word應該是辦公軟件中使用頻率最高的工具，但卻一直不被很多人重視，以為它簡單很容易學，但實際很多人并沒有掌握其基本用法，以至于自己的工作效率一直提不高。今天分享的這些Word技巧包含了入門到精通，也許在你急需時能用上，建議收藏慢慢學哦。
Word誰都會用，高手和菜鳥最明顯的區別就是效率，有人可以輕車熟路一小時做完好幾份Word，有人加班到深夜手酸脖子疼還沒做好一份，不管用什么辦公軟件，效率都是第一追求。
Word知識點
一：提高效率
①如何快速選中文字
1、鼠標放在左側頁邊距處：單擊可以選中鼠標點擊位置的整行文字；雙擊可以選中整段文字；三擊可以選中整篇文檔中的文字（不過全選一般都用快捷鍵Ctrl+A)。
2、點文字時，按住Ctrl鍵，可以選中不連續的多個文字。（比如一段里面需要選中不連續的多個文字加粗或變換顏色時使用）；按住Alt鍵再點選文字，可以不受行的限制選中矩形區域內的文字。（如藏頭詩）
3、按住Shift鍵再點選另外一個位置，可以選中開始光標位置到后來光標位置間的所有文字。（比如需要改變其中一段內容的字體、顏色時使用）
Shift這個功能其實鼠標左鍵拖住也能實現，不過很多高手用Word根本不用鼠標，所以Shift還是很常用的。
②更方便地使用格式刷
在office操作中用快捷鍵，很好記，我們都知道Ctrl+C是復制，Ctrl+V是粘貼。那么格式刷其實就是復制格式，快捷鍵在普通復制粘貼的基礎上加上Shift，也就是Ctrl+Shift+C=復制格式，Ctrl+Shift+V=粘貼格式。（PPT里也是這個快捷鍵）
如果是習慣鼠標流的話，還有個格式刷的技巧，雙擊格式刷可以讓格式刷被鼠標記住，可以連續對多段文字內容進行設置格式，不需要格式刷的時候再按ESC鍵或者鼠標再點擊一下格式刷，就可以解除格式刷的記憶。
③如何快速調整文字大小
鼠標流可以點擊頂部開始菜單欄里面字號右邊的那兩個A進行放大縮小；鍵盤流點擊快捷鍵Ctrl+【和Ctrl+】來進行放大縮小。（就是鍵盤P右邊那兩個中括號）（PPT里這個方法也適用）
④表格無需Excel協助
有時候我們在Word里面需要用到SUM、COUNT、AVERAGE等Excel函數進行計算，菜鳥只會打開Excel列好表之后再復制粘貼，其實用Word完全可以搞定。
?方法：
插入表格，輸入好原始數據后，在菜單欄表格工具——布局——數據——公式，然后設置好公式和編號格式，點擊確定就好啦。
需要注意的是，如果原始數據修改了，公式的數字是不會自動刷新的，手動刷新的方法也很簡單，選中公式的數字，右鍵——更新域，就刷新成功啦！
⑤讓表格每頁都自動生成表頭
有時候我們會尷尬的發現，Word里面要插入的表格有點長，正好趕上表格出現的位置在某一頁的下半部分，結果延長到了下一頁，但是下一頁沒有表頭又會顯得不專業，設置的方法很簡單。
?方法：
選中表頭——表格工具——布局——數據里面的重復標題行點一下，就可以啦，如果想要取消，再選中第一個表頭然后再點一下重復標題行就好了。
⑥表格最后多出一行怎么辦？
大家曾經應該都遇到過這樣的事情，發現表格最后一行是空行，但是怎么刪也刪不掉，甚至多出了一頁，每次打印的時候都有一種浪費紙張的罪惡感，同時心里怨恨Word為什么這么難使。
?方法：
在頂部開始菜單欄里面找到段落設置的那里，然后在行距那里設置為固定值、1磅。
⑦從網頁復制過來的文字格式錯誤怎么辦
有時候我們在做Word時候需要無恥的Copy網上的內容過來，結果發現復制過來有大量的空行，如果手工刪除非常耗費時間，這時候我們就需要取巧，用替換功能批量刪除。
?方法：
Ctrl+H可以打開查找對話框，在查找內容那里輸入^l^l（^是英文輸入法狀態下Shift+6，l是hijklmn里面的l），然后在替換為那里輸入^p，然后點擊全部替換。
有了前面的技巧，你的效率已經大大提升了，但是僅僅快還不夠，你給出的文檔一定是要規范的，一份Word是否規范，你發給的對象會很輕易的發現哦。我們來學習第二部分，規范格式。二：格式規范
?自動編號要用就用好
自動編號是Word經常自作聰明幫大家做的事情，相信絕大多數人都不太喜歡，因為不夠靈活，所以寧可用手工編號也不愿意用自動編號。
但是使用手工編號的話，一旦遇到文檔內容順序調整，就會帶來大量的工作了、更多的校對時間。只要出現一次這種情況，你所浪費的時間就足以讓你熟練自動編號的工作原理和操作技巧！
?標尺的作用
大家可能沒用過標尺，但是一定被標尺坑過，為了對齊使勁兒按空格的事情還是發生過的，直到某一天知道了標尺原來可以這么玩：
?調出標尺：
在視圖——顯示里面把標尺打勾即可。
標尺的功能
?首行縮進：每個段落第一行空幾個格。（放在標尺的2就是空2個格，4就是空4個）
?懸掛縮進：每個段落除了第一行以外空幾個格。
?左縮進：設置文字最左邊的邊界
?右縮進：設置文字最右邊的邊界
?另外標尺上我們發現左右有個灰色底的部分（左邊距、右邊距），這個是設置頁面左右邊距的。注意：操作的時候記得先選中要調整的文字那一行，再拖拽滑塊。
?段落格式的靈活設置
在PPT里文字的黃金行距是1.3，在word這種幾乎純文字的文檔里面段落更是尤為重要，根據不同的文檔內容，我們可能需要不同的行距、段落間距設置。
當然還有快捷鍵法，推薦使用1.5倍行距，快捷設置。
?換頁的技巧
我們在做文件的時候經常需要換頁，比如章節之間的區分，留出手寫區域等等。菜鳥們習慣狂敲回車，然而一旦上面的文字有調整（比如行距、字號甚至多加了一句話），第二頁頂部就會多出來一些回車
?方法：
不需要回車，在你認為需要換頁的文字或標點后，Ctrl+回車就可以直接換到第二頁啦，不僅節省無數個回車，上面無論怎么變動，只要沒超過一頁，對下面沒有任何影響！
規范學好了，排版不專業也不行！下面我們趁熱打鐵進入第三部分，編輯排版。
三：編輯排版
Word的排版這里更多的是指產品手冊、合同協議、標書、畢業論文這種比較長的文檔，需要一個相對正式的結構，可能涉及到封面、目錄、正文等部分。甚至對文檔的頁眉頁腳頁碼也有嚴格要求。這些就需要我們在編輯排版的過程中通過一系列的設置來實現。
主要步驟有：
①設置標題樣式
②自動生成目錄
③設置頁眉頁腳
④添加文檔封面
⑤設置標題樣式
什么是標題樣式，對于一個正規的文檔，如果希望Word可以自動根據文檔的內容來生成目錄，就需要把所有的文檔標題設置成標題樣式。
?首先我們要選中Word默認樣式里的標題1。在開始——樣式——標題1。（其他的級別選擇方式以此類推）
?默認的樣式如果不是你想要的，那么就在標題1那里右鍵——修改，然后設置你需要的文字格式。
設置的標題是不含有自動編號的，如果你需要自動編號，可以設置將標題樣式和自動編號進行關聯，讓所有設置的標題都可以自動進行編號。
?設置方法：
選中需要關聯的標題——開始——多級列表——選擇列表庫里面第一種列表——再次點擊多級列表——定義新的多級列表。多級列表的位置還記得嗎？
點開定義新的多級列表之后彈出的窗口可以設置標題樣式和自動編號關聯。
在①處可以選擇不同級別的數字；在②處可以設置這個編號的格式，這里支持中文；在③處可以選擇編號的樣式，1、2、3還是一、二、三還是A、B、C等等。
最后一步很重要，不要著急點確定，點左下角的更多。然后選擇將級別鏈接到樣式，然后在①處對1級編號鏈接到標題1，2級編號鏈接到標題2，以此類推。
②自動生成目錄
設置好了標題樣式，自動生成目錄就會非常方便，點擊菜單欄的引用——目錄——自動目錄，就可以生成了。
如果內容調整了，需要更新目錄，只需要點擊一下目錄邊上的更新按鈕即可。
目錄生成以后，我們需要讓目錄和正文真正的分隔開，這里如果用分頁符就錯啦，分頁符只能換頁，但是無法從本質上把目錄和正文隔開，會對后面工作造成不便。所以我們要用分節符。
?方法：
先將光標放在目錄的最后，點擊菜單欄頁面布局——分隔符——分節符——下一頁。
③設置頁眉頁腳
我們在需要打印并裝訂成冊的文檔里需要設置頁眉頁腳，還需要奇偶頁對稱的頁碼設置，我們一步步來。
先設置頁眉頁腳
?方法：菜單欄插入——頁眉/頁腳——選擇合適的奇數頁頁眉/頁腳
?選好之后，如果想要奇數頁頁眉和偶數頁頁眉不同，雙擊進入頁眉/頁腳，勾選奇偶頁不同，然后再將文檔下拉到偶數頁，再編輯偶數頁的頁眉頁腳。
接下來看設置頁碼
?雙擊進入正文第一頁的頁眉/頁腳，如果前面設置目錄的時候插入了分節符，我們就要點擊取消“鏈接到前一條頁眉”
?然后點擊頁碼下拉條——設置頁碼格式，起始頁碼設置為1。
④添加文檔封面
在完成了所有內容的編輯以后，我們可以添加一個封面，讓這份文檔顯得更專業。
?方法：菜單欄插入——封面——選擇合適的封面
如果需要打印，我們需要在封面后面插入一個空白頁當作封二，避免裝訂的時候目錄頁直接裝訂在封面背后。
最后我們來說一個完成以后要做的事情。我們做完一份文檔，肯定要給自己的上級或者對接的客戶發過去，基本上都會有所修改，然而最頭疼的事情就是對方發給你以后你根本不知道他修改了什么東西，或者你的同事、客戶、下屬發給你一份Word，你要怎么修改才能保證你們對接的效率最大化。
四：多人協作
?批注
批注不修改內容，只寫評語
首先我們選中要批注的段落（或段落里的某句話、某個詞），然后在菜單欄審閱——新建/刪除批注，就可以寫評語。選擇文字后，右擊下拉菜單和使用快捷鍵也有。
?修訂
修訂可以對文檔進行修改，如果你想直接對文章內容進行修改，在審閱里面點擊修訂，這樣你在文檔里面做的修改都會被記錄下來。
如果你要給你的領導或者下屬展示你修訂的文章，可以在不關閉修訂的情況下直接保存，這樣他們會直接看到你的修訂內容。
?老板沒開修訂就改了？
總有一次，你的老板沒有開修訂，或者惡意的關了你的修訂悄悄把文檔給改了，這個時候，就需要使用另一個小技巧：比較。
打開審閱——比較——比較文檔——設置原文檔和新文檔，然后Word就會自動比較并用修訂功能標出所有的不同。
當然寫到這里，這篇實用的Word技巧長文就告一段落，相信掌握這些Word技巧，你也就成高手了。
