在農歷辛丑年的第一個工作日,埃森哲發布了《技術展望2021》報告,對未來三年內將重新定義企業發展戰略的關鍵技術趨勢進行了預測。
圖片來源:埃森哲中國
今年的報告共揭示了五大技術趨勢,分別是“未來架構、鏡像世界、技術普眾、無界工作、多方信任”。在這當中,我們發現了一個值得探討的趨勢——多方信任。關于“多方信任”,埃森哲在報告中這樣說道:“多方信任是混沌格局下的生機”。乍一看可能不太容易理解,接下來我們將從電子簽約的角度,結合上上簽電子簽約零售客戶的應用場景進行闡釋。
一、電子簽約與多方信任的關系
新冠疫情的出現在很大程度上打破了企業發展的既有軌道,迫使一些行業重新洗牌,企業不得不尋求建立新的合作伙伴關系,多方信任應運而生。而一旦涉及合作,不可避免的就會存在契約關系。此時,契約作為智慧商業的三要素(契約、支付、交付)之一,在企業經營發展中的地位顯得愈發關鍵,可以說契約的建立,是后續支付和交付得以順利推進的前提。
目前移動支付的成熟度和國民接受度已經非常高了,而簽約作為支付、交付之前的重要環節,其線上化才剛剛開始。與以往相比,盡管過去一年電子簽約的接受度和應用廣度有了很大的提升,但與支付的線上化進程相比,仍存有不小的差距。
為什么簽約一定要線上化?電子簽約跟“多方信任”的連接點到底在哪?它與傳統簽約相比,在促進多方信任中具體扮演何種角色?
前不久,我們跟一位零售行業的資深人士有過交流。他向我們提出了一個問題“為什么企業一定要用電子簽?現在用紙質合同雖然耗費的時間久點,但不怎么影響企業的經營,所以上線電子簽約對很多企業而言不是那么緊迫的事情。”當時我們的解決方案專家反問了一句:“如果簽署方只涉及2個人,彼此之間簽署完合同即可,影響確實不會很大。但是如果簽署方是兩家企業(涉及多個簽署人員),甚至是多方企業,中間的問題就多了。你不知道現在合同簽署的流程進展到哪里了,也不知道是由于什么原因被擱置了。這時傳統簽約的弊端就顯現出來了。”
也正是因為這次談話,讓我們再次意識到了相較于單純的點對點的合同簽署,在涉及多方簽約中,電子簽約的價值才能更加得以凸顯。所以在看到2021五大趨勢中的“多方信任”時,我們想要結合客戶的應用場景從電子簽約的角度進行解讀。
下面要說的這家客戶是從18年開始就引用上上簽電子簽約的零售企業。為深入了解該零售客戶應用上上簽電子簽約的情況,我們調研了其IT負責人以及負責行政用章的同事,以下為企業目前應用電子合同的主要場景。
二、電子簽約如何幫助企業實現多方信任
客戶從18年開始與上上簽電子簽約進行合作,到目前已經在多個場景深入應用了電子簽約。
1.首個應用場景是渠道加盟
據客戶反饋,加盟商的協議是主合同三年一簽,補充協議一年一簽。新開店的裝修和商場續約,都需要補充協議對渠道進行授權,傳統合同的郵寄和蓋章都需要時間,公司客戶經理因為不知道合同到什么進度了,夾在公司和加盟商中間,經常要催合同雙方。而且有的店開業時間緊張,對授權合同的時間要求更高。使用電子合同后,客戶經理自己就能通過上上簽電子簽約平臺了解合同的簽署狀態(是未讀未簽、已讀未簽或是逾期未簽等)。
圖片為示例圖
電子合同的出現,避免了雙方郵寄的工作量,既提高了效率也節約了郵寄費用。客戶提到,每年續簽的加盟合同在幾千份,不算加盟商方面,單就這一點公司每年至少節約上萬元郵寄費。另外,該零售客戶給長期合作的渠道商提供信貸服務,信貸的發放需要有合同。在信貸合同使用了電子簽約后,渠道商認為電子合同非常方便,自己也去申請使用了電子合同。
2.供應商采購合同
該客戶是一家服飾企業,產品的供應商相對固定,往往每年和供應商都要簽署一份年度的采購框架合同。此時上百個供應商需要在短期內完成合同的簽署,哪些合同已經完成簽署、哪些合同沒有蓋章、哪些合同對方已經寄出……跟蹤這些狀態的工作量非常大。有了年度框架合同,后續每個加工訂單還要簽署包括款式、交期、價格、付款方式、驗收標準等內容的采購合同。簽署采購合同前雙方已經做了大量的前期工作,包括樣衣的測試等,此時往往留給供應商生產的時間已經很少了,但公司的管理比較規范,必須要有采購合同才能付款,而且是由IT系統控制的,如果沒有預付款供應商是不愿意提前生產的,此時雙方簽署合同的效率就非常重要了,電子簽約此時就是最佳的方式。此外還會有三方簽合同的情況。有的產品是指定面輔料的,這樣需要品牌公司和成品供應商、面輔料供應商簽一個三方的合同。如果采用傳統的紙質簽約,周期會更長。
3.人員聘用和續約合同
零售行業規模大的企業遍布全國的門店有幾千家,涉及員工上萬人,每個都需簽署勞動合同、保密協議、員工手冊等文件,再加上門店導購人員流失率每年通常在30%-50%,人事部門不僅要給新員工辦理相關協議,還要時刻惦記哪些人的合同要到期了、開具證明等事宜,這需要花費大量的人力才能完成。以往員工勞動合同都保存在幾個大文件柜里,非常占空間且查找麻煩。為便于合同的發起、存檔和管理,在HR的強烈要求下,現在新進人員的聘用合同和老員工的續約合同在2020年起都在使用電子合同,更好地簡化了人事工作。
4.需要雙方確認的內容
在這家服飾企業還有一些場景,盡管不是簽合同,但有些內容是需要雙方確認的,如果確認有遺漏,企業需承擔一定的風險,現在也在用電子合同。例如每月和幾百個加盟商的對賬,雖然不是合同,但這些往來款的信息一定需要雙方確認。之前是發快遞給加盟商,加盟商蓋章確認后再寄回,過程中如果有人冒簽、代簽,是難以發現追責的。而且對賬行為每月都要重復發生,經常有遺漏,這就存在法律風險。
專門負責用章管理的負責人提到,“以前每次用章都會在OA里進行審批,蓋章時各部門的經辦人都會簽字登記,完成蓋章的合同會統一保管在鐵皮柜里,但是事后查詢蓋章時間以及查詢原版紙質合同就很困難。使用了電子合同后,我對合同文件的命名作了規范,名稱中包含時間、部門、經辦人、事情類型信息,這樣事后查找合同文件就方便很多了。”
經過1年多的使用,用章管理負責人認為電子合同的使用還是比較簡單的,培訓工作量也不大。為此他也制作了培訓文檔,公司大部分員工自己看文檔就可以進行操作。而涉及外部合作伙伴的合同,客戶反饋,公司內部的合作部門承擔了培訓對方的工作,否則一年上萬份合同都找他咨詢就崩潰了。另外客戶反映上上簽的客服非常好,電話一撥就通,回答問題也很專業,絕大部分問題電話客服都可以解決。
目前企業各部門已經認可了電子簽約對企業發展的價值,接下來將逐漸延伸至更多業務場景。例如,HR準備將員工對年初績效指標的簽訂和年終自績效考評的確認放到電子合同中,以規避潛在的風險。2021年供應鏈部門也計劃將類似于跟供應商定期對賬的詢征函納入電子合同。此外,還有一個場景也會被納入電子合同:涉及質量或者交期的問題如果要對供應商扣款,這樣一個動作是需要供應商確認的。使用電子簽約不僅方便后續對賬,也有助于避免出現互相推諉的現象。
據客戶反饋,供應鏈部門是和外部簽合同較多的部門,公司在推行電子合同后,很多供應商意識到了電子簽約的價值,內部也紛紛引入了上上簽電子簽約。
埃森哲在《技術展望2021》中提到88%的中國高管表示多方信任的建立將使生態系統更具韌性和適應性,合作伙伴間共創共贏。當下,前端流量獲取成本攀升,企業越發重視渠道銷售、供應鏈等業務全流程的運營效率。電子簽約的加入將會極大促進企業上下游“多方信任”關系的構建,在規避法律風險的前提下,通過提升簽約效率保障各方業務的快速展開。
注:文中部分內容引自埃森哲中國官微
