隨著疫情防控形勢的不斷變化，遠程辦公已經成了當今職場人習以為常的工作模式。在沒有遠程辦公之前，很多人可能會認為遠程辦公簡直就是夢想中的工作方式：你可以穿著睡衣辦公，也可以邊吃飯邊辦公，而且還節省了大量的通勤時間。然而真正實行起來，才發現遠程辦公在很多方面都令人焦慮，比如信息差難解決，文檔來回傳輸耗時間等等，而且管理者擔心員工效率低、員工擔心領導看不到成績，種種問題都讓人焦慮。為了幫助職場人擺脫這一困境，金山辦公旗下金山數字辦公平臺近期推出了“云端靈動辦公室”模式，幫助職場人真正擺脫時間與空間的束縛，同時讓管理者快速了解團隊的執行進展和目標達成。
“靈動辦公室”模式，最大程度解決“人、事、信息”的拉通：人——用統一的辦公工具與內容存儲平臺，解決成員分布分散痛點，在基于金山數字辦公平臺打造的云端辦公室中快速沉浸工作；事——將工作文檔統一存儲至金山數字辦公平臺的企業團隊，可以實現多終端自動同步，結合豐富的協作工具，即可實現隨時隨地獲取所需資料。流程——即時通訊、OA辦事將辦事流程在線化，短時間拉平信息差，流程推進更順暢。
那么，靈動辦公室的一天是如何構成的？
第一步，制造目標感——明確每日/每周待辦
明確的工作計劃安排、日程規劃是靈動辦公模式有條不紊進行的基礎。異地遠程辦公時，如有新的工作、會議等日程安排，可通過金山日歷實現。由管理者新建一個主題日歷分享到工作群，團隊成員即可統一查看日程、明確工作安排、了解部門工作重點等，全員工作在同一個日歷面板中清晰展示，管理者也可快速獲取團隊工作進展。
使用金山待辦創建“共享任務分組”，管理者在組內創建完需要處理的任務后，可快速分配給各組員。團隊成員可以實時同步任務進度，并且通過設置任務優先級、提醒時間，極大地減少任務督促、進度跟進的成本。
第二步：同窗溝通——遠程會議拉平信息差
在靈動辦公模式中，難免需要與異地團隊成員進行遠程會議，金山數字辦公平臺能夠提供真正共享內容、多人協作的會議——金山會議，實現邊語音視頻，邊多人編輯文檔，感受仿佛在同一空間下的協作，會議批注和補充內容還可沉淀成會議紀要。
第三步：推進任務——多人協作文檔推進交付
靈動辦公模式下的員工分散在各地，這時可以使用金山文檔一鍵創建文檔鏈接，團隊成員通過文檔鏈接加入協同編輯， 避免來回傳輸，團隊成員的精力可以快速聚焦到同一個項目任務上，項目成果也可快速推進交付。
第四步：信息收集——通過表單快速收集海量信息
當公司需要快速統計一些信息等數據時，即可使用金山表單，每個人單獨填寫私密提交，彼此不可見保護隱私，短時間內快速收集成百上千的信息，且收集的數據會智能匯總成一個在線表格，方便統計人做篩選編輯等二次操作。為了方便防疫人員迅速收集信息，金山辦公還特地準備了多類實用的防疫、互助、排查文檔和收集表單模板。
第五步——寶藏工具箱
除了上述硬核云端協作工具外，金山數字辦公平臺還有更多寶藏工具可以在各類辦公場景中“實力助攻”：
· 沒有設計無法出圖，怎么辦？——金山海報
· 無法外出拍證件照，怎么辦？——智能摳圖
· 思緒無法快速理清，怎么辦？——思維導圖
· 屏幕內容無法沉淀，怎么辦？——屏幕錄制
· 新建文檔設計單調，怎么辦？——稻殼模板
盡管靈動辦公成為一種普遍趨勢，但背后存在的數據安全威脅也隨著使用普及而增加。金山數字辦公平臺可以在文檔傳播的事前、事中、事后，對文檔數據進行全鏈路安全管控，從而保障企業文檔在存儲、流轉以及協作過程中的安全，提供了“團隊內、企業內、企業”三層安全防范維度。
云端靈動辦公室的逐步普及，正在幫助企業“自我適應”多變的外部環境并成為常態，在自身進化的過程中，遵循客觀需求規律，從而實現團隊和業務的有序發展與擴張，擁抱靈動辦公新模式將是企業尤其是大中型企業的優先選擇。
