說到開會，大概每一個人都很頭疼，會議多，太耗時；會前沒有做好準備，效率太低；會議沒有及時通知到位，人員總是參差不齊；會議決定事項總是不能很好的執行……但會議又是不可避免的，因為會議是企業制定各項政策、決定重要事項、總結交流經驗的一種重要的工作方式。同時，伴隨著企業的發展，需要溝通和協調的事情越來越多，開會不僅沒有減少，還在增加，尤其是現在，快到年底了，各家都在準備年終會。如何成功開好年終會，讓開會變的簡單、輕松、高效，成為了各大企業的強烈訴求。華天動力協同OA系統深入了解企業開會全流程，融合大數據、云計算、AI等新興技術，實現辦會流程閉環，對會前、會中、會后做到有效管理，把開會變成一件不再讓人頭疼的事情。
一、會前：明確分工，注重細節
會前準備工作是否充分，是決定會議是否成功的關鍵環節。為了確保會前準備工作嚴謹細致、超前主動、不出紕漏，華天動力協同OA系統細致劃分辦會流程，實現線上閉環，并用項目管理的思路，做到明確分工、責任到人。
1.一條流程 快速發起會議
華天動力協同OA系統用流程規范會議的審批程序。在系統中發起會議申請時，需要填寫會議時間、地點、參會人、會議主題等信息，審核以后就能快速同步通知參會人員。同時，通過這一流程，弄清楚“為什么開會、什么時間什么地點開會、要討論什么內容”。
接到會議通知后，員工就可以按照各自的分工，開始圍繞會議工作了。值得注意的是，在會議發起后，與會議有關聯的員工的日程中會自動添加需要參會的日程記錄，確保其不會遺忘。
2.多方集成 讓工作更高效
如果是大型會議，免不了要邀請一些行業上下游的合作伙伴。此時，員工可以通過華天動力協同OA系統編輯會議公示，并發布到OA門戶、官方網站、微信公眾號等，同時開啟報名通道，收集合作伙伴參會的信息、需求。
為了幫助企業做好這兩項工作，華天動力協同OA系統通過與WPS的深度融合，全面改善用戶在線辦公文檔應用與體驗。同時，打通報名通道，實現數據共享，讓用戶可以根據報名信息自動采集客人訂票、訂房、接送的需求，免去了人工收集出現遺漏的情況。此外，華天動力協同OA系統還打通了攜程、藝龍等第三方商旅平臺，能夠讓工作人員快速完成機票、動車票、住宿的預定。
3. 智能排座 防止重復、遺漏
大型會議往往需要給與會人員排座，人工排座容易出現遺漏。為此華天動力協同OA系統通過建模實現了線上智能排座。會議室、會議場地的座位布局可以在系統中顯示，讓員工可以按照需要快速安排座位，防止出現重復、遺漏。
二、會中：做好服務，考慮周全
從簽到開始，就進入會中階段，在這一階段最主要的工作就是做好服務。華天動力協同OA系統通過智能技術，大大提高會議服務質量，為與會人員節約時間。
1.快速簽到 不費時
為了方便簽到，華天動力協同OA系統支持二維碼掃碼簽到，讓與會人員告別排隊簽到的麻煩事兒。OA系統能夠生成固定的動態二維碼，與會人員只需掃描二維碼，系統就能生成簽到記錄。此外，華天動力協同OA系統也支持定位簽到，通過wifi或者范圍定位與會人員的位置，確定到會情況，達到簽到的目的。
2.會議資料快速收集
拍照、錄音、錄像，既是珍貴的資料，也是做好宣傳、傳達會議精神等工作的重要素材，因此在會中就要做好收集、上傳的工作，方便與會人員獲取資料，也為后續工作打好基礎。
華天動力協同OA系統融合云計算，具有企業級網盤的功能，支持用戶上傳會議相關記錄，包括與會人員發言記錄、會議錄音、照片、視頻等。同時，也支持工作人員關聯會議，方便查找相關信息。
三、會后：執行到位，任務落地
一次成功的會議，不僅要有充分的會前準備、周到的會中服務，更重要的是，要有高質量的會后執行。華天動力協同OA系統把任務管理融入到會議管理中，實現會議執行情況跟進，確保會議要求和精神能有效執行，工作得到落實。
在會議結束后，會議紀要員可以根據會中收集整理的各種資料，快速填寫會議紀要并發給領導審批。待審批通過以后，華天動力協同OA系統可以將會議紀要轉為通知或者發文發布給相應人員傳閱學習，對于需要辦理的工作內容，也可以直接在會議紀要界面轉為任務，分配人員和工作內容，讓會議要求和精神能有效執行，工作得到落實。
四、支持視頻會議 員工不用來回跑
有時企業需要進行視頻會議，又該怎么辦呢？別急，有辦法。華天動力協同OA系統的會議管理能夠與目前常用的視頻會議系統集成，企業只需在會議開始時，通過OA系統直接進入視頻會議系統就可以開會了，員工不用來回跑，不僅節約時間，還能節約一筆商旅支出。
會前有準備、會中有記錄、會后有執行，華天動力協同OA系統通過對會議的全流程管理，幫助企業簡化會議管理形式，讓會議精神、決定事項落地落實，解決了企業“會議多、沒頭緒、執行難”的問題，為企業決策提供保障。
