一、會前工作
（一）會議確立
根據全集團工作部署或者工作需要，進而召開會議。會議主要包括年度工作會、務虛會、職代會，各項董事會會議（股東大會）、監事會會議、黨委會、經營班子會議，月度例會、經營分析會、總結會、工作布置會議以及其它會議；行外政府部門、監管部門調研會、座談會、通報會，政府、企事業單位、公司等業務洽談會以及其它會議。
（二）會議內容及議題
根據會議性質確立會議后，會務負責人積極跟相關領導或外部單位聯絡員確定會議內容及議題。就例會舉例，一是根據近期工作情況或年度、季度工作任務完成情況擬定會議主題，明確會議目的；二是向各子公司征集會議議題及需總行協調解決的事項，明確工作重點，著重解決工作難點，制定確保完成工作任務目標的工作措施及方案。三是草擬會議議程，并請示領導盡快確定會議時間、議程、主持人等事項。
（三）會議準備事項
確定會議的時間、地點、參會人員、議程、主持人等。督促相關部門準備好會議材料，包括會議議程、領導講話代擬稿以及會議相關材料。
做好會議后勤保障準備工作：一是通過OA系統或電話詢問后勤服務中心申請會議室相關事項；二是確保會議室音響設備、投影儀、遠程視頻系統、電子媒屏（會議橫幅）等設備支持；三是根據參會人員跟安保部聯系，酌情預留好一樓停車位數量；四是與后勤服務中心聯系并通知清潔人員提前對會場進行打掃，擺放桌子、椅子、礦泉水等物品；五是與后勤服務中心對接大型會議專用電梯、參會人員用餐、座位指示牌等事宜。
（四）會議通知
會議通知的基本內容：會議名稱、會議時間、會議地點、會議主持人、會議議程、參會人員以及是否需要參會人員準備發言材料等。會議確定后，會務負責人應根據會議重要程度以郵件、電話、短信等方式進行會議通知，確保參會人員知曉各會議事項。
會議通知方式包括郵件通知、電話通知、短信通知、OA系統通知、微信群通知。
1.郵件通知：確保將會議通知發送至各參會各單位及其主要負責人郵箱，并查看郵件送達狀態及閱讀記錄。
2.電話通知：注意禮貌用語，不卑不亢，吐字清晰精準。同時記錄通知的時間、接電話人員姓名。
3.短信通知：年度工作會等大型會議需通過短信平臺進行會議通知及參會注意事項的溫馨提示，擬好短信內容走流程后發送。關于常規會議，可根據實際情況，一般會前一天發送會議通知短信，會前1-2小時發送會議提醒短信。
4.OA系統通知：在OA系統上發布會議通知，并做好查閱記錄。
5.微信群通知：在“內部工作聯絡群”內發布會議通知，再次提醒參會人員，確保通知到位。
根據會議要求，原則上需回復參會人員名單，并及時提醒參會單位落實參會人員名單。
（五）會務準備
會務負責人應提前做好會場布置準備工作，確保會議順利召開，相關工作要求如下：
1.會場布置。
水牌打印需要用粉色紙張，根據統一模板（宋體加粗、150字號）（附件1）要求制作。
水牌的擺放：領導人數為單數時，1號領導在中間，2號領導在左，3號領導在右，依次類推；領導人數為雙數時，1、2號領導在中間，2號領導依舊在1號領導左首，3號領導在1號領導右首，依次類推。1號領導視情況而定，接待來訪客人時，為突顯尊重，通常把客人作為1號領導。
會議室整體座位布置：小型、中型、圓型、大型會議室及會客室座位布置示意圖（附件2）。
會前半小時再次確認水牌擺放是否正確，會議室空調是否開啟，視頻語音設備是否正常使用，后勤保障人員是否已經到位，錄音筆是否備好以及其它布置的檢查工作。
2.會議材料。
會議材料應包括：領導講話稿和主持詞、會議議程（附件3）、正式會議通知（附件4）、參會人員名單（附件5）及相關匯報材料。及時督辦相關單位做好會議材料準備。對于重要會議或大型會議，會議材料原則上要在會議前一天收集完畢，并對會議材料進行逐個校對，報領導審定。需要印刷會議材料的,將材料PDF格式文件發送至印刷店打印。
3.會議請假。
請假包括口頭請假與書面請假。一般性會議因事不能參加的，可跟集團領導口頭請假，經得同意后報備辦公室會務負責人處；重要會議及大型會議要有書面請假，按要求填寫請假條，經領導簽字、單位蓋章后，將紙質版或掃描件報備至辦公室。
二、會中工作
（一）會議簽到
會前準備好數份簽到表（附件6），并督促好參會人員簽到，同時引導參會人員入座。會前5分鐘仍未到會的人員，則進行電話提醒，確保參會人員到齊。
（二）材料擺放
根據參會人員數量，準備好會議材料。如領導會議材料與其他參會人員有區別，請注意擺放位置的正確及擺放時間的先后。材料擺放要整齊統一，并按照會議議程有序地擺放材料。會議記錄本、水性筆等物品的擺放視具體情況而定。
（三）會議記錄
由專人做會議記錄。一般情況下，應進行會議錄音。會議記錄內容，著重記錄領導的指示、部署等，參會其他人員有建設性的意見也要注意記錄。同時，記錄各單位需總部協調解決的各類事項，匯總成表，于會后發由相關部門反饋意見及解決方案。
（四）其他會務
在會議進行過程中，要時刻注意會場的動態，關注各領導以及參會人員的需求，需要紙筆、加水時，要動作輕快、干脆利落。
三、會后工作
（一）整理會場
會議結束后，要在第一時間整理好會場，注意回收會議材料和水牌，同時要提醒參會領導帶好隨身物品。會議相關材料要及時整理存檔。
（二）會議紀要
會議紀要要表現出紀實性、概況性和條理性，會議的共識、決議等內容要完整表現出來，也要根據參會主要領導的工作動態進行延伸。會議記錄人員要在2個工作日內草擬會議紀要，經辦公室主任或副主任核稿，報分管辦公室的領導審定后簽發。會議紀要（附件7）一般在會后5個工作日發出。
（三）新聞稿
重要會議、領導重要活動等重要事項的新聞稿，一般提前擬好框架，待會議現場照片及主要會議內容出來后，盡快在微信平臺、門戶網站、內網OA發布相關會議報道。
（四）督辦落實
會議決定事項及工作部署匯總成表，移交辦公室負責督辦工作的人員，確立督辦事項，根據《督辦工作制度》相關要求進行督辦。要一對一落實到相關責任人，定期跟蹤督辦事項的落實情況，形成督辦報告，及時向相關領導匯報。
四、總結經驗
對會議辦理過程中出現的紕漏和問題，要及時總結和歸納失誤之處，并形成文字記錄，吸取經驗教訓，杜絕再次出錯。
