要問哪些行業的員工出差頻率更高?多門店的連鎖經營企業一定榜上有名。
連鎖經營類企業的門店分布在全國各地, 業務部門經常巡店出差,門店店長也需定期前往總部參加全國培訓。長久以來,連鎖經營類企業旺盛的差旅需求背后,卻是傳統報銷為員工、財務都帶來的極大困擾。
按照連鎖經營企業傳統報銷流程,員工提交差旅申請后,在出差期間發生的一切費用需要自行墊資再報銷,資金壓力大不說,任何消費都需要發票才能合規入賬,開票收票要耗費員工巨大精力。更何況還有很多打車、餐費等小額發票,出差時間一長,回到公司報銷時腦中一片空白。
難過的不只是員工。在報銷審核環節,財務人員也經常加班到深夜,如果將財務每個月的工作時間平鋪來看,每個月至少二分之一的時間在處理各種差旅報銷、審核發票、檢查貼票是否規范、是否有直屬領導簽字等。
差旅報銷,事雖小,但日常管理復雜繁瑣,涉及人員較多、情況多變,讓很多管理者消耗了大量的精力。
在控制差旅成本的前提下,如何提升連鎖經營企業差旅人士出差幸福感和出行效率?如何解放財務于基礎重復動作,提升核算入賬效率?合思·易快報推出的全鏈路L4級“無需報銷”方案給出了答案。
上線無需報銷解決方案后,中國高端女裝服飾行業的連鎖經營企業——贏家時尚集團,此前近2周的報銷周期縮短至1天,報銷效率提升了90%。
01
報銷周期長、財務效率低
費控痛點如何打破?
贏家時尚集團(3709.HK)創立于2007年,總部位于深圳福田核心商務區,2014年香港主板上市逾10000多名員工,旗下擁有8個知名中高端女裝品牌,多次受邀國際米蘭/紐約時裝周大秀,進駐全國31個省/直轄市/自治區,銷售網絡覆蓋超200個城市2000多家銷售門店,年平均增長速度達20%以上,市場零售額近80億人民幣,市場規模位列行業前三。
在合思·易快報無需報銷解決方案上線之前,贏家時尚集團處于L2級別的電子化報銷階段。作為全國各地有多門店的集團化企業,贏家時尚集團的差旅需求旺盛。
通常情況下,部門3至5人一起出差的大型出差活動時,一般由1個員工在OA內提交出差申請單,機票和酒店由人事在合作的TMC統一訂票,用車、用餐、火車票等由員工墊付。出差結束后,員工在OA內提交報銷單,上傳出差明細與對應發票,再由財務審票、支付、歸檔。流程較冗長低效,且存在問題:
“員工體驗差,報銷周期長”
區域人員每月集中報銷,因丟票導致無法報銷的現象多;
出差周期長,報銷到賬慢,墊付壓力大;
較多費用類型,報銷單經常填報錯誤,退單率高。
“ 財務重復工作多,效率低”
旺季報銷頻率大幅度增加,業務審核、財務稽核有較大壓力;
每月報銷單超1萬、報銷填報復雜且繁瑣;
經管、財務的審核、整理、賬務清理主要依賴人工操作和管控,效率低;
票據管理難度大,采用紙質單據+貼票的報銷流程;
統一訂購部分僅有1張對賬單,無法拆分消費明細,不能對應到消費人。
“ 管理難度大,預算難落地”
多品牌業務線,多門店,預算管控難度大;
多差旅業務,費用類型種類多,較難實行事前預算管控。
可見,贏家時尚集團需要的是更智能化、便捷化、系統化的差旅管控方案,并由此提高員工滿意度和財務工作效率,確保費用管控落地,從而推動集團財務數字化建設發展。
02
智能化+便捷化+系統化
這樣的數字化費控方案可以有!
在合思·易快報的無需報銷解決方案背后,企業多系統操作的傳統模式被打破了。在全新的一體化解決方案,贏家時尚集團實現從申請、訂購、驗票、報銷、支付、記賬、歸檔的全鏈路數字化閉環。無需報銷解決方案上線后,贏家時尚集團的差旅場景也發生了巨大變革。截至目前,合思·易快報已協助贏家時尚集團完成5個月的對賬歸檔工作。累計對賬金額近百萬;累計消費數萬條。將之前近2周的報銷流程縮短至1天完成,效率提升90%!
●員工出差僅需3步:
Step1:提交差旅申請單,自動校驗費用標準
Step2:前往合思商城消費,申請單自動關聯,按照職級管控差標
Step3:“差旅結余補助”自動計算差旅補助
有差旅補貼時可以通過申請補助自動創建報銷單;完全無補貼的行程可由員工手動創建報銷單并關聯申請單。
申請補助計算結果若為負數,系統自動創建超標借款單,員工需退還超標款。
●財務核算僅需3步:
Step1:通過對賬結算系統按照各部門自動拆分子對賬單
Step2:拆分成功后,一鍵分發子對賬單給各部門負責人審核
Step3:對接財務系統自動生成財務憑證,憑證+發票+對賬單統一歸檔
通過無需報銷解決方案,贏家時尚集團的員工因公消費實現無需墊資、無需開票、無需提單;財務壓力也到了極致釋放,數據流程安全合規;而對于贏家時尚集團企業本身,也得以實現“事前、事中、事后”全流程費用管控。
03
實時數據清晰透明
讓業財一體化不再是難題
同樣值得關注的是,合思商城提供的差旅數據報告,也為贏家時尚集團的管理決策提供了依據。通過數據分析可以發現,企業中各費用類型差旅報銷占比、各部門差旅成本支出情況以及平均出差時長等都可一目了然。不僅如此,實時更新的數據報表可根據企業的需求自定義調整,相當于在系統內搭建了一個數據看板,財務數據對業務的決策支撐更加及時,也更加準確。
借助系統落地電子報銷、移動審批、加強費用標準及費用管控,贏家時尚集團實現費用申請-消費-報銷-入賬閉環管理,費用支出管控效果明顯。此外,通過提升費用管理規范性、合規性、真實性,企業也可在更大程度上避免發票稅務風險。同時,更透明化的差旅費用數據透視,不僅讓財務入賬準確性大大提升,企業降本增效也有了新的路徑。
對于以贏家集團為代表的連鎖經營類企業而言,隨著門店數量的增加,對于集團財務管控的挑戰越來越大。此時更加需要能推動提高核算效率,確保內控落地,服務終端門店的財務數字化系統。力保業務規模擴大的同時,財務管控不會因為壓力過大而阻滯,始終保持穩健運營,提升經營效率。
更好的駕駛是無人駕駛,更好的報銷是無需報銷,隨著企業數字化管理的全面推進,無需報銷已成為企業費控報銷管理的標配。通過“消費即合規、采購即報銷”的無需報銷解決方案,贏家集團的財務數字化征途打響了第一槍,未來,合思·易快報還將為更多企業通過無需報銷解決方案,帶來更好的合規經營、最佳的降本增效和極致的用戶體驗。
