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文章目錄
巧用幻燈片母版
版式
切換效果
占位符
常用快捷鍵
Ctrl 鍵與鼠標組合
Shift 鍵與鼠標組合
組合快捷鍵
讓圖表特別起來
自動凸顯最值的折線圖
經典的儀表盤圖表
制作經典的儀表盤圖表的具體步驟
繪制組合圖表
設置表盤的數據
設置指針的數據及公式
設置表盤和指針格式
給表盤添加數據標簽
添加同步變化的指標值
用堆積柱形圖巧繪鉛筆數據圖表
巧用柱形圖與折線圖繪制飛機飛行效果的圖表
半圓參差排列的圖表
「娃娃頭」圖表
動態變化的項目進度甘特圖
其他技巧
巧用快速訪問工具欄
快速完成菱形色塊的排版
快速、巧妙地插入頁碼及日期
一次性導出 PPT 中的媒體素材
1??
巧用幻燈片母版
不知道大家在套用 PPT 模板時有沒有遇到這樣的問題：
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有的 PPT 無法修改封面；
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有的 PPT 看不到任何設置卻包含動畫效果；
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進入了某個 PPT 的母版視圖后，依舊改不了內容；
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可以通過兩種方式進入幻燈片母版：
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依次單擊視圖 > 幻燈片母版選項；
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按住 Shift 鍵，單擊普通視圖選項。
進入母版后，映入眼簾的是最上面的 office 主題頁和下面的各版式頁。
Office 主題頁俗稱「總版」，其特點是一直出現。在總版中放置的內容在不勾選隱藏背景圖形復選框的子版中都會出現。一般用總版設置高頻出現的元素，如參考線、標題欄、背景、LOGO、頁碼等。
各版式頁俗稱「子版」，其特點是按需出現。在子版中放置的內容只對選擇該版式的頁面有效，一般放置低頻出現的元素，如色塊、文本框、圖片占位符等。子版被占用時，用戶無法刪除它。
為什么進階用戶都喜歡使用幻燈片母版呢，是為了炫技嗎？可能存在這種情況，但使用幻燈片母版更多的目的在于提高效率。使用幻燈片母版提高效率的作用主要體現在三個方面：版式、切換效果、占位符。
▍版式
需要重復利用的版式應該在母版中設計，在當前頁調用即可。對于需要多次出現、在頁面中位置統一的元素，如標題欄、LOGO、頁碼、跨頁對齊的參考線等，應該放置在母版中的 Office 主題頁。
為了提高設計效率，方便在設計各頁面內容時靈活調用，在幻燈片母版中至少要預留三個備用的版式：空白頁、全彩背景頁、全圖占位符頁。
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空白頁：在設計不受標題欄約束的頁面時調用，或復制后修改成其他版式。
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全彩背景頁：用于在頁面中設計各種個性化的版式，如對稱版式等。
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全圖占位符頁：方便設計全圖頁面，也方便與個性化的形狀或圖片進行裁剪得到新的圖片占位符。
▍切換效果
設置版式的切換效果后，當前頁選擇該版式后自動帶有同樣的切換效果。因此，對重復使用的版式設置切換效果后，選擇該版式的頁面就無須再一一設置切換效果了。
例如在母版中設置的過渡頁，筆者習慣使用「立方體」切換效果，在母版中為對應的版式設置該切換效果即可。
▍占位符
占位符可以實現高效的排版操作且可以被反復調用，使得制作者可以「一勞永逸」。此外，還可以對占位符設置動畫、邊框、陰影等個性化效果。使用占位符的文字或圖片，將會自動擁有占位符所具有的效果，省去了逐一設置的麻煩。
幻燈片母版還有一個重要的作用——避免干擾。
幻燈片母版實際上是一個可被反復調用的圖層，當關閉幻燈片母版時，這個圖層處于鎖定狀態，因此可以把較為復雜的單頁動畫或視頻放在母版中，以避免鼠標操作對其造成干擾，從而提高設計的效率。
這樣的設計還可以讓 PPT 優先播放母版中的動畫、音樂及視頻，這一特性可以在設計復雜動畫時運用。
當臨摹精美的圖表或版式時，也可以將截圖放置在母版中，如下圖所示。在退出幻燈片母版以后，用鼠標右鍵單擊 PPT 的當前頁，選擇版式選項，選擇放置了待臨摹截圖的那一頁版式，就可以在上面「照貓畫虎」了，不用擔心移動底層的圖片，因為它根本就動不了，按部就班地臨摹就可以了。
現在，大家應該都知道為什么有的 PPT 封面無法改動，為什么在 PPT 中看不到任何設置， PPT 卻包含動畫了吧？這是因為封面及其動畫的設計都是在母版中完成的。
而為什么進入了母版還改不了內容？這是因為一些元素被放在了 Office 主題頁（即總版）中，要進入 Office 主題頁才能進行修改。
2??常用快捷鍵
制作 PPT 時，快捷鍵「上下翻飛」的操作效率遠比使用鼠標要高。PPT 的快捷鍵很多，這一部分筆者將常用的快捷鍵分享給大家。
注：這里的快捷鍵組合以 windows 系統為基準。
▍Ctrl 鍵與鼠標組合
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選中對象，按住 Ctrl 鍵，拖動對象即可進行復制；
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按住 Ctrl 鍵和 Shift 鍵，拖動對象即可沿水平方向或垂直方向進行復制；
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按住 Ctrl 鍵，同時用鼠標左鍵單擊對象即可進行點選；
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按住 Ctrl 鍵，滾動鼠標中間的滾輪即可對頁面進行縮放。
▍Shift 鍵與鼠標組合
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按住 Shift 鍵，單擊「普通視圖」選項，即可進入幻燈片母版；
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選中對象，按住 Shift 鍵，拖動對象即可垂直移動或者水平移動；
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選中對象（圖形或圖片），按住 Shift 鍵，拖動尺寸控點即可等比例縮放對象；
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按住 Ctrl 鍵和 Shift 鍵，拖動尺寸控點，即可實現中心縮放或等比例縮放。
▍組合快捷鍵
Ctrl 對應的組合快捷鍵
其他常用的組合快捷鍵
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Alt+F9：顯示參考線。
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Alt+F10：選擇窗格。
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Shift+F3：切換大小寫。
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Shift+方向鍵：擴大選區。
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Ctrl+Shift+G：取消組合。
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Ctrl+Shift+<：減小字號。
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Ctrl+Shift+>：增大字號。
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頁碼+Enter：跳轉到對應頁。
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大綱欄+Enter：新建頁面。
對于上面這些常用的組合鍵，這里挑選幾個典型的進行著重介紹。
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Ctrl+S：保存。
要養成隨時按 Ctrl+S 組合鍵的習慣，這個操作的重要性相信不用再強調了。
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Ctrl+[ & Ctrl+]：減小字號、增大字號。
制作 PPT 時會頻繁使用這兩組快捷鍵。選中一段文字后，使用這兩組快捷鍵可以快速調整字號，字體面板也會顯示字號的大小。如果該快捷鍵失靈了，可以使用 Ctrl+Shift+< 組合鍵或 Ctrl+Shift+> 組合鍵。
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Ctrl+G：組合。
選中兩個或多個對象時，按 Ctrl+G 組合鍵可以快速將對象組合，按 Ctrl+Shift+G 組合鍵可以取消組合（這組快捷鍵可能會和某些輸入法默認的快捷鍵沖突，如果發生沖突，切換輸入法即可）。
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Ctrl+W & Alt+F4：關閉文檔、關閉程序。
在工作時，常常要不停地打開文檔、關閉文檔，這時，這兩組快捷鍵就可以發揮作用了。按 Ctrl+W 組合鍵可以關閉文檔但不關閉程序，而按 Alt+F4 組合鍵則可以關閉當前打開的應用程序。
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Ctrl+D：創建副本。
Ctrl+D 組合鍵的作用相當于先使用 Ctrl+C 組合鍵再使用 Ctrl+V 組合鍵，因而可以提升復制元素的操作效率。不僅如此，使用 Ctrl+D 組合鍵進行快速復制時，還可以實現同方向的等距復制。比如，先畫一個矩形圖框，然后，按 Ctrl+D 組合鍵復制一份圖框并移動到右側，最后，繼續按 Ctrl+D 組合鍵就可以在同方向上等間距復制矩形圖框。
可見，Ctrl+D 組合鍵雖然是軟件中一個小眾的快捷鍵，但它不僅提升了元素的復制效率，還可以實現等間距復制對象這個意料之外的功能。
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Shift+F3：切換大小寫。
借助該快捷鍵，在輸入英文詞匯或字母時，可以不考慮大小寫問題。輸入文字后選中文字，然后按 Shift+F3 組合鍵，英文字母即可在全部小寫、首字母大寫和全部大寫之間切換，非常方便。
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Alt+F10：選擇窗格。
使用這個快捷鍵可以避免依次單擊開始 > 選擇 > 選擇窗格選項，直接在 PPT 頁面的右側快速調出選擇窗格界面。在選擇窗格界面可以很方便地選擇各個對象，可以單擊小眼睛圖標隱藏或顯示指定的對象，也可以拖動選擇窗格中的對象改變對象的層級關系，還可以雙擊對象，然后修改對象的名稱，以方便快速定位。
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頁碼+Enter：跳轉到對應頁。
在匯報、宣講或授課時，經常需要往回跳轉，查看 PPT 的某個頁面，如果停止播放逐頁去翻會影響宣講的整體效果，這時該怎么辦呢？可以在 PPT 的播放狀態下輸入頁碼，然后按回車鍵就可以跳轉到對應的頁面，例如先輸入 2，再按回車鍵即可跳轉至第 2 頁 PPT。
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大綱欄+Enter：新建頁面。
當選中 PPT 大綱欄中的某頁時，按回車鍵，會新建一頁 PPT，其對應的母版版式與上一頁的版式是一致的。
最后，介紹一下重磅快捷鍵——F4，其作用是重復上一步操作。
比如，先畫一個矩形圖框，然后同時按住 Ctrl 鍵和 Shift 鍵橫向拖動鼠標復制出一個相同的矩形，再按 F4 鍵就可以實現同方向等間距復制矩形圖框的效果。再比如，設置一段文字的字號為 14 號以后，當選中另一段文字的時候，按 F4 鍵就可以將另一段文字的字號也設置為 14 號了。當然，不僅僅是文字的大小，設置其他的格式也都可以通過按 F4 鍵來操作，此時 F4 鍵的作用和格式刷有點類似。
Office 中各軟件的快捷鍵的作用類似，大家要多動手來實際驗證一下各快捷鍵的功能，養成使用快捷鍵的習慣，從而提高自己的工作效率，日積月累，節省下來的時間也不可小覷。
3??讓圖表特別起來
使用數據舉例和論證，是演講中最常見、最有用的手法。如果只用 PPT 中的默認圖表， 樣式普通不說，也很難凸顯想要表達的觀點。因此，如何讓圖表更特別一些，更生動一些，就是 PPTer 進階路上的必修課。
▍自動凸顯最值的折線圖
最值自動凸顯的折線圖的效果如下圖所示，其特點是更改圖表數據時，折線圖會自動顯示最大值和最小值。
制作這類圖表的技術要點是：
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計算最值的公式是讓最值自動顯示的關鍵；
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需要對面積色塊、折線線條及數字標記的格式進行設計。
繪制組合圖表
依次單擊插入 > 圖表 > 組合選項，將系列 1 至系列 3 的圖表類型都設置為「帶數據標記的折線圖」。
編輯數據、設計公式
右鍵單擊圖表，單擊編輯數據選項，根據需要修改系列 1 的名稱，將系列 2 的名稱改為「最大值」，將系列 3 的名稱改為「最小值」，并分別在首行設置如下公式。
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最大值函數為=IF(MAX(B2:B2)=MAX($B$2:$B$13),MAX($B$2:$B$13),NA())
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最小值函數為=IF(MIN(B2:B2)=MIN($B$2:$B$13),MIN($B$2:$B$13),NA())
設置完成后，下拉填充公式。
設計公式有幾個技術要點。首先，公式中的「$」符號表示鎖定了行號和列號，下拉填充不會改變行號和列號；其次，「NA()」這個公式生成錯誤值「#N/A」，錯誤值在圖表中不顯示；再次，整個公式的意思是，如果該行的系列1中的數值是整個系列1中的最大值，則顯示這個數值，否則生成錯誤值「#N/A」。
設置折線圖的格式
雙擊圖表中的折線，會彈出設置數據系列格式窗格，單擊油漆桶圖標，選中平滑線單選按鈕，設置線條的寬度為 2.25 磅；再單擊折線的節點，在彈出的設置數據點格式窗格中單擊油漆桶圖標，依次單擊標記 > 標記選項選項，選中內置單選按鈕，設置默認的內置圓環的大小為 10，并設置填充的顏色為幻燈片背景的顏色，同時設置邊框的寬度為 2.25 磅。
添加最值的數據標簽
此時，最大值和最小值應該就是一個圓點，右鍵單擊圓點，單擊添加數據標簽選項，就可以給最值添加數據標簽。同時，適當設置標簽文字的字體、大小和色彩。如果選不中最值圓點，可以右鍵單擊圖表，在選框中選擇。
繪制微立體襯底
首先，繪制無邊框圓形，設置填充顏色的 RGB 值為（242，242，242）；然后，設置陰影的顏色為黑色、透明度為 40%，模糊為 4 磅，角度為 45°， 距離為 1 磅；最后，設置三維格式為頂部棱臺，展示方式為「角度」，寬度為 4.5 磅，高度為 1 磅，材料的特殊效果設置為柔邊緣。
添加微立體襯底
選中微立體襯底，按 Ctrl+C 組合鍵復制，再單擊最值圓點，按 Ctrl+V 組合鍵粘貼，這樣就可以給最值添加微立體襯底，然后，設置標簽位置為居中。
至此，全部設計都已經完成。
利用同樣的方法還可以設置多組線條的最值自動出現的折線圖。下圖是兩組線條的最大值、最小值自動出現的折線圖，設計時使用了四個折線圖，重點在于設計公式和線條、標簽、微立體效果等，其公式比上述單個折線圖略顯復雜，但原理一致。
▍經典的儀表盤圖表
儀表盤圖表的效果如下圖所示。其特點是圖表完全由數據設置完成，而且儀表盤的指針可以隨著數據的變化而自動調整。
設計儀表盤圖表的技術要點是：
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借助兩個圓環圖制作儀表盤和數字標簽；
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借助公式生成指針，并實現指針隨數據自動變化的效果。
沒有耐心是完不成這類儀表盤圖表的，是時候來檢測一下自己的耐心和技術水平了。
4??制作經典的儀表盤圖表的具體步驟
▍繪制組合圖表
通過依次單擊插入 > 圖表 > 組合選項插入組合圖表，設置「系列 1」和「系列 2」的圖表類型為圓環圖，設置「系列 3」的圖表類型為餅圖，同時勾選「系列 3」后面的次坐標軸復選框。
▍設置表盤的數據
右鍵單擊圖表，在彈出的菜單中單擊「編輯數據」選項，接下來進行以下操作。
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在數據表上方新增 3 行，以備以后使用。
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將「系列 1」的名稱改為「表盤值」，并將對應的數值設置為 0、27、0、27、0、27、0、27、0、27、0、27、0、27、0、27、0、27、0、27、0、90。為什么這樣設置呢？因為要將圓環的四分之三（即 270°）拿來設計儀表盤，需要將 270° 劃分為 10 個 27° 部分和 11 個 0° 部分，0° 對應的部分是用來添加刻度值的。
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將「類別」那一列的名稱改為「刻度值」，將類別中與表盤值（系列 1）0 對應的單元格分別填充 0%、10%、20%、30%、40%、50%、60%、70%、80%、90%、100%，其余部分保持空白。
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將「系列 2」的名稱改為「顏色值」，將對應的數值設置為 90、90、90、90。這樣操作是為了設計表盤。
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將「系列 3」的名稱改為「指針值」，先不添加內容，在右側增加這 4 個值的名稱：指針數值、指針大小、空白區域、輸入數值。
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單擊圓環圖表，通過移動數據選框修改圓環圖表對應的數據。這樣做的目的是將刻度顯示在外側。
▍設置指針的數據及公式
在上方預留的位置設置指標值的輸入區域，同時，將指針大小設置為 2。指針數值是通過設置公式將輸入的指標值換算得來的。公式是「=MAX(0,MIN(C2,100))*270/100」，意思是「當輸入的指標數值超過 100時，輸出 100，當輸入的指標數值小于 0 時，輸出 0」。
同時，表盤 270° 區域對應的是指標的 100%，因此，公式中「*270/100」部分的含義是將輸入的指標值換算成餅圖中的具體角度。此外，空白區域（即餅圖中除去指標和指針部分的角度大小）可設置公式為 「=360-D5-D6」。具體設置如下圖。
▍設置表盤和指針格式
具體操作步驟為：
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刪除圖表標題、圖例等多余元素；
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設置圓環和餅圖的第一扇區的起始角度為 225°；
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設置圓環圖內徑大小為 70%；
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設置餅圖分離程度為 60%，此時餅圖各部分分離且變小，我們再將變小的部分聚攏起來，餅圖就位于圓環內側了；
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設置餅圖和圓環圖各部分的填充色彩，使之符合表盤的設計樣式。
▍給表盤添加數據標簽
右鍵單擊最外層的圓環，在彈出的菜單中單擊添加數據標簽選項，并在設置數據標簽格式窗格中勾選類別名稱復選框。這樣，原來設置的百分比數值就出現了，適當調整數值的字體、大小、色彩等。
▍添加同步變化的指標值
在儀表盤的下方，我們準備添加一個隨著輸入指標而自動變化的指標值，這需要借助單元格中的值來實現。首先，在指針值（系列 3）的數字下方添加一個數值，通過公式設置它的值等于輸入的指標值（C2）。
然后，選中儀表盤的表盤部分（帶顏色的圓環），右鍵單擊圖表，在彈出的菜單中單擊添加數據標簽選項，右鍵單擊新添加的數據標簽，在彈出的菜單中單擊設置數據標簽格式選項，在彈出的窗格中勾選單元格中的值復選框，設置其他數字的填充顏色為無填充，僅保留與指標值相等的那個值，再適當設置字體、大小和顏色即可。具體設置如圖所示。
設計完成后，在后期使用時，修改非常方便，只需要修改數據，儀表盤的指針就會自動隨數據的變化而變化。
▍用堆積柱形圖巧繪鉛筆數據圖表
圖表效果如下圖所示，其特點是鉛筆柱形圖可隨著數據的變化自動變化，這類圖表可以匹配校園等使用場景。
設計這個圖表的技術要點是：
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借助透明蒙板來實現鉛筆各面的明暗對比效果；
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用堆積柱形圖實現鉛筆的筆尖和橡皮部分不變形。
這個鉛筆圖形由三角形、矩形、半圓形所組成。鉛筆各面的明暗對比效果可通過使用透明蒙板實現，即左側的面覆蓋透明度為 80% 的白色色塊，右側的面覆蓋透明度為 80% 的黑色色塊。
繪制堆積柱形圖
依次單擊插入 > 圖表 > 柱形圖 > 堆積柱形圖選項插入堆積柱形圖并修改數據。數據的特點是：中間柱形圖對應主數據，即實際的數值大小；兩頭的柱形圖分別對應橡皮和筆尖，數值大小僅作參考，可依據視覺效果進行微調。
復制、粘貼圖形
選中右側圖形并粘貼到左側堆積柱形圖中，粘貼后的效果如下圖所示。粘貼是有技巧的，復制右側筆尖或橡皮部分，單擊左側數據圖表中的筆尖或橡皮部分的柱形圖，按 Ctrl+V 組合鍵進行粘貼；筆桿部分因為色彩不同，需要單擊兩次，獨立進行粘貼。
讓圖表華麗「變身」
首先，根據版式布局或鉛筆形狀調整圖表的寬與高。然后，進行如下的操作。
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將分類間距調整為 80%；
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刪除多余的圖表元素；
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給筆桿部分添加數據標簽；
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將坐標軸的刻度線設置為箭頭；
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優化、調整文字或線條的顏色。
至此，已經完成了全部的制作過程。以后使用時，只需要直接調整鉛筆筆桿部分對應的數據。如果需要修改鉛筆的顏色，則要保留原始的鉛筆素材圖，修改顏色后重新粘貼。
▍巧用柱形圖與折線圖繪制飛機飛行效果的圖表
飛機飛行效果的圖表如下圖所示，其特點是飛機拉的長煙可以隨數據的調整而變化。
設計的技術要點是 ：
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用柱形圖來實現飛機后面的長煙效果；
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利用折線圖的標記來放置飛機。
飛機的矢量圖標非常容易獲取，在很多矢量素材網站都可以找到，還可以使用 PPT 自帶的圖標。本案例中的飛機圖標是矢量素材，下載后在 AI 中打開，然后拖入 PPT 中并進行兩次取消組合操作即可使用。
繪制柱形圖與折線圖
依次單擊插入 > 圖表 > 組合選項插入自定義組合圖表。一般組合圖表默認由三個圖表組合而成，在本案例中需要刪除其中的一個，再將剩余的兩個圖表設為「簇狀柱形圖」和「折線圖」。
修改圖表數據
右鍵單擊圖表，在彈出的菜單中單擊編輯數據選項，將「系列 1」「系列 2」的名稱分別改為「主數據」 「輔助數據」，并通過公式將「輔助數據」的數據設置為與「主數據」的數據相同。
復制、粘貼圖形
將從矢量素材中導出的飛機圖標修改好顏色，并分別粘貼到圖表中折線圖的「標記」處。如果以后要調整飛機的顏色，需要保留原始的飛機圖標，修改顏色后重新粘貼。
讓圖表華麗「變身」
為了讓圖表變身，需要進行如下操作：
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將間隙寬度調整為 50%；
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刪除多余的圖表元素；
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設置柱形部分的漸變效果，將柱形漸變的角度設置為 90°，將透明度設置為 30% 和 100%。
▍半圓參差排列的圖表
半圓參差排列的圖表近年來非常流行，其效果如下圖所示。圖中的圖表雖臨摹自網絡圖表樣式，但并非通過手繪制作，而是可以隨數據的變化而變化的數據圖表。
半圓參差排列的圖表設計的技術要點是：
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取四個同心圓環的一半；
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設置透明度為 100%；
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根據具體的數據將圓環拆分成多個模塊；
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通過將不同位置的圓環及邊框設置為透明來實現最終的效果。
依次單擊插入 > 圖表 > 餅圖 > 圓環圖選項在 PPT 中插入圓環圖表。
編輯數據
右鍵單擊圖表，在彈出的菜單中單擊編輯數據選項，將「銷售額」的名稱改為「主數據」，添加的數據為 18%、22%、28%、32%（可設計公式來自動計算第四季度的數值）；在右側新增三個輔助列，設置數據與主數據相同；在底部添加一個輔助行，數據都設置為 100%。
設置數據系列格式
右鍵單擊圖表，在彈出菜單中單擊設置數據系列格式選項，將第一扇區起始角度調整為 270°，將圓環圖圓環大小調整為 42%。
設置透明
首先，將所有的邊框設置為透明；其次，將下側的輔助半圓環設置為透明；再次，將上側從左到右的外側圓環對應位置設置為透明；最后，將不透明部分的圓環邊框設置為所填充的顏色（以防止圓環之間在視覺上有間隙）。
添加數據標簽
右鍵單擊外側第二層的圓環（這個選擇非常重要），在彈出的菜單中單擊添加數據標簽選項，為圖表添加數據標簽。
美化數據標簽
在設置數據標簽格式窗格中，分別勾選類別名稱、值、顯示引導線復選框，在分隔符下拉菜單中選擇新文本行選項，同時將底部輔助數據的標簽設置為透明，將右側兩個數據標簽設置為白色，將左側兩個數據標簽設置為灰黑色，并適當調整數字標簽的大小和字體。
至此，半圓參差排列的圖表便制作完成了。
▍「娃娃頭」圖表
「娃娃頭」圖表的效果如下圖所示。筆者偶然看到一張形狀如同「娃娃頭」的圖表后，靈感閃現，便通過巧妙設置圓環圖表將它制作出來了。筆者將其命名為「娃娃頭」圖表，其特點是形狀類似「娃娃頭」發型，整體比較有特色，讓人耳目一新。
設計這類圖表的技術要點是：
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通過設置輔助數據巧妙地突出想要重點描述的數據；
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通過設置顏色突出想要重點描述的數據。
經過分析可以發現，「娃娃頭」圖表是由展示主數據的彩色圓環與兩個左右對稱的輔助圓環（實際上是將填充色彩設置為空白）所組成的，三組數據之和為 100%。因此，輔助數據的數值應該設置為「=(100%-B$3)/2」。同時，為了讓主數據的圓環置于頂端且左右對稱，需要將第一扇區起始角度設為 180°。
先設置第一圈「頭發」
通過依次單擊插入 > 圖表 > 餅圖 > 圓環圖選項插入圖表后，刪除「第四季度」這一行，將「第二季度」的名稱改為「主數據」，其他行分別改為「輔助一」「輔助二」，同時設置好兩個輔助數據的公式，在主數據的銷售額單元格輸入百分比數值，且刪除全部圖表元素。
繪制其他「頭發」
將設置好的數據直接向右側復制，然后修改「銷售額」列以形成年度列，并根據實際情況修改「主數據」對應的數值。
添加輔助空白圓環
操作之前先看一下最終的效果。各頭發之間是有空隙的，因此，要在各年度的數據之間增加空白圓環，同時在最里層增加一個灰色圓環（將主數據的值設為 100%）。
讓圖表完美「變身」
將圖表的圓環圖圓環大小設為 40%，除最里層的灰色圓環外，其余輔助圓環一律設置成透明，將所有圓環設置為無邊框，各「頭發」可以設置不同的主題顏色，以便讓最終的視覺效果完美呈現。
動態變化的項目進度甘特圖
動態變化的項目進度甘特圖的效果如圖所示，其特點是修改項目日期時，甘特圖的條形色塊會自動變化。
設計這類圖表的技術要點是
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需要在Excel中將日期換算成具體的數值；
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設置坐標軸的邊界使之與日期的數值對應起來。
通過依次單擊插入 > 圖表 > 條形圖 > 堆積條形圖選項插入堆積條形圖。
將日期換算成具體數值
這里以 2018 年 12 月份為例來設計月度計劃甘特圖。在 Excel 中輸入 2018 年 12 月 1 日和 2018 年 12 月 31 日，選中后右鍵單擊圖表，在彈出的菜單中單擊設置單元格格式選項，然后在打開的對話框中選擇常規選項，將日期換算成具體的數值。
設置坐標軸格式
首先，右鍵單擊圖表的橫坐標軸，在彈出的菜單中單擊設置坐標軸格式選項，選擇坐標軸選項 > 邊界選項，在設置坐標軸格式窗格的最小值和最大值處分別輸入轉換得到的數值，同時將單位的數值設置為 1。
然后，設置坐標軸數字的格式代碼為 d；最后，單擊圖表的縱坐標軸，在坐標軸位置中勾選逆序類別復選框。
編輯圖表數據
右鍵單擊圖表，在彈出的菜單中單擊編輯數據選項，將「類別 1」「類別 2」「類別 3」「類別 4」改為具體的任務名稱。
在「系列 1」列和「系列 3」列分別輸入項目開始的日期和項目結束的日期，在「系列 2」列設置公式，使其值等于「系列 3」列中的值減去「系列 1」列中的值。
設置格式
具體步驟為：
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在圖表中縮小圖表的數據選區，僅選擇「系列 1」和「系列 2」；
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設置「系列 1」對應的條形圖為無填充，「系列 2」對應的條形圖根據需要設置個性化的顏色；
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單擊坐標軸，添加次要網格線；
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設置網格線和邊框，略加粗且顏色加深；
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適當調整文字大小和格式。
第五步中的這幾個操作都比較簡單，就不寫出具體的操作描述了。在學習 PPT 的過程中，只有通過自己動手演練，才能真正學會這些創意圖表的制作。
5??其他技巧
▍巧用快速訪問工具欄
PPT 的快速訪問工具欄相當于手邊臨時放置的一個工具箱，存儲著日常工作中最常用的操作工具。通過它調用工具非常順手，絕不能忽視。
一些平時需要多次單擊操作才能使用的命令，如對齊、旋轉、合并形狀、打開動畫窗格等，在快速訪問工具欄中都能一鍵調用。
上圖是筆者常用的快速訪問工具欄，已放置在功能區的下方。實際上，軟件默認是將其放在功能區的上方的。
不過，根據筆者的使用體驗，放置在功能區的下方更為方便。將快速訪問工具欄放置在功能區下方的方法是：用鼠標右鍵單擊快速訪問工具欄，勾選在功能區下方顯示快速訪問工具欄復選框。
快速訪問工具欄是一個可以自定義的工具欄，可以根據自己的工作需要，將最常用的工具欄放置其中。在功能區中先右鍵單擊目標命令，再勾選添加到快速訪問工具欄選項即可。
當然，如果某個命令不常用，也可以從快速訪問工具欄中將其刪除，右鍵單擊想要刪除的命令，再單擊從快速訪問工具欄刪除選項即可。
有些命令需要經過具體的工作場景激發才能出現。比如，當 PPT 頁面上沒有任何內容時，功能區就沒有格式面板，因此，找不到這個面板里面的操作命令，如合并形狀等。如果插入任意一個形狀或文本框，格式面板就會出現了。
右鍵單擊快速訪問工具欄，單擊自定義快速訪問工具欄選項，會彈出下圖所示的對話框，可以在對話框中將常用命令或不在功能區中的命令添加到快速訪問工具欄。
如果重裝了軟件或換了一臺計算機，原有的個性化設置會消失，重新添加相應的設置非常浪費時間。對此，可以提前將自定義設置導出、保存，然后在需要時導入即可。導出、導入自定義設置的操作步驟也是先單擊自定義快速訪問工具欄選項，在彈出的對話框的右下角進行設置。
▍快速完成菱形色塊的排版
下圖是一種使用菱形色塊制作的很有設計感的 PPT，如何快速制作這種布局方式的 PPT 并確保色塊的邊緣相互對齊且等距分布呢？
具體操作并非繪制菱形，而是借助 5×5 正方形的矩陣布局，旋轉 45° 后刪除上、下部分的矩形框即可。這是筆者偶然產生的靈感，因為正方形的矩陣布局更容易實現邊緣對齊和等距分布。
如何實現 5×5 正方形的矩陣布局呢？最簡單的方法是借助 iSlide 的設計排版功能，設好橫向與縱向的數量與間距即可。
▍快速、巧妙地插入頁碼及日期
頁碼和日期是 PPT 中重要的提醒信息，非常有用，但是該如何添加它們呢？很簡單，甚至比在 word 中添加頁碼和日期更靈活、更方便。
添加頁碼
筆者早期的 PPT 作品基本都添加了頁碼。這些頁碼是如何添加的呢？有一個非常簡單的方法：打開包含頁碼的幻燈片母版，直接復制頁碼位置的 <#> 到新的 PPT 中，并放在幻燈片母版的 Office 主題頁中即可。
直接插入 PPT 頁碼
先插入文本框，當光標在文本框中閃爍的時候，再插入幻燈片編號。為了避免重復操作，筆者一般是在母版的 Office 主題頁中添加頁碼（頁碼會顯示為 <#>），退出母版后，選中應用了該版式的頁面，就會看到顯示為頁碼數字了。
如果不想將封面計入頁碼范圍，可以通過依次單擊設計 > 幻燈片大小 > 自定義幻燈片大小選項，把幻燈片編號起始值的數值改為 0。
添加自動更新的日期或時間
先在幻燈片中插入文本框，再在文本框中插入日期和時間，在彈出的窗口中設置語言和日歷類型，勾選自動更新復選框。因為日期或時間一般只放在封面或封底，所以，不必在幻燈片母版中添加。
▍一次性導出 PPT 中的媒體素材
在搜集的 PPT 素材中，很多作品包含精美的圖片、炫酷的片頭視頻、悅耳的背景音樂等，如何將這些媒體素材為己所用呢？
只需要將 PPT 文件的文件名后綴由 .pptx 改為 .rar，并解壓縮，在「文件名pptmedia」文件夾中就可以找到原 PPT 包含的所有圖片、音頻、視頻等媒體素材了。
注意：使用此方法搜集的素材資源版權情況不明確，要謹慎使用。
編注：本期「萬字試讀」內容選自電子工業出版社再版新書《揭秘 PPT 真相》。你可以長按下方二維碼購買少數派出品的 PPTer 效率禮包，即可獲得少數派付費欄目《生產力超頻：科學做好 PPT 的三個步驟》+ 79.9 元紙質圖書《揭秘 PPT 真相》。
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作者：數字工具組
題圖來自 Unsplash：@nghiaagent
