隨著經濟全球化,中小企業競爭范圍更加寬闊,并逐漸演變為供應鏈之間的競爭。招標采購作為供應鏈的基礎環節,對其他環節起著至關重要的作用。作為企業經營活動的起點,招標采購保證著生產、服務等其他活動的正常運行。因此,改善招標采購流程,從源頭降低成本、提高效率以適應瞬息萬變的市場對中小企業十分必要。
中小企業可以使用以下簡單的策略來改善他們的招標采購流程:
1、提高支出透明度
提高招采流程的透明度對于企業發揮潛在的節約能力和實現卓越的運營至關重要。不過,這需要正確落實招采規定。公司必須記錄完整的招采流程,識別潛在的供應商,以便在每次招采過程中制定盡可能好的條款。
2、與供應商建立友好關系
管理潛在供應商,與他們建立友好關系,對于招采專業服務和執行保養維修的機構來說至關重要。這有助于企業改進尋源到合同的過程,有助于企業通過KPI設定來監控供應商的表現,還有助于企業創建雙贏戰略。
3、實施六西格瑪法
采用六西格瑪法能夠幫助消費電子行業的公司達到質量期望并改善內部運作。六西格瑪法是企業開發具有較短產品生命周期的新產品的有效方法。它大大降低了缺陷改進方面的支出,提高了客戶滿意度。
一些企業管理工具可以幫助中小企業簡單有效地執行這些策略,比如8Manage SPM招采系統,它能實現交易采購活動的自動化,以期讓中小企業在效率、合規性和節約成本等方面達到更高的水平,具體表現如下:
1、招標采購流程透明化
8Manage SPM招采系統提供公平、公正、公開的采購生命周期全方位管理。供應商可登錄供應商外聯網自行維護自己的產品信息,及時更新產品價格。系統將根據設定的規則自動抽取合格供應商的最優價為產品基準價,按部門、采購員和供應商統計積累采購價與基準價的偏差,從而選擇性價比最高的產品。
另外,針對較大規模的采購,8Manage SPM相應提供一個有效率、有原則、易監督的在線電子招投標平臺,支撐從供應商注冊企業信息到采購小組成員審核供應商資格及結果通知的全過程管理。
在系統內,采購人員與倉管人員之間的信息是透明共享的,采購人員可及時了解采購需求、庫存等情況,倉管人員也可線上追蹤采購合同的執行情況。雙方形成一個相互監督、相互溝通的體制,利于降低整體的采購成本,促進采購效率。
2、采購流程內嵌開支智能分析
8Manage SPM支持管理整個企業的開支,系統可匯總和分類整個組織架構的開支費用,幫助企業更好地降低成本,提高運營績效,并確保所有開支嚴格合規。
8Manage是一個系統一個設計的系統架構,為企業業務與運營提供了強大的數據分類和實時互連互通機制,用戶無需耗時費力做數據采集和清理的工作,所有數據輸入即自動按照分類記錄,一步到位。
系統可以為用戶準確地回答以下關于開支管理的問題:
●企業的開支都有哪些?
●每筆費用都是哪個員工支出的?
●每筆開支是否有經過審批或者承諾?
8Manage SPM 提供實時的開支報表幫助用戶清晰地了解:
●哪些部門負責采購
●采購哪些具體物料
●每個物料的具體價格
3、供應商動態優化
8Manage SPM招采購系統支持對供應商的靜態信息及動態信息進行360°全面的管理。包括供應商的基本信息、供應商資格、供應商等級、供應商表現及關系、法律信息、財務信息等靜態信息的管理。
同樣的,與供應商過往的溝通信息也可追蹤到。對于采購人員而言,一來可以清晰地看到自己跟供應商的溝通記錄,如與供應商的首次商務洽談、供應商承諾什么時候出貨等內容。二來若公司采購人員發生調動或離職,作為新接任的采購人員,可以一目了然地看到之前與這名供應商的溝通往來,而不會因為人員接替影響到跟供應商的正常接洽。
對于采購經理而言,溝通信息也可看做衡量采購人員的工作量或工作情況的平臺。若發現與供應商溝通甚少,可督促相關采購人員跟供應商進行進一步的溝通,挑選優質供應商,淘汰劣質供應商。
在以上策略有效開展的基礎上,將招采系統的應用納入持續的采購流程中,根據供應市場的變化不斷改進評估標準,讓采購工作變得省心省力。
持續改進采購流程、改善采購質量、降低采購成本,將有利于中小企業建立強大的成本控制能力,在市場競爭中更添勝算。
