首先，單位想給職工建立檔案，單位必須有建立檔案和管理檔案的資質，對于這一點，《檔案管理法》是有嚴格的具體規定的。
沒有管理檔案資質的單位，是不可以建立和管理檔案的。
職工檔案的建立，是從職工參加工作起開始建立。
對于新參加工作的職工，檔案中的第一份資料就是，招工調配令和招工登記表，身體體檢表，如果是有中專以上學歷的學生，還需要有派遣證，畢業證復印件，入團、入黨申請書，審批表等資料。
上述這些資料，都是職工一參加工作就開始放進檔案里的資料。
進入單位以后，單位會首先讓職工填寫職工登記表，履歷表，有的單位還會填寫上崗登記表。
之后的工作中，如果職工考取了技術等級證或獲得了省市勞動模范等榮譽后，單位還會將職工獲得的技術職稱審批表，榮譽證書、獎狀等資料，也都放進職工的檔案里。
如果職工是合同制工人，還要將職工與企業簽訂的勞動合同，漲工資的工資表等等，都放進職工的檔案里。
總之，單位人事部門的工作人員，會將記錄職工在單位工作過程的一切資料都放進職工的檔案中，做為職工工作經歷的記載。
這些記錄職工工作經歷的資料，用一個檔案袋裝起來封好，就是職工一生的檔案。
