職場中，很多人都會或多或少用到Excel。當(dāng)你對Excel不夠了解的時候，就會踩中很多坑。小編就曾經(jīng)體驗(yàn)過這種痛苦，熬夜通宵做出的表格，一臉疲憊而又期待地交給領(lǐng)導(dǎo)，卻迎來領(lǐng)導(dǎo)一頓唾沫。當(dāng)時那種無助、那種失望，還有一股無明業(yè)火油然而生。還好當(dāng)時被HR小姐姐安撫好，并且重新幫我做了一份表格。嗯，我熬夜用了將近6個小時的表格，她不到1小時就弄好了。一瞬間，一臉蒙逼，還好臉皮厚，沒有讓她看出來我的臉紅得發(fā)燙。
隨后HR小姐姐給我指出了幾個重要的失誤點(diǎn)，小編牢記在心。現(xiàn)在，我又將這幾個點(diǎn)整理出來，以防大家再次入坑。
瞎合并單元格
在制作圖表的時候，很多新手為了讓圖表好看，用得最多的功能就是“合并居中”。同類項(xiàng)合并、同屬性合并、同級別合并......反正就是把很多單元格合并了，讓圖表更美觀。
的確，合并后的圖表會比沒有合并的圖表更美觀，更直觀。比如下班加油站3月的課表：
這種更像是圖，而不是圖表。不涉及到數(shù)據(jù)的采納和分析，可以直接采用這種簡單的合并功能。如果，涉及到數(shù)據(jù)的收集和分析的圖表，千萬不要用合并項(xiàng)。這也是為什么小編當(dāng)時熬夜做出的圖表沒法用，因?yàn)闆]法統(tǒng)計數(shù)據(jù)和分析。
比如，下面這張表格，使用和合并單元格之后，美觀好看，但是不能使用排序、查詢、自動統(tǒng)計等功能，沒法統(tǒng)計銷售數(shù)據(jù)，影響數(shù)據(jù)分析：
單位不統(tǒng)一
在一次整理各大在線教育平臺數(shù)據(jù)的時候，小編發(fā)現(xiàn)很多平臺和機(jī)構(gòu)的單位都是不同的。比如下班加油站精學(xué)課程的價格是加油幣，喜馬拉雅是喜點(diǎn)，網(wǎng)易云課堂是人民幣。這種時候，如果不統(tǒng)一換算成人民幣，而各用各的單位，數(shù)據(jù)分析也是錯誤的。如果在數(shù)據(jù)后面加上不同單位，同樣無法進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，無法排序、無法統(tǒng)計。如果換算成統(tǒng)一單位后，一定要在數(shù)字后面顯示單位，可以通過設(shè)置單元格格式，然后會自動宣示出單位，而不影響數(shù)據(jù)統(tǒng)計。
日期格式不正確
有時候在Excel中，我們經(jīng)常會用到日期。你注意到?jīng)]有，很多時候我們輸入日期的時候都是用“2018.3.28”這種格式，很少會用“2018/3/28”，也有輸入“2018-3-28”。你會發(fā)現(xiàn)，輸出“2018-3-28”格式的日期后，日期格式會自動變?yōu)?ldquo;2018/3/28”。“XX年/XX月/XX日”是系統(tǒng)默認(rèn)的一種最常規(guī)的日期格式。
從上圖也可以看出，默認(rèn)日期是自動靠右，而“2018.3.28”被默認(rèn)為文本，后期很難統(tǒng)計正確的日期。要是之前已經(jīng)錄入了大量這樣的數(shù)據(jù)，你可以直接在最上面導(dǎo)航欄的“數(shù)據(jù)”欄中的分列功能，然后點(diǎn)擊彈窗的下一步，直到出現(xiàn)“日期”，勾選日期，就會將所選區(qū)域的所有日期統(tǒng)一正常模式。
空格對齊
在制作Excel表格中，經(jīng)常會錄入一些姓名。三個字的姓名剛好把單元格均衡占滿，而兩個字的就不是很好看，居中也難看。為了對齊，我們經(jīng)常會用空格鍵，將兩個字隔開，而且剛剛跟三個字對齊。對齊是對齊了，但是在以后的搜索過程中，就搜不出這個名字，除非你在搜索的時候，也加上空格鍵。這會讓后期表格處理變得異常麻煩。
怎么解決呢？
可以選取執(zhí)行區(qū)域，點(diǎn)擊右鍵選擇“設(shè)置單元格格式”，在“對齊”一欄中選擇“水平對齊——分散對齊”。這樣，也能夠一鍵對齊，還不需要一個一個名字打空格鍵。
在使用Excel表格過程中，我們還會遇到很多的坑，用很多的笨辦法，效率特別低。上面四種僅僅是冰山一角，大家需要多去了解Excel 的使用方法。在早起UP微信公眾號中，也會不定期發(fā)布一些干貨。
