近日,在專業(yè)研究咨詢機(jī)構(gòu)愛(ài)分析舉辦的業(yè)財(cái)稅一體化網(wǎng)絡(luò)研討會(huì)上,合思·易快報(bào)創(chuàng)始人兼CEO馬春荃以《數(shù)字化費(fèi)控,如何助力企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)》為主題,分享了在企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)過(guò)程中,數(shù)字化費(fèi)控的應(yīng)用價(jià)值和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。
即將過(guò)去的2022年持續(xù)被陰霾籠罩,也讓還未到來(lái)的2023年充滿了不確定性。是原地蟄伏,穩(wěn)字當(dāng)頭,還是堅(jiān)定信心、突破求變?在馬春荃看來(lái),業(yè)財(cái)一體化趨勢(shì)下,企業(yè)在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過(guò)程中更是要以費(fèi)控報(bào)銷作為切入點(diǎn),加速重塑與連接。正確識(shí)別企業(yè)所處的報(bào)銷層級(jí),精準(zhǔn)找到企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)字化發(fā)展前進(jìn)的方向。
以下為馬春荃現(xiàn)場(chǎng)演講實(shí)錄:
隨著電子發(fā)票普及,電子報(bào)銷這一話題的熱度也越來(lái)越高。合思通過(guò)無(wú)需報(bào)銷解決方案,把原本過(guò)去的、事后的企業(yè)報(bào)銷風(fēng)控管理前置到了事前和事中,把企業(yè)的因公消費(fèi)在發(fā)生的瞬間進(jìn)行合規(guī)控制,節(jié)省員工的時(shí)間、節(jié)省費(fèi)用成本,我們希望通過(guò)這樣事前、事中、事后的全程費(fèi)控,服務(wù)于企業(yè)的財(cái)務(wù)人員、經(jīng)營(yíng)人員。
01
當(dāng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)脫離一線業(yè)務(wù),問(wèn)題出在哪里?
我一直在企業(yè)管理軟件行業(yè)耕耘,大概也有20年的時(shí)間了。今天有一個(gè)非常有趣的話題叫做“業(yè)財(cái)融合”。我記得這個(gè)應(yīng)該是20年前出現(xiàn)的一個(gè)話題,如今在我國(guó)全方位的數(shù)字化進(jìn)程中再一次興盛了起來(lái)。這是什么原因?qū)е碌?我們要回過(guò)頭去看企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中,是什么導(dǎo)致了業(yè)財(cái)脫節(jié)。
首先,從宏觀角度來(lái)看,我國(guó)從過(guò)去的承包責(zé)任制、民營(yíng)經(jīng)濟(jì)到改革開(kāi)放,市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)逐漸成熟,越來(lái)越多企業(yè)不斷膨脹,成長(zhǎng)為大型集團(tuán)和業(yè)務(wù)平臺(tái),這是一個(gè)顯性的趨勢(shì)。在公司規(guī)模不大時(shí),業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的物理距離很近,一個(gè)幾十人、幾百人的公司,業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)是天然融合的,企業(yè)的財(cái)務(wù)核算主要是為老板提供服務(wù)。但當(dāng)企業(yè)發(fā)展成為一個(gè)大集團(tuán)時(shí),我們看到,財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)已經(jīng)逐漸脫離開(kāi)一線業(yè)務(wù)。
第二,從組織管理的角度來(lái)看,就是把已經(jīng)變大的企業(yè)再次拆小,也就是企業(yè)組織微型化。這是一個(gè)組織克服熵增和管理成本提升所采取的變革,采取阿米巴也好、資源中心也好,我們看到企業(yè)把更多決策權(quán)下放到一線的精英團(tuán)隊(duì),使精英團(tuán)隊(duì)自我閉環(huán),完成現(xiàn)實(shí)管理上的放權(quán)和分權(quán)過(guò)程。這時(shí),財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)之間脫節(jié)的問(wèn)題就凸顯出來(lái),成為了主要矛盾。公司原本的管理層和一線業(yè)務(wù)側(cè)之間物理距離很近,管理層可以快速拿到一線的信息,一線執(zhí)行層不進(jìn)行決策;而現(xiàn)在則是要讓聽(tīng)得見(jiàn)炮聲的人去呼叫炮火,一線執(zhí)行層需要有數(shù)據(jù)去指揮戰(zhàn)斗,這就是目前業(yè)財(cái)脫節(jié)的現(xiàn)狀。
當(dāng)遇到這樣的情況,我們需要把組織里的財(cái)務(wù)信息分模塊、分單元重新整合起來(lái),提供給這些單元的負(fù)責(zé)人,于是行業(yè)中開(kāi)始出現(xiàn)財(cái)務(wù)bp,其實(shí)這就是管理會(huì)計(jì)中細(xì)分出來(lái)的一個(gè)職能——為上述的企業(yè)提供財(cái)務(wù)數(shù)字化支持的專業(yè)人士。然而在過(guò)去,這樣的專業(yè)人士往往是用Excel來(lái)去拼接數(shù)據(jù),所以我們?cè)?年前創(chuàng)立合思,譯為“hose”,就是希望能夠像一個(gè)軟管一樣, 把企業(yè)的財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)端的數(shù)據(jù)進(jìn)行業(yè)財(cái)融合、連接在一起,根據(jù)企業(yè)的敏態(tài)變化提供業(yè)態(tài)融合數(shù)據(jù),幫助業(yè)務(wù)主管能夠更好進(jìn)行決策,這就是合思最初的立意。
在國(guó)家全電票的大背景下,企業(yè)紛紛加快費(fèi)控報(bào)銷的數(shù)字化轉(zhuǎn)型,合思將切入點(diǎn)選為費(fèi)控報(bào)銷。原來(lái)是拖著尾巴粘貼報(bào)銷單,進(jìn)行手工的事后管理;現(xiàn)在是票據(jù)全面電子化,電子發(fā)票必須電子歸檔保存,我們看到企業(yè)費(fèi)控報(bào)銷的數(shù)字化鏈條上存在很大空間來(lái)做效率提升和優(yōu)化。
02
數(shù)字化費(fèi)控對(duì)一家企業(yè),意味著什么?
費(fèi)控報(bào)銷對(duì)一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)意味著什么?在一家2000人規(guī)模的公司里,財(cái)務(wù)平均每月要處理的報(bào)銷單據(jù)就達(dá)到13,000多張,而處理的發(fā)票就要達(dá)到23,000多張,財(cái)務(wù)消耗在這件事情上的工時(shí)高達(dá)4000多小時(shí)。用社會(huì)平均工資來(lái)算每年,一、二線城市要負(fù)擔(dān)這么大的工作量就要消耗428萬(wàn),這里還沒(méi)有把報(bào)銷這部分錢的管控成本算進(jìn)去。我曾經(jīng)跟多家上市公司的財(cái)務(wù)總監(jiān)、CFO去交流,這樣的對(duì)賬工作需要占用業(yè)務(wù)人員近四分之一的工作時(shí)間。如果能把這些資源騰出來(lái),對(duì)于財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)來(lái)說(shuō)都是非常可觀的人效提升。
既然非數(shù)字化的報(bào)銷給企業(yè)帶來(lái)了巨大的損失,那么又該如何評(píng)判企業(yè)正在使用的報(bào)銷流程?我們認(rèn)為按照能力層級(jí)可以分為5個(gè)階段。
手工紙質(zhì)的報(bào)銷作業(yè)在業(yè)內(nèi)被歸納為L(zhǎng)1級(jí)別,它不能兼容現(xiàn)在電子票據(jù),尤其是現(xiàn)如今的全電票背景下。所以L1的級(jí)別正在快速地切換到L2的級(jí)別——電子化報(bào)銷,把過(guò)去的手工運(yùn)轉(zhuǎn)模式變成了移動(dòng)化和電子化報(bào)銷。
這大大提升了我們查重、驗(yàn)真的效率,也能夠支撐電子發(fā)票的收納、流轉(zhuǎn)、審批、歸檔,這個(gè)是更好的一種體驗(yàn)和模式。但是有些企業(yè)會(huì)發(fā)現(xiàn),當(dāng)員工墊資、拿回發(fā)票再回到企業(yè)報(bào)銷,這種事后的報(bào)銷管理實(shí)際上是一種不精細(xì)的管理行為。為了流程合規(guī),企業(yè)財(cái)務(wù)和一線業(yè)務(wù)人員要不斷地去做低效的事情。那么企業(yè)能不能在消費(fèi)發(fā)生時(shí)就管控住員工的消費(fèi),不讓員工墊資,而是把風(fēng)控前置到經(jīng)營(yíng)消費(fèi)的過(guò)程中去?于是,初級(jí)的“無(wú)需報(bào)銷”應(yīng)運(yùn)而生,很多企業(yè)通過(guò)差旅服務(wù)公司把差旅報(bào)銷優(yōu)先管理起來(lái);還有一些提供企業(yè)購(gòu)服務(wù)的公司也進(jìn)入到市場(chǎng)里面,但這隨之又帶來(lái)一個(gè)新的問(wèn)題。
目前,整個(gè)差旅服務(wù)行業(yè)的企業(yè)滲透率不足10%,那么,為什么大多數(shù)企業(yè)沒(méi)有選用這種服務(wù)?核心在于工作壓力的集中。過(guò)去是每天都有報(bào)銷,每個(gè)員工為了拿回自己墊付的錢都會(huì)積極配合財(cái)務(wù)人員,把費(fèi)用預(yù)算的口徑整理清晰,再給到財(cái)務(wù)人員和讓業(yè)務(wù)主管審核,雖然占用了400多萬(wàn)的人工成本,但是報(bào)銷的壓力分?jǐn)傞_(kāi)了。而到了L3級(jí)別的報(bào)銷,過(guò)去的消費(fèi)行為、報(bào)銷行為以及支出行為一夜之間就成為了巨大的瓶頸。月初時(shí),供應(yīng)商會(huì)把上個(gè)月的對(duì)賬單給到財(cái)務(wù),財(cái)務(wù)要在集中的時(shí)間內(nèi)把這2000多位員工的消費(fèi)行為信息都整理清楚、逐一對(duì)賬。如果對(duì)賬完不成,可能就要面臨供應(yīng)商停止服務(wù)或者罰息,于是這又變成了企業(yè)新的麻煩。
因此,在L3初級(jí)無(wú)需報(bào)銷階段中,財(cái)務(wù)面臨的壓力是巨大的。另外,這一階段的差旅供應(yīng)商、消費(fèi)供應(yīng)商都沒(méi)有多元化的采購(gòu)比價(jià)的優(yōu)勢(shì)。我們今天去電子商城,國(guó)美、蘇寧這些供應(yīng)商在同一個(gè)賣場(chǎng)中比價(jià)格、比質(zhì)量,但如果企業(yè)只引入了一個(gè)因公消費(fèi)的差旅服務(wù)商,就失去了比價(jià)的對(duì)象,也就會(huì)產(chǎn)生惡意加價(jià)。但當(dāng)企業(yè)引入多個(gè)供應(yīng)商的時(shí)候,不同的供應(yīng)商要進(jìn)入不同頁(yè)面,員工去選擇機(jī)票酒店,再回來(lái)再進(jìn)入另外一個(gè)界面,即使選擇了多供應(yīng)商的比價(jià),對(duì)于員工來(lái)說(shuō)也是形同虛設(shè)。售后服務(wù)階段,多供應(yīng)商框架下的售后服務(wù)容易出現(xiàn)打錯(cuò)電話、退改簽效率低下的問(wèn)題。更辛苦的是企業(yè)的IT和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人,要不斷地把企業(yè)的組織架構(gòu)變動(dòng)、財(cái)務(wù)規(guī)則同步到不同的平臺(tái)。L3級(jí)別的無(wú)需報(bào)銷雖然解決了員工的事后報(bào)銷,前置了消費(fèi)行為的管控,但是集成度自動(dòng)化程度低,反倒造成了一些麻煩,所以L4的級(jí)別的無(wú)需報(bào)銷對(duì)這種低效的聚合做了革新。
在L4中級(jí)無(wú)需報(bào)銷階段中,從事前申請(qǐng)到事中消費(fèi)、報(bào)銷、對(duì)賬、記賬歸檔,已經(jīng)實(shí)現(xiàn)全流程自動(dòng)化。企業(yè)實(shí)現(xiàn)了這種消費(fèi)行為的管控前置,而且消費(fèi)可以做到同屏比價(jià)、四個(gè)統(tǒng)一。同屏比價(jià)可以實(shí)現(xiàn)不同供應(yīng)商在一個(gè)屏幕內(nèi)進(jìn)行比價(jià),對(duì)于某個(gè)酒店房間、某個(gè)機(jī)票、某個(gè)辦公用品,誰(shuí)的價(jià)格低誰(shuí)就排在前面,消費(fèi)平臺(tái)從孤立使用變?yōu)閲@場(chǎng)景的多供應(yīng)商聚合消費(fèi)平臺(tái),實(shí)現(xiàn)同屏比價(jià)選購(gòu)。四個(gè)統(tǒng)一則是指統(tǒng)一資金賬戶、統(tǒng)一票臺(tái)、統(tǒng)一服務(wù)臺(tái)、統(tǒng)一規(guī)則主數(shù)據(jù)。
到了L5高級(jí)無(wú)需報(bào)銷階段,在不同的場(chǎng)景下面加入智能化的元素,幫助員工、財(cái)務(wù)、企業(yè)的管理者能夠?qū)崿F(xiàn)更精準(zhǔn)、更低管理成本的費(fèi)用控制,無(wú)需報(bào)銷逐漸成為企業(yè)費(fèi)控報(bào)銷的一個(gè)標(biāo)配。是通過(guò)無(wú)需報(bào)銷,實(shí)現(xiàn)了消費(fèi)即合規(guī)、采購(gòu)即報(bào)銷,讓組織當(dāng)中的人感受到了便利,讓組織看到效益。過(guò)去企業(yè)只能在消費(fèi)發(fā)生后拿到發(fā)票,看不到采購(gòu)發(fā)生時(shí)候是否有價(jià)格更低的,這種比價(jià)數(shù)據(jù)是沒(méi)法加載和記錄的。組織看不到效益,就不可能通過(guò)前置預(yù)算費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)把不合規(guī)的事項(xiàng)消滅于無(wú)形。
03
企業(yè)業(yè)財(cái)一體化,更重要的是“連接”
在一個(gè)大的公司里,組織也劃分成小的單元,各單元可能都有自己的專業(yè)軟件,業(yè)務(wù)子系統(tǒng)越來(lái)越多,在進(jìn)行業(yè)務(wù)動(dòng)作時(shí)就很難業(yè)財(cái)融合。
通過(guò)費(fèi)用報(bào)銷,把報(bào)銷的應(yīng)用植入到了每一個(gè)員工的手機(jī)中,把管道修到了每個(gè)員工的終端。通過(guò)業(yè)財(cái)融合的報(bào)銷,比如,我們過(guò)去的報(bào)銷就是核對(duì)有沒(méi)有預(yù)算,有沒(méi)有符合差標(biāo),但無(wú)法追溯到員工的消費(fèi)動(dòng)因,如果是在業(yè)務(wù)往來(lái)中發(fā)生的,那么客戶的情況也各有不同,是500強(qiáng)還是國(guó)央企還是上市公司,項(xiàng)目金額是大還是小等等,但是通過(guò)報(bào)銷系統(tǒng)就可以把業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)整合在一起。在業(yè)財(cái)融合的起步階段可以不用大拆大建,而是潤(rùn)物細(xì)無(wú)聲地把業(yè)財(cái)融合的管道鋪到村村通、路路通,使每個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)都能夠聚合。
一次無(wú)需報(bào)銷的出差要做到“應(yīng)省盡省”,出差申請(qǐng)訂購(gòu)酒店,事中的標(biāo)準(zhǔn)控制、風(fēng)險(xiǎn)規(guī)則控制,前后是否有更便宜的機(jī)票、是否級(jí)別類似、位置相當(dāng)更經(jīng)濟(jì)的酒店,同屏比價(jià)讓不同供應(yīng)商在這個(gè)平臺(tái)上進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng),不受平臺(tái)商的從中加價(jià)的限制,平臺(tái)商要使出自己的渾身解數(shù),跟不同的供應(yīng)市場(chǎng)進(jìn)行PK。
以客戶為中心,進(jìn)行自營(yíng)與開(kāi)放結(jié)合。合思的同屏比價(jià)的平臺(tái),可同時(shí)聚合攜程商旅、阿里商旅等平臺(tái),比如海外的酒店機(jī)票供應(yīng)商booking(繽客),我們?nèi)匀豢梢郧度氲胶纤计脚_(tái)上,以此杜絕和避免惡意的加價(jià)。無(wú)需報(bào)銷使員工可以“從心所欲不逾矩”,想買什么就買什么,同時(shí)也可以進(jìn)行自我管控,如果員工能看到客戶的商機(jī)如果是5000,也會(huì)掂量還為什么要出差呢?在這樣的解決方案之下,客戶體驗(yàn)提升了,管理成本降低,員工的報(bào)銷工作減少95%,處理發(fā)票的工作量減少了90%,報(bào)銷周期縮短50%,差旅費(fèi)用節(jié)約25%。通過(guò)同屏比價(jià),顯著降低由于信息不對(duì)稱導(dǎo)致溢價(jià),記賬的工作幾乎為0。
如何通過(guò)廣泛連接來(lái)引領(lǐng)新時(shí)代的費(fèi)控報(bào)銷?合思打造了包括企業(yè)的數(shù)字化報(bào)銷費(fèi)控易快報(bào)、電子會(huì)計(jì)檔案平臺(tái)易會(huì)檔、一站式企業(yè)聚合消費(fèi)平臺(tái)合思商城等。既能做數(shù)字化報(bào)銷,也能做數(shù)字化歸檔,通過(guò)廣泛連接,將不同的業(yè)務(wù)子系統(tǒng)進(jìn)行無(wú)縫銜接,連接人、連接系統(tǒng)、連接生態(tài)。
合思的雙輪驅(qū)動(dòng)模式,也是一大創(chuàng)新。假設(shè)一家大型公司費(fèi)控報(bào)銷系統(tǒng)成本10萬(wàn)元,但在合思商城這一聚合消費(fèi)平臺(tái)的加持下,我們可以將這10萬(wàn)元費(fèi)控系統(tǒng)成本變?yōu)?0萬(wàn)元代金券補(bǔ)貼,以滿減規(guī)則拉動(dòng)費(fèi)控產(chǎn)品轉(zhuǎn)向商城交易,對(duì)于商城而言,是快速的客戶積累和流量轉(zhuǎn)化;對(duì)于客戶而言,是可以更低成本甚至盈利的角度享有財(cái)務(wù)數(shù)字化產(chǎn)品。過(guò)去企業(yè)上一套信息化、數(shù)字化系統(tǒng),總歸要花錢,供應(yīng)商打價(jià)格戰(zhàn)打得再低也不可能免費(fèi)。但是,在合思的雙輪驅(qū)動(dòng)模式之下,可以將中間商傭金的利潤(rùn)讓渡出來(lái)給到企業(yè),企業(yè)的數(shù)字化建設(shè)不僅無(wú)需付出成本,還有利潤(rùn)可拿。通過(guò)市場(chǎng)效應(yīng),合思把企業(yè)在數(shù)字化財(cái)務(wù)建設(shè)方面的成本大幅壓縮下來(lái)。
今天,我們已經(jīng)獲得了6000多家付費(fèi)客戶企業(yè)的支持,市占率行業(yè)第一,雙輪驅(qū)動(dòng)模式還在不斷優(yōu)化和升級(jí),期待未來(lái)通過(guò)財(cái)務(wù)數(shù)字化助力更多企業(yè)實(shí)現(xiàn)技術(shù)創(chuàng)新、業(yè)務(wù)模式創(chuàng)新,讓有限更有效。
