伴隨著數字化改革浪潮,企業管理越來越精細,作為影響企業收益最重要的因素——項目,更是受到的企業管理層的重點關注,它不僅僅是企業戰略的體現,也不僅僅影響企業的當前收益,項目的實施還將成為企業成長的必要經驗。但基于數字化發展,傳統的項目管理已經有越來越多的弊端顯現出來,例如:項目進度不可控、跨部門協作不暢、過程管理難透明、項目管理成本高、員工權責模糊、知識共享難。
基于此,華天動力協同OA系統深入了解項目管理的實際需求,有效解決以上難點,讓企業能夠通過項目管理做到降本提效,增強企業市場競爭力。下面就以華天動力協同OA系統的項目管理為例,來看看數字化項目管理到底給企業帶來哪些價值吧。
一、高效協同流程閉環 提高工作效率
有人誤以為做項目管理就是做好文檔管理,事實上,這是企業管理沒有進行數字化轉型造成的誤會。以前每一個項目的實施,都有很多文檔需要處理、保管,因此項目經理的辦公桌上總是文檔堆積成山。現在,華天動力協同OA系統以流程為驅動,實現全流程線上閉環,能夠有效提高項目組的工作效率和執行力,無論是項目方面的,如項目立項、任務分解和調整,還是日常工作方面的,如報銷、人事調動等,都可以在線處理。
例如一個文檔的起草到存儲,通過華天動力協同OA系統就可以方便很多。項目組成員A起草了一個項目文檔,下一步就需要同組的成員進行頭腦風暴,看一下還有哪里需要改進的。以前需要大家坐在一起開會、商量,然后修改,如此反復幾次才能定稿。現在,他們可以通過華天動力協同OA系統部署的聊天工具,建一個討論組,然后直接把文檔發到討論組里,一邊討論一邊修改,完成以后,就可以直接發給領導審批。同時,文檔還可以被保存到該項目組的項目文檔下,方便以后查找。工作效率明顯提升,項目經理也不用再面對“小山”一樣的文檔資料了。
二、項目管理分工明確 提升項目組執行力
要做好一個項目,永遠不能是一個人去戰斗,而是需要整個項目組合理分工、按照任務周期,完成既定目標,只有做好這些,才能讓項目組的執行力得到提升。華天動力協同OA系統項目管理平臺能清晰的顯示項目進度,可以快速查看每個項目的責任人、合同、執行計劃等內容。項目負責人還可以通過OA系統直接把項目分解成一個個任務下發給其他人來合作完成。此外,項目計劃也可以用甘特圖的形式進行展示。
項目總監、項目經理需要對整個項目進行把控。以前,他們先分解任務,然后大家按照任務執行,但是這個過程容易出現問題,可能是成員對任務的理解出現偏差,也可能是任務臨時調整沒有及時通知到人,還能是人員調動……任務沒有按時完成,拖慢項目進度。現在,項目總監、項目經理可以在OA系統內進行任務分解,明確責任人、任務周期、任務說明,確保項目組成員接收到正確的任務信息。能在甘特圖中及時調整任務,增加、刪除、升級、降級都能有明確的顯示,確保員工打開項目管理界面就能清楚的了解到任務的調整情況。同時,整個項目任務、責任人等都有明確的顯示,如果哪一個環節出現問題,項目總監、項目經理都能及時發現,并作出相應的調整。從而,確保項目能夠如期完成,有效提升團隊的協作能力和執行力。
三、知識庫支持 持續增強企業市場競爭力
當今市場瞬息萬變,一個項目能不能滿足市場需求、跟上市場潮流,是項目成功的關鍵所在。為了確保這一點,通過項目管理構建起學習型組織是很有必要的,不斷的知識積累,了解前沿技術,才能確保項目成員始終抱有活力,充滿創造力,從而保證企業始終擁有強大的市場競爭力,立于不敗之地。為了幫助企業達到這樣的目的,華天動力協同OA系統構建了一個知識庫、項目庫、數據決策相輔相成項目管理平臺。強大的知識庫,可以統一管理公司內部的文檔,也可以上傳期刊、學術資料等,更有專家在線答疑解惑,確保每個項目組成員都能獲取到實用的知識。
假如項目組成員B遇到了一個技術難題,他可以先到文檔中心查找資料,看看有沒有什么知識能夠幫助他解決問題,同時,他還可以通過提問的方式,在企業內部員工之間進行一場技術交流,尋找解決的辦法。當然,如果還是沒能找到理想的解決辦法,就可以進入專家地圖,向專家提問,獲得專家的權威解答;或者向專家發送內部郵件,和專家進行有效的線上溝通交流。如此一來,問題也就可以順利解決了。
現在來看一下,這個過程中大家收獲了什么。就員工個人而言,求知的過程就是學習的過程,學到知識,個人的價值得到提升。對企業來說,項目組攻克了難題,“別人不能解決的問題,我們可以”,這就是競爭優勢。
四、項目費用精細化管理 合理控制運營成本
現在,來聊一聊錢的事情。企業不是做慈善,最終的目的都是獲得收益。收益的來源歸納起來就是兩個方面:開源、節流。而這兩點,都可以在項目管理中得到體現。開源就是項目成功,落地實施,帶來客戶、產品賣出去,獲得直接收入。節流則是項目費用合理控制,不該花的錢一分不花。所以,華天動力協同OA系統在項目管理中搭建了強大的項目費控體系。
項目成功與否,華天動力協同OA系統能提供全面的協助,數據分析、全員協同等,提高工作效率,增強組織決策的精準度。在節流方面,憑借項目費控體系,華天動力協同OA系統可以發揮出更大的作用,項目預算申報、項目預算調整、項目查看全都管理得井井有條。同時,華天動力協同OA系統還以風險控制為核心,設置了預警偏差值,在審批相關費用時,向領導層發出事前預警,確保項目費用不會與項目預算發生太大的偏差,造成超支的情況。
五、可視化智能報表 幫助企業做好數據分析、經驗總結
項目實施以后,無論成功與否都能成為企業的寶貴財富,但前提是做好數據分析和經驗總結。關于這一點,華天動力協同OA系統可以說是為企業考慮得非常周全了。
首先是前面提到的項目文檔管理。當項目結束以后,在進行項目總結時,項目負責人可以在項目文檔中找到所有與負責項目相關的文檔,通過各種文檔,進行經驗總結。然后是數據分析,華天動力協同OA系統中可以實時抓取項目中的日常流轉數據,并將數據表與圖表同時顯示在一張報表中。更重要的是,華天動力協同OA系統可提供多樣的報表查詢功能,可按時間、日期區間、數量等進行數據顯示。項目負責人就可以多維度了解項目的情況,做好數據分析。
這樣一來,無論項目成功與否,項目負責人都能從中得出有價值的東西,好的經驗,還可以做得更好的地方,失敗的原因等等。企業也能從中得到支持決策的數據信息,洞悉市場變化、用戶需求。
項目管理是一種成熟的商業發展加速器,幫助組織在開展新業務時增加成功幾率。華天動力協同OA系統不斷融合內部管理應用,信息高度共享,優化項目過程,提高員工執行力;以知識庫為基礎,助力企業構建學習型組織,提升員工個人價值,真強企業戰斗力,始終保持市場競爭優勢。
