中小企業團隊承擔商業項目會面臨一定的挑戰，尤其是IT項目，其成功開展更是需要技巧。從看似基礎的軟件更新到新技術合作伙伴的參與，或者統一通信系統的采用，無論項目的規模如何，結果都會對你的業務產生重大影響。執行不力的形式多種多樣，可能會造成各種問題，從執行效率低下到引發更嚴重的后果等等。
尤其是技術的不斷變化，給IT項目額外增添了風險因素。然而，采用正確的IT項目管理系統有助于消除成功完成這些項目所面臨的許多障礙。本文將引導你完成正確使用項目管理系統管理一個IT項目所需的步驟。
第一階段：定義
定義階段看似非常基礎，但可能是整個項目最重要的階段。在這個初始階段，你的企業正式定義討論中的項目目的和項目范圍。充分了解當前情況、用戶和特定需求，對于正確啟動IT項目至關重要。
第二階段：策略
在明確定義新技術項目之后，可以制定完成該項目的戰略計劃。綜合計劃全面考慮成本、時間、風險（包括安全風險和網絡風險）、溝通、培訓和評估。對所有參與項目的團隊成員來說，綜合計劃使整個過程更加順利，即使過程涉及多個新技術解決方案的實施。
第三階段：執行
有了明確的定義和適當的計劃，執行階段就能成為你的IT項目中最簡單的方面。第三階段涉及遵循戰略計劃，直至完成項目可交付成果。在項目執行過程中，定期溝通和更新有助于項目保持進度，防止在截止日期臨近時出現意外情況。
第四階段：評估
沒有花時間審查項目的成敗，就不該結束項目。IT項目的評估階段應包含確定項目目標是否已經實現，識別進展順利的方面和能夠改進的方面。這個階段不僅提供關于剛結束項目的見解，而且反饋還有助于未來IT項目的改進。受影響系統的審查已經就位，甚至還會揭示發展和提高效率的新機會。
第五階段：結論
根據性質，你的IT項目可能是一項持續不斷的活動，需要不斷對其進行評估和改進，例如使用跟蹤和分析軟件。即使在這些情況下，也應給出初步實施項目的正式結論。這個階段是關閉項目已完成部分并認可團隊成員貢獻的時機。
無論項目規模如何，全面跟蹤項目管理各個階段對于成功完成IT項目至關重要，利用技術優勢則可以幫你達成目標。8MSaaS PM項目管理系統具備關于軟件項目經理和團隊成員應該做什么的內在知識，能夠指導項目團隊做正確的事。
項目經理可以使用8MSaaS PM對項目成本、人員、進度、質量、風險和文檔等進行分析、管理和控制的一系列活動。
1、保持對項目進度的跟蹤
8MSaaS PM自動實時跟蹤記錄項目狀態，能夠實時了解項目績效，自動監測問題與風險，高亮異常情況。其最大的特點是能與業務連通，不僅與銷售，合同，采購連通，還與業務的成本及收入連通。
2、項目成本控制在計劃之內
8MSaaS PM支持項目管理會計的功能，提供多層次的預算、實際收入和費用的實時跟蹤功能，讓財務信息在機構、合同及項目間保持一致，不出現偏差。
3、妥善處理需求變動
8MSaaS PM動態更新的項目執行情況，幫助項目經理做好變更控制，減輕項目變更或新需求對項目進度的影響。任一需求信息更改，其它相關信息自動同步更新，并通知相關人員。
4、合理分配項目資源
8MSaaS PM可幫助你確定項目利害關系者及權限，并自動跟蹤團隊成員的每個項目計劃與實際工作量。系統的資源功能可按照區域、部門、項目以及活動進行資源的查找、申請、分配并跟蹤所有資源的使用情況，并且提供各種資源計劃與使用報表，讓項目資料分配情況一目了然。
5、保證項目質量
8MSaaS PM項目管理工具可自動檢查內部和外部可交付成果的狀態，并從數據中預測出項目周期內所有檢查過和未檢查過的可交付成果的數目。然后，通過制定質量控制規則、內部評審和驗收規則等內部過程規范來幫助控制可交付成果的質量。
說到底，中小企業想要做好IT項目管理，就要實現項目干系人的需求和愿望。項目經理應善用技術優勢，借助項目管理系統在實踐中解決問題，提高項目團隊應付各種變化的能力，使項目管理工作越做越好。
