近年來,落實國家“放管服”政策已成為高校政府采購的主旋律,如何運用數智化技術提升校采政采效益,成為業界關注的焦點。日前,高校政府采購全流程數智化圓桌會在北京召開,來自中國人民大學、中國傳媒大學、同濟大學、武漢大學、煙臺大學、陜西科技大學等多所高校的相關負責人以及京東企業業務、神州浩天等企業代表,圍繞如何推動高校政府采購全流程數智化落地的相關議題展開深入探討。
破解校采政采數智化采購難點 打造一站式數智采購服務
在“放管服”改革背景下,財政部門擴大高校政府采購自主權,特別是在教學、科研活動的儀器設備采購方面賦予了高校更大的自主采購空間。本次圓桌會上,有高校專家表示,當前高校采購自主權擴大后,對于高校采購工作而言,面對的挑戰以及困難也越來越多。一方面,采購限額標準以下項目,如果全部歸集到學校專職采購職能部門,可能出現工作繁重難以提供更優質服務的情況;如果全部放給教師自主采購,又增加了操作不規范帶來的審計風險。
在此背景下,建設符合時代發展和學校需要的采購信息化平臺,為高校教師提供更多便捷采購渠道,已成為建設高效管理院校的“必修課”。然而,由于高校采購隸屬政府采購,因其獨特性使得數智化難以“照搬”企業采購。一方面,高校采購涉及大量環節,需要和招投標系統、財務系統、合同管理系統、資產管理系統、央采系統等眾多系統對接,如何保持各系統之間良好的兼容性成為一大挑戰;此外,大多數服務商僅服務于企業,缺乏對于政府采購的深刻理解以及服務經驗,且不具備頂層設計能力,使得高校數智化轉型效果有限。
在本次圓桌會上,也有高校的嘉賓分享了在數智化采購推進過程中的痛點、難點。根據教育部規定,資產單臺1000元以上的采購都要建賬。但學校在執行過程中,從采購發起資產建賬、招投標、采購到驗收等環節涉及到不同部門,而不同部門的系統由多個供應商提供,想做到信息完全無損耗和無誤差的連接非常困難。
對于高校而言,選擇自建采購平臺方案,無論是各個系統的順暢對接,還是后期平臺運營維護,都是巨大的挑戰。在圓桌會現場,有嘉賓認為,更好地借助外部經驗、引入成熟的第三方數智化解決方案是高校采購數智化轉型的必要條件。
圍繞校采政采需求,京東打造了公共采購專屬數智化解決方案——中采云平臺,在此基礎上形成高校采購商城,為多所“雙一流”高校提供數智化采購服務。京東中采云支持服務供應鏈一站式管理,無縫整合京東商品供應鏈,支持自動對賬、報銷、資產登記入庫等功能,具備靈活的審批流程配置功能,實現采購績效和價值的量化和可視化,成為采購管理與服務的“數字駕駛艙”。高校師生可在PC和APP雙端采購,隨時隨地感受采購的便捷體驗。
系統集成流程貫通 構建校企采購數智化合作標桿
中國人民大學招標與采購管理中心副主任楊敏表示,采購全流程數智化平臺應讓采購更便捷、管理更高效。總體來看,一是采購全程要合規。用數字技術輔助采購全流程,讓采購規則內嵌到采購管理系統中,減少人為決策出現風險的可能性;二是采購管理要高效。比如通過節點式提醒,各方可協同助力政府采購工作快速開展;三是采購過程要全公開。20萬元以下屬于自行采購范圍的產品可在電子賣場直接下單,如果電子賣場沒有相應品類,可通過比價、反拍和電子競價模塊進行采購。
論壇上,陜西科技大學招標與采購處處長張學平也談到,希望借助于大數據、區塊鏈和人工智能等前沿技術的采購管理與數字服務駕駛艙,對高校采購數據進行精準分析和匹配,為決策提供數據依據,為高校科學化精細化管理手段創新提供實踐依據,從而促進高等教育高質量發展。
過去幾年,已有眾多高校開啟了數智化采購的探索之旅。論壇現場,同濟大學分享了在采購數智化轉型過程中,實現采購全流程信息流的打通,構建符合監管要求的高校采購模式的成功經驗。據同濟大學招標與采購管理辦公室姜安鵬老師介紹,目前,同濟大學在部分采購方式中通過對接采購管理系統與校方原有的財務管理、資產管理系統,將校內預算、采購、報銷、資產管理全流程打通,讓師生實現“一鍵采購”。
具體來看,依托京東智能采購技術,教師登錄采購管理系統進入平臺選購商品,下單后會自動生成申購單,提交審批時對接學校財務系統實現經費自動凍結,到貨確認后在資產管理系統生成驗收單,同濟大學各職能部門再和京東企業業務一月一結進行統一核算,完善資產入賬及財務結算環節,有效降低同濟大學師生在零星采購中耗費的時間,將更多精力投入到教學科研工作中。
“數智化采購不僅可以提升學校管理的效率和質量水平,同時解決了信息孤島、復雜流程集成化、單點登錄、權限整合等技術問題,滿足高校數智化管理系統對穩定、安全、靈活擴展等要求。”同濟大學招標與采購管理辦公室姜安鵬老師表示。
“京東作為企業數智化采購服務的領軍者,一直高度關注高校采購數智化這一領域,京東基于京東中采云SaaS平臺,能夠助力高校采購全程留痕,可視化、可追溯,有效提高采購的合規管理水平。此外,京東中采云提供的數據洞察能力,能夠幫助學校方便地進行數據智能分析,大幅提升采購管理效率。目前,京東中采云已經入駐清華大學、北京大學、中國人民大學、暨南大學、南京理工大學等眾多知名高校,得到了廣泛應用。” 京東企業業務公共客戶業務部總經理張浩林表示。
數智化的供應鏈管理是高等院校管理升級不可或缺的環節之一,構建全流程透明、高效、可追溯的采購管理機制將是未來趨勢。業內人士表示,深化信息技術與高校運營管理的融合,加快高校采購的數智化進程,將有利于推動數字校園建設再上新臺階。
