面對充滿不確定的時代,未來財務人應當如何應對?合思·易快報打造了一款面向財務人群的直播欄目——CFO領創空間,“讓一部分財務人先觸及未來”。11月23日,合思·易快報創始人兼CEO馬春荃對話北大計算機學院教授、元宇宙技術研究所所長陳鐘,針對當下熱議的無紙化管理、電子會計檔案、“全電發票”以及區塊鏈技術應用等話題,深入探討《新舊交替下,企業財務數字化轉型如何穿越周期?》,全面揭示企業財務數字化變革路徑,提升企業財務管理水平。
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推進無紙化管理,必須解決電子發票入賬標準及合規
今年9月,國務院辦公廳發布《關于進一步優化營商環境降低市場主體制度性交易成本的意見》文件(以下簡稱“國辦30號文件”),明確要求,2022年底前實現電子發票無紙化報銷、入賬、歸檔、存儲等,由財政部、人民銀行、稅務總局、國家檔案局等國務院相關部門及各地區按職責分工負責。
作為財政部會計信息化專家委員會成員,陳鐘認為,國辦30號文件旨在改善營商環境,尤其是在疫情反復的情況下,企業經營遇到較大挑戰,如何通過制定更適合的調控政策,切實幫助市場主體度過這一艱難時期。現階段,企業開啟財務數字化轉型,既是大勢所趨,也是降本增效的內在訴求。而推進電子發票無紙化管理,就必須先解決電子票據直接入賬的標準與合規性等問題,財政部會計司主導電子發票直接入賬,其源頭的發票已經被電子化。
作為國內領先SaaS費控報銷服務商,合思·易快報致力于為財務人員提供高效的解決方案,推動電子發票無紙化報銷、入賬、歸檔、存儲等應用型產品研發,也參與到全國多個無紙化項目試點并順利通過驗收。在馬春荃看來,“從‘有紙’到‘無紙’的過渡企業與財務都需要一個心理的適應期,國辦30號文件從政策層面加速了全社會無紙化進程,而電子票據的標準與合規性可以按照最新會計準則的預設邏輯規則,利用信息技術手段高效解析、匹配實現。當下,絕大多數企業的業務系統與財務系統仍處在割裂階段,如何將解析出來的數據輔助企業管理決策,實現業財融合的差距依舊很大。”
“不同行業的產業數字化程度直接影響業財融合效果,尤其是傳統行業很多工作還停留在手工階段,國家鼓勵這類企業數字化轉型升級,旨在利用業財融合實現整個產業的提質增效。”陳鐘還表示,“近年來,國家大力提倡發展數字經濟,業財融合就是企業內部信息化的一個過程,讓企業上云、規模化服務,是一種低成本高效率的公共且高效的業態融合服務。”
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電子會計檔案,讓企業效率大幅提升
現階段,企業財務數字化轉型處在加速階段,會計數據正成為企業經營的核心資源。會計檔案本身記錄企業經濟業務事項的各類數據,但是紙質會計檔案難以發揮出數據的價值,也無法更好承接企業數字化轉型的成果。
“隨案生成、深度運用,是‘十四五’規劃中最高法對電子卷宗的八字總結。過去,我們將紙質檔案歸檔后放入倉庫就很少用它,人工查詢也非常不方便。”陳鐘談到,“此外,紙質發票的存檔是一個很大的負擔,它保存時間長、占據空間大,如果把紙質票據變成電子化的存檔,將能節省不少的物理空間與管理成本。盡管當前我們仍采用雙軌雙套管理,但是隨著全面電子化比例提升,先行企業具備轉向單軌套制的基礎,企業效率也會得到大幅度提升。”
馬春荃認為,“電子會計檔案是一個企業推動全面數字化的核心抓手和落腳點,過去沒有信息化的時代,財務是公司的首席數據官。但有了信息化后,財務面對的不同系統的數據源,重新整理加工,集成到一個大的中臺上,實現財務對業務的賦能。”
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區塊鏈技術如何賦能電子會計檔案?
“區塊鏈在會計學意義上是一次顛覆性創新,它是一個分布式賬本技術,大家都可以參與記賬,共同維護的一個一致性賬本。當然,區塊鏈技術既可以把一個復雜的規則記在賬本上,同時他每次記上去的塊也是不可篡改的。”陳鐘還表示,“盡管區塊鏈在商業活動中記錄交易轉移記賬比較成熟,但是它真正說替代我們現在的會計記賬還有一定的距離。”
馬春荃也認為,“現階段,電子會計檔案確實遇到了真實有效的問題,而引入區塊鏈技術能有效解決。假設我們通過區塊鏈做到數字孿生,一旦物理空間事件發生變化,數字虛擬空間也發生同步改變,這樣企業的經營行為更加真實、數據更加及時。”
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全電發票驗真不再是難題
今年,“全電發票”開票與受票試點得到大范圍推廣,關于“全電發票”的會計處理也牽動著每個會計人、其中,企業接收到全電發票后,如何驗真、查重等問題成為熱議話題。
陳鐘表示,“電子發票的設計原理基于一套自驗證真偽性的體系,這套體系在執行過程當中大家需要逐漸習慣。習慣以后,驗證本身的方式可以多種多樣,通過技術手段深度合成各種各樣的驗證工具,但它背后對應著同一套密碼。”
“眼見不一定為實,驗證的背后需要建立一條信任的紐帶,它可以是由公信力組織或機構背書,證明它沒問題并達成一種公知。”馬春荃解釋道,“當公知形成,我們從虛擬世界把XBIL文件的一串數字字符解析成肉眼可見的信息,例如一張發票解析后可能沒有固定版式文件,但它承載的消費信息、稅收信息,都以數字化展現出來。這時,我們不再糾結全電發票的真偽性,更應關注數字信息的深度應用”
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從“雙軌+雙套”邁向“單軌+單套”,企業如何穿越周期?
現階段,很多企業會采用‘雙軌制+雙套制’方式,這是最常見的,也最暗藏風險。雙軌制之下,文件運行狀態是線上線下流程并存的,在線上走完信息化流程之后,線下又打印出一套,降本增效無從談起。
“單軌制實現并不容易,但單套制可能來得更快。如果是電子文件原文件存檔不再需要打印,隨著電子發票、電子銀行流水回單、電子合同、電子憑證等普及與無紙化政策更加明確,檔案里90%以上的原始文件都是數字化,不用再去耗費大量的紙張和物理空間去存儲,工作效率得到提升,成本也隨之降低。”馬春荃表示。
陳鐘也認為,“現在已經有7類票據列入到電子票據,可以直接入賬。在2021年全國兩會上,碳達峰碳中和被首次寫入《政府工作報告》,全面無紙化是大勢所趨,接下來更多回單、憑證會被數字化、電子化,紙質單據逐漸全面退出舞臺,且這一趨勢會越來越快。”
整體而言,單軌制+單套制解決方案,徹底打破了“雙軌制+雙套制”的弊端。作為電子會計檔案全生命周期的專屬管家,合思·易會檔推行電子文件“單軌制+單套制”,并通過這一路徑實現電子會計檔案的核心應用價值——會計檔案不打印。在合思·易會檔在企業內部全面落地后,電子文件、紙質文件將全部實行電子歸檔,僅保留紙質原文件及少量的具有永久保存價值的電子會計檔案紙質打印件,作為備查,助力企業穿越傳統檔案管理方式到電子會計檔案全面管理的過渡期。
理論離不開實踐,接下來CFO領創空間將邀請最佳實踐客戶首頤醫療集團CFO章睿、合思·易會檔負責人柴曉男與資深顧問顏思潔,深度探究《財務檔案數智化探索之路》與《新規下的電子會計檔案建設指南參考及方案拆解》,歡迎持續關注更多精彩直播內容。
