1.何時打電話？

給領導匯報工作不是所在的事情都用電話，很多時候不急的事情可以用短信表達。

以下情況要注意不能打電話：

（1）領導休息的時候，一般中午1:00~2:00之間沒有特別重要的事情，最好不要打電話。

（2）領導參加重要會議時，萬一領導忘了將手機關開到靜音或者關機，鈴聲一響，影響整個會場就很不好了。

在這兩種情況下，首先是將重要且急需處理的問題編成短信，提前發送給領導。

編輯短信要注意：

一是簡潔明了，重要突出問題如何解決？

二是表達事情要分層次。可以分為1.2.3.點，分項表述事情要點，最后給出請示事項。給領導發短信，一定要排版，切記！一堆字發給他，他看半天也頭疼。

2.何種事情必須打電話？

（1）如果遇到特別緊急的情況、重要消息或者突發緊急事件，還是需要馬上匯報的，這時就要注意方法和技巧。如果領導在開會，通過辦公室了解到領導開的什么會，在什么地方，要和開會單位工作人員立刻聯系，商量如何將重要消息第一時間報告給領導？

（2）如果是領導急于了解和掌握的情況，并且事先做過交代過的事情，就必須在知道情況后盡快打電話報告，哪怕是在休息的時候，也要盡快報告。

這種情況，有時候和領導個人的工作習慣有關，有些領導他中午必須休息，或者晚上11點之后他接到電話會很不高興，因此你在平時工作中也要注意了解領導的一些工作習慣，以免把好事辦成了壞事。

第一句話，要稱領導職務，并簡要說明匯報事項。比如王主任，今天下午的會議時間推遲了。再具體說明事情的緣由和事項，不要啰啰嗦嗦一大堆，要分層次，有邏輯性的匯報清楚。

如果匯報的事情領導并不方便讓他人知道，或者不能在其他人的情況下答復，那么你的第一句話就應該說“您現在說話方便嗎？”

這時，領導已經明白你要問的問題，其他人不易聽到，他心里已經非常清楚，你匯報的問題是比較隱私或者保密的問題。

不要用喂、嗯、啊這一類，讓人感覺沒有禮貌或者是敷衍的單個詞；而應該使用“知道了、明白了、好的、是的。”讓對方能夠明確知道你在認真聽電話的態度。

給領導匯報工作，特別是用電話的方式要注意，節約時間，思路清晰，語言簡潔，一定要打好腹稿，分好層次，不要胡子眉毛一把抓，這樣領導聽了半天都不知道你在說什么。

實在沒有經驗，就可以按照結果、緣由、經過這個思路給領導做簡要匯報，讓他知道匯報的目的是需要他拿主意、定方向。

由于是電話匯報，說話的語氣一定不能夠太急躁，一定要尊重客觀事實，不能夠帶有主觀感情色彩，更不能夠添油加醋，當涉及到某個事情的發展狀態時，有問題說問題，盡量不要對某個人做評價。

特別注意一些小事，不要經常打電話，不急的事實在解決不了的，可以短信或者等他到辦公室再說。

一般需要很急的電話請示的事情，都是很重要的事情。由于沒有面對面，你要重復說一遍領導的意思，比如“您剛才說的這幾點：一是……二是……三是……您看是我理解的對不對？”

這樣才能保證把事情辦理正確，不要因為領導很著急就匆忙掛電話，沒有正確理解反而會弄巧成拙。當然，如果領導有很急的事情，不便再接聽電話，就只有先把電話掛了。

在工作當中，有些事情是特別重要機密的，或者是自己做錯了事情情況下，就最好通過面談的方式來解決。機密的事情是不能通過電話，防止泄露；自己做錯的事情要當面做自我批評，才能夠表明自己的態度，因此，在用電話匯報時要對事情做全面了解，思考清楚再做選擇。

這是一個看似簡單的細節，但是卻是非常重要的一個環節。

兩個原因：一是有可能他指示的內容還需要做補充，如果你先掛了電話，領導有什么又想起的內容，還沒有來得及講；二是領導先聽到你掛電話，一片忙音，顯得你也沒有禮貌，不尊重他。