發(fā)票電子化的推廣和實(shí)施，迫使財(cái)務(wù)人員改變發(fā)票的管理方式。以前的紙質(zhì)發(fā)票報(bào)銷逐漸退出時(shí)代的視野，取而代之的是靈活便利的電子發(fā)票，解決了發(fā)票管理上的時(shí)間和空間的限制。
但是，新的問(wèn)題也隨之而來(lái)，以前憑借經(jīng)驗(yàn)識(shí)別發(fā)票真?zhèn)巍⒈４婕堎|(zhì)憑據(jù)歸檔等傳統(tǒng)方式已經(jīng)不能滿足當(dāng)下的管理目標(biāo)。發(fā)票小工具用戶調(diào)查表明：在實(shí)際操作中，財(cái)務(wù)人員在發(fā)票報(bào)銷的電子歸檔上存在很多誤區(qū)，為財(cái)務(wù)管理工作埋下隱患。
電子發(fā)票原件歸檔存在的誤區(qū)
誤區(qū)一
錯(cuò)把PDF圖片當(dāng)成電子發(fā)票的原件
注意：電子發(fā)票原件有兩種格式，PDF版是否是發(fā)票原文件，取決于開票方在開具發(fā)票時(shí)獲得的版本。所以，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員切勿先入為主地認(rèn)定了發(fā)票原件的格式。
在報(bào)銷過(guò)程中，還有不少員工把下載下來(lái)的PDF圖片拍照保存，然后拿著照片進(jìn)行報(bào)銷，會(huì)計(jì)遇到這種情況也表示很無(wú)奈。對(duì)于這個(gè)問(wèn)題，已經(jīng)有了完美的解決方案：會(huì)計(jì)只需將發(fā)票提交到發(fā)票小工具的系統(tǒng)中，進(jìn)行發(fā)票真?zhèn)尾轵?yàn)就能準(zhǔn)確掌握該發(fā)票的真實(shí)情況。
誤區(qū)二
誤認(rèn)為通過(guò)掃描的方式錄入信息生成的電子表格就是發(fā)票原件的電子歸檔了。
注意：這個(gè)誤區(qū)主要出現(xiàn)在老財(cái)務(wù)隊(duì)伍中，由于他們以前的歸檔方式都是采用紙質(zhì)的形式，初次嘗試電子歸檔，容易把掃描生成的票據(jù)費(fèi)用表格當(dāng)成發(fā)票原件的歸檔。
需要注意的是掃描識(shí)別上傳內(nèi)容生成的電子表格只是數(shù)據(jù)信息的錄入產(chǎn)生的數(shù)據(jù)電子清單，就是一張簡(jiǎn)單的費(fèi)用報(bào)表，并不是發(fā)票原件的歸檔。就拿發(fā)票小工具來(lái)說(shuō)，員工或是會(huì)計(jì)上傳發(fā)票生成臺(tái)賬只是發(fā)票報(bào)銷的一小部分，會(huì)計(jì)還可通過(guò)發(fā)票小工具進(jìn)行發(fā)票原件的電子歸檔，進(jìn)一步完成發(fā)票管理工作。
誤區(qū)三
誤將電子發(fā)票的格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換
注意：電子發(fā)票目前有兩種格式，PDF和OFD兩個(gè)版本，很多報(bào)銷人員對(duì)發(fā)票的格式?jīng)]有重視，出現(xiàn)了很多錯(cuò)誤的操作，在這兩個(gè)版本間隨意切換。
01、把原本的OFD版變成了PDF版本進(jìn)行報(bào)銷
注意：發(fā)票原件只有一個(gè)版本，如果替換了格式，那么所得到的發(fā)票就不再是電子發(fā)票原件，也就不宜進(jìn)行發(fā)票原件的歸檔了。
02、電子發(fā)票原件下載時(shí)，選擇了“PDF預(yù)覽版下載”
注意：“PDF預(yù)覽版下載”，下載得到的并不是發(fā)票原件，它只是該發(fā)票的圖片格式。這也是電子發(fā)票服務(wù)平臺(tái)考慮到報(bào)銷人直接下載OFD版報(bào)銷的話，還得單獨(dú)下載查看OFD格式的閱讀器，操作起來(lái)就比較麻煩了。于是，為方便大家的使用，電子發(fā)票平臺(tái)就加入了PDF格式。
發(fā)票原件的正確下載方式：
電子發(fā)票原件歸檔存在的誤區(qū)就是這些了，不知道會(huì)計(jì)們?cè)趯?shí)踐中遇到過(guò)幾個(gè)誤區(qū)了，還遇到哪些棘手的問(wèn)題？發(fā)票小工具，和會(huì)計(jì)們一起解決發(fā)票管理中報(bào)銷難題。
