數據庫，簡而言之可視為電子化的文件柜——存儲電子文件的處所，用戶可以對文件中的數據進行新增、截取、更新、刪除等操作。由于資料集中管理，電腦的資源便可由使用者共享，而且資料的保密及處理的一致性更容易達成。
數據庫將相關數據的集合存儲在一起的，這些數據是結構化的，無有害的或不必要的冗余，并為多種應用服務；數據的存儲獨立于使用它的程序；對數據庫插入新數據，修改和檢索原有數據均能按一種公用的和可控制的方式進行。
數據庫一般具備具有存儲、截取、安全保障、備份等基礎功能的數據庫管理系統。數據庫管理系統可以依據它所支持的數據庫模型來作分類，或依據所支持的計算機類型來作分類，或依據所用查詢語言來作分類，或依據性能沖量重點來作分類。
而且擁有有數據索引的功能。像是一本書前面幾頁都有目錄，目錄也算是索引的一種，只是它的分類較廣，例如車牌、身份證字號、條碼等，都是一個索引的號碼，可以從號碼中看出其中的端倪，若是要找的人、車或物品，也只要提供相關的號碼，即可迅速查到正確的人事物。
