發微信，我們當下日常生活中再普通不過的小事，在職場中卻是一件必須被重視的大事。尤其對于秘書工作者而言， 在與領導進行微信溝通的過程中，怎么發送信息，通過什么方式發，又如何讓領導看的明白、看著方便，是我們必須思考和做好的一項重要工作。
01
能打字就不要發語音
在使用微信與領導進行工作交流時，最重要的是清晰、準確地傳達信息。此時，文字便具備了無可比擬的優勢。秘書人員出于習慣或為圖方便而選擇發語音信息，往往會給領導帶來諸多不便。
一是收聽語音易受到干擾。如果領導正在處理其他事務或周邊環境較為嘈雜，收聽語音的效果肯定不佳。二是對收聽環境有較高的要求。如遇到會議等某些無法正常使用手機的場合， 極易造成當眾外放不合適、聽筒模式聽不清的尷尬局面。三是語音信息處理時間長。若遇上較大信息量的往來，領導則需要拿出同樣甚至多倍的時間去處理語音信息，白白浪費了時間。四是語音相較文字不易歸納和反復觀看。由于微信不支持語音快進與暫停等功能， 一旦中斷收聽則只能再聽一遍。五是語音轉換文字無法盡如人意。由于口音、翻譯等造成的語句斷裂、錯字更是屢見不鮮。六是發送語音往往由于網絡狀況、發送環境等容易產生卡頓、不清晰等情況。所以，發送語音看似“ 高效”，實則是“方便了自己，難為了領導”。當然，只要選擇好合適時機，偶爾發發語音也未嘗不可。
02
文字內容務必排版
給領導發送微信一定要條理清晰、簡潔明了。一段嚴謹規范的信息能讓領導在閱讀瞬間就抓住重點、看到關鍵，這既為領導處理信息節約了時間， 也為你盡快贏得領導“回復” 抓住了主動權。
做好以下兩點， 你將獲得事半功倍的體驗：一是要為內容編號。無論是使用數字 123 還是符號①②③，或者第一第二第三，在信息輸入上不用耽擱多少時間，就能輕易實現。二是在編號的基礎上，要舍得空行與換行，這個小小的舉動，方便領導厘清信息。
比如：座談并觀看公司宣傳片，我們需要準備：1.企業簡介、2.產品圖冊、3.××等，另需布置會場、安排保障車輛等。”這樣乍一看并沒有什么不妥之處，其實并不能讓領導“秒懂”，假如按上述兩點要求調整一下版面，變成如下樣式：
“李總好！下周三，××公司董事長將到我單位探討相關商業合作事宜，我已按對方需求做了如下準備：
日程安排：
①參觀a 車間、b 中心；
②一會議室觀看宣傳片、座談。
材料準備：
①企業簡介；
②產品圖冊。
會場布置、車輛保障等工作按標準流程進行。
妥否，請您批示！”
這樣一來，信息的層次感和工作安排的條理性同之前相比高下立判，同時也便于領導發現安排細節中的不足，并提出改進意見，對高質量完成工作的好處不言而喻。
03
傳輸文件最好配上簡介或摘要
微信強大的文件傳輸功能給工作帶來了極大便利，但是秘書人員如果一股腦地把各類電子文檔發送給領導而不加解釋，大概率會讓領導“不明就里”，甚至會讓領導覺得你辦事唐突。此外，由于每個人所使用手機的型號、操作系統不大相同，文件傳輸后產生的格式錯誤、亂碼、加載速度緩慢甚至無法打開等問題更是常有發生，而一旦出現上述問題，在領導心目中你工作“沒有做到位”的錯覺將在所難免。
所以，這就需要你提前通讀文件，將關鍵事項、要求等要點加以提煉后以文字形式發送給領導，這既能鍛煉你的文字概括能力， 又能讓你協助領導做好事務安排。如你接收到一份需要領導參會的通知，而短時間內又無法面呈領導，你可將文件以電子文檔的形式發送給領導，并配上簡介：
“李總好，剛剛收到××單位邀您參會的通知，需于今日下午 17 ∶00 前報送參會信息， 您是否需要參會？ （詳情請您查閱上方××文件）
會議名稱：××研討會。
時間：8 月 21 號 （周三）。
會期：全天。
地點：××會議中心。
要求：著便裝、提前 30分鐘入場……”
如此稍作說明，領導便可通過文字大概知曉主要信息，及早作出決定，給予反饋。即便文件傳輸出現一些非人為的紕漏，也只需重新發送一份即可。同樣，無論是發送圖片還是視頻等均可按上述方法操作。
04
語氣詞＋肯定句要常用、用好
秘書人員與領導“線下” 溝通交流幾乎是不存在任何障礙的， 若將場景切換到“ 線上”，有些看似無關痛癢的“文字表達”卻比現場“聲、像、形”的傳達少了不小的語言影響力和情感擴張力。下面就日常場景舉例：
一、領導交辦臨時任務。李總：“小徐，5 分鐘后有客人來訪，請布置接待室。”小徐回復：“好。”“嗯” 或者“哦”。
顯而易見，小徐的回復表示收到或明白了領導的意思， 但是如果換成“好的。馬上進行布置”，或者“嗯吶。現在就來布置”，或是“哦了。立刻準備布置”等，領導對你工作態度的主動性和完成任務的及時性就會有截然不同的感覺。
二、領導安排布置工作。李總：“小徐，下周一召開生產安排會，請收集匯總各部門資料。”小徐回復：“好”“嗯” 或者“哦”。
同樣看似正常的回復，在此場景下卻變得有些不是“滋味”，領導作何感受更是無法推測，然而一旦換成“好嘞，本周內一定完成”等表達，這種讓領導放心的精神狀態和工作態度也就自然寓于字里行間。當然，話說得漂亮，別忘記事兒也要干得漂亮。
05
“感嘆號”要慎用“句號”要討巧
標點符號作為幫助人們準確地傳達思想感情和理解書面語言的重要輔助工具，在微信中的使用同樣不可或缺，除了正常使用標點符號外，秘書人員尤其要留意“！”和“。”的使用。
“！”作為感情符號，在秘書與領導的交流中一般適用于向領導“報喜”或表達自我情感波動， 比如：“ 李總， 我司××比賽榮獲一等獎！我也榮獲先進個人，感謝您的鼓勵和支持！”或“今日未能按時完成任務， 請您批評！” 等。而不適用于“請示”“重要事項提醒”等場景。比如：“收到急件！請您查閱！”“您的 航班將于 9:00 起飛！”這難免 有些“強迫”“命令”領導的意味。
由于微信不支持“加粗” “色彩”等功能，“【】”則是一個很好的替代選擇， 比如，“收到 【急件】，請您查閱。”“您的航班將于 【9:00】起飛。”
“。”是書面交流中使用頻率最高的符號之一，在微信交流中有一個幾乎達成共識的使用方式， 即疊加使用句號“。。。。。。”，用來表示“由于主客觀因素無法直接表述的原因、理由”或“個人面臨的困境”。
如領導詢問某項目進展情況，你對領導說“項目暫時還無法完成。。。。。。”的“隱性”意思傳達和“項目暫時還無法完成”的直白表述，想必會讓領導“。。。。。。”！當然，我們不提倡在符號的使用上“咬文嚼字”向領導“討巧”，更不支持言語表達上的“生、剛、強、硬”，讓人看著不舒服。
06
表情使用要適度 堅決拒絕浮夸惡搞
表情，作為微信文本交流外的“霸主”，使用好了有利于秘書人員拉近與領導的心理和情感距離，而不區分交流場景、不加節制的濫用表情，則隨時有可能讓領導對你的良好印象土崩瓦解。要想在與領導交流的過程中正確自如地使用微信表情， 掌握好以下 4 個竅門十分必要。
一是盡量不主動使用表情，畢竟再“正式”的表情也有“偷懶”“不愿打字”的嫌疑； 二是正確使用領導“ 偏好”的表情，這就需要對領導在不同場景下高頻率使用的表情加以收集和整理，并對應場景使用；三是不濫發表情，在與領導對話時全靠表情交流既不禮貌又易使人厭煩；四是懂得自尊自愛，堅決拒絕使用各種網絡浮夸惡搞的表情包，除非你想挑戰領導的“底線”。
總而言之，秘書工作者在與領導進行微信交流的過程中，不僅要把握好技巧，而且要堅持讓“ 自己多做一些”，讓“領導方便一些”的理念， 這不僅是秘書工作的一種態度、一種方法，更是在各項看似普通的秘書工作中不斷提升自我工作能力的不二法寶。
