型,則會造成系統的重復建設和資源浪費。
因此,企業需盡早規劃電子簽約實施路徑,尤其是重點考慮是否能通過一家電子簽約平臺實現對合同進行授權區分和數據區分,滿足不同部門、不同業務查看與之對應狀態的合同內容,同時做到數據隔離。
