2020年,OA、協同辦公、信息化、無接觸辦公都是百度搜索熱詞,疫情影響,大多數有點實力的公司都把信息化提上了日常,然而沖沖上了OA系統,卻發現企業協同管理OA辦公系統沒有全面的應用做基礎,企業應用不起來一切都是空談。再大品牌再牛的技術架構也支撐不起應用上面的失誤。OA是全員使用的辦公平臺,不管是辦公的便捷方便,還是與其他平臺的融合,OA系統需要這五點普遍的應用性才能用的好:易用性、開放性、穩定性、實用性、安全性。
OA要易用不簡單
企業的員工根據崗位不同,文化差異較大,員工越多的企業,溝通管理越難,管理落地必須面向全員,軟件也必須能夠被全員所接受,被全員所喜愛。如果易用性不強,這個前提就不存在了,強制性的制度落地,會使企業員工在使用OA辦公系統時,只是簡單的使用一兩項與自身相關的功能,其他的功能連了解的興趣都沒有,想和工作融會貫通的高效運用猶如天方夜譚。
市面上的OA系統有很多,大部分的OA廠商喜歡故作高深,把OA系統弄的非常復雜,表面上看起來特別高大上,不會用,那就是企業素質不高,而不是自己曲高和寡。尤其是泛微OA,功能特別復雜,光熟悉系統就需要專業培訓數周。而相對站在客戶角度考慮,堅持簡單易用的清流,當屬華天動力OA。其實易用性強的OA系統才是企業能夠快速應用的王道選擇。
開放性決定升級成敗
IT產業有個名詞:系統集成,能夠與其它軟件系統完成必要的關聯性整合應用,完美對接才是企業選擇OA的關鍵指標之一。
與ERP、HR系統深度融合,管理“落地”在現實管理中滲透到管理的各個方面,而沒有哪一套軟件能夠獨立的完成所有方面的管理需求,所以,支撐制度“落地”的軟件必須具備全面而廣泛的整合性,能夠從其它軟件系統中自動獲取相關信息,并完成必要的關聯性整合應
用。
從技術上看,采用整合性強的技術架構(J2EE)作為底層設計對軟件的整合性會有決定性的幫助。當然現在高端的OA產品均采用J2EE,如泛微OA高端、致遠OA、華天動力OA、藍凌OA升級產品皆是如此,這時底層構架就非常重要,華天動力OA系統采用魔方架構,軟件就能預留大量接口,為整合其他系統提供充分的技術保障。同時,現實的整合經驗也必不可少,因為整合應用不光涉及到技術層面,還包括對管理現實業務的理解、整合實務技巧、整合項目把控等等實際操作技能要求。
穩定性壓倒一切
企業會發展,OA的使用者可能會越來越多,企業初期的OA使用用戶可能是30人、50人,當企業快速發展以后,成千上萬人同時使用OA的情況也會時有發生,所以,企業在選擇OA辦公系統時注意選擇可以成長的OA系統,必須具有很好的底層架構,可以單獨深度開發某專項功能,同時必須具備超大用戶、高并發應用的穩定性。
管理“落地”必須面向全員,所以支撐“落地”的軟件也必須能保證全員應用的穩定性,尤其是針對大型企業、集團型公司,軟件必須具備超大用戶、高并發應用的穩定性,否則,一旦出問題,哪怕是小問題,都可能影響企業業務,從而造成不可估量的損失。
信息保密的原則,免費的OA軟件一般都不會成為大型企業、集團公司的首選,所以免費的OA系統很少經歷并發等諸多問題。大型企業、集團公司在選擇OA系統時,不妨多考察品牌歷史悠久的OA軟件廠商。
企業的OA要保障企業運營的暢通有序,OA的穩定性是企業在選擇OA時的重要數據指標。
實用性是重要指標
企業OA系統關鍵是要能用起來,OA軟件功能必須與管理實務緊密結合,對癥下藥才能提高企業的辦公管理效率,反之則會起到負作用。
實用性的標準,我們可以理解為80%標準化+20%個性化的絕配。實用性強的OA系統必須能適應企業管理快速發展的要求。
現實中,企業一方面需要軟件盡可能滿足現有需求,另一方面,管理本身也是個不斷發展的過程,所以,企業又需要軟件能夠滿足發展的需求。面對發展與現實間的矛盾,OA辦公系統產業一般都選擇項目化、產品化和平臺化作為OA實用性的重要指標。總之一句話,選OA不貪功能多,能用上的才是有效應用,太多復雜功能只能添堵。
安全性是重要保障
OA系統的開發設計既考慮信息資源的充分共享,更要注意信息的保護和隔離,因此系統應分別針對不同的應用、不同的網絡通信環境和不同的存儲設備,采取不同的措施,包括系統安全機制、數據存取的權限控制等以確保系統的安全性。
釘釘、還有諸多以公有云為存儲的免費或廉價OA系統,肯定是有信息安全方面的隱患,所以有點實力的企業在選型時,還是以私有化部署的OA系統為主。在業界有些公司還是很肯在存儲上投本錢的,例如華天動力OA全部采用硬板存儲客戶材料,并在上海、蘇州、大連三個研發中心交換存儲,確保客戶資料完全完備。
總而言之,OA選型易用性、開放性、穩定性、實用性、安全性非常重要,如果只是小點小買賣,免費或廉價OA也沒有問題,但是如果想把企業做大做強,選擇一款易用程度高,底層架構好,研發實力強,穩定器高,實用性高安全性高,能伴隨企業成長不斷升級運用的優質OA系統產品非常重要。看好以上五點,選擇優質性價比,適合自己的才是最好的。
