數電票，即全面數字化的電子發票，截至目前數電票全國試點的省、市、自治區已達26個。作為金稅四期中的重要組成部分，數電票與不久前公布的電子憑證會計數據標準，引起行業廣泛關注。而有關數電票及電子憑證管理、報銷、入賬、存檔等問題也一度成為熱議話題。
6月15日，合思直播間邀請合思BI產品負責人、CMA、前用友集團管理會計專家巨本省，合思產品總監葛秋莎，共同帶來《數電票新政解讀與企業應對思路》主題分享，分析了數電票試點與電子憑證會計數據標準等對企業經營管理帶來的多重挑戰，分享了從收票、管理、報銷、入賬、歸檔到BI分析的最佳實踐路徑，并回答了有關數電票的熱點問題。
以下為直播分享實錄（已精簡）：
數電票是電子會計憑證的一種，除此之外還有機票、火車票、銀行回單等。衍生來看，未來的電子合同等非稅憑證都將屬于電子會計憑證，而這些電子化的憑證也都將納入到整體的數字化建設中。以一次出差為例，機票、火車票等票據，在開票、數票、寄票等各個環節的處理成本居高不下，進而也會影響整體業務的推進效率。因此，推動行程單和火車票電子化備受人們關注。電子行程單在技術方面并沒有很高的門檻，而推廣電子行程單背后的意義更為重要，它關乎著整個國家的稅務體系建設。
01
數電票試點加速，非稅票納入監管
當前，金稅四期要實現從“以票管稅”向“以數治稅”的精準監管轉變，數電票與其他電子會計憑證是數據的關鍵來源。下圖所示是數電票試點的推進進程，到2023年這一試點推廣明顯提速。
金稅四期原計劃到2025基本實現全領域、全環節、全要素的發票電子化，但是按照現在的推進速度和趨勢，到2024年預計可以實現全面鋪開。
近日，財政部等多部委聯合公布了9類電子憑證會計數據標準：增值稅電子發票（含增值稅電子普通發票和增值稅電子專用發票）、全面數字化的電子發票、電子發票（鐵路電子客票）、電子發票（航空運輸電子客票行程單）、財政電子票據、電子非稅收入一般繳款書、銀行電子回單和銀行電子對賬單。
值得注意的是，此次電子憑證會計數據標準將非稅票據納入其中。其實，金稅四期是在金稅三期基礎上納入了對“非稅”業務的監管，比如殘保金、高速公路票據、工會經費等。非稅業務、全票種覆蓋、銀行回單覆蓋等共同作用實現了“對業務更全面監控”。而各部委、人民銀行以及商業銀行等參與機構之間信息共享和通道核查，可實現企業相關人員手機號碼、企業納稅狀態、企業登記注冊信息核查三大功能，這使得現代化稅收征管系統進一步增強。簡言之，未來的企業財務數據將更加透明、監控更加全面，同時，稅務稽查也會更嚴格、更精準。
02
解放重復工作，財務數字化勢在必行
2021年初，數電票首次亮相，作為敏捷的財務收支管理平臺，合思自同年起就深入參與數家大型集團企業、科研機構的試點工作，并助力企業成功完成了收票試點；同時，合思與地方政府緊密合作，與多家標桿客戶企業共創試點方案。
在方案共創過程中，合思總結實踐經驗、找到實踐與政策理論之間的差距，并與解決方案一并上報相關機構，部分意見和建議被充分吸收和接納。具體總結如下：
1、參與制定發票管理數據歸集規則
數電票的新數據規范中不僅包括發票本身的信息，也包括發票的管理信息，例如其關聯的合同、銀行憑證等。企業的管理模式不一，有的業務類型較多，有的業務環節復雜，要求所有企業采取一致性的流程顯然是不現實的。但是，如果完全放棄中間過程的管控，又將與監管的目的背道而馳。那么，在哪些必要環節傳遞哪些必要數據，將成為數電票政策亟待明確的關鍵問題。
2、推動電子會計憑證歸檔單軌單套制落地
大多數改革需要逐步落地，目前紙電混合并行的檔案管理模式可能會持續若干年，但檔案管理方式演化的終點必然是“單軌制+單套制”。因此，合思預判將從現在的“雙軌制+雙套制”先過渡至“雙軌制+單套制”，而“單軌制+單套制”是合思一直堅信的未來演進方向。
3、銷項票的處理流程
目前，政策中僅明確了進項票如何記賬與歸檔，但對于數電票的銷項票如何操作尚未給出指導規范。針對這一部分，合思將與官方的專家領導和行業內專家共創，提出建設性意見。
4、個人電子憑證賬戶的建立與應用
電子發票推出以來，在開票企業開具發票時，接收端企業的稅務賬戶會立即收到這張電子發票。但是，對于收票企業而言，系統內存在大量沒有與業務關聯的發票，不僅不會幫助企業更好地管理發票，反而增加了大量非必要的工作量。而建立個人電子憑證賬戶，使之與企業、開票過程進行關聯，將輕松解決這一問題，數電票將驅動企業財務管理能力進一步提升。
5、推動國稅向納稅人全面開放電子憑證相關接口
除了規模足夠大且經過復雜、緩慢流程申領拿到接口直連權限的企業，大部分企業仍需通過第三方平臺提供的爬蟲爬取方案、獲取信息，這種方式安全性不高、風險大、性能不穩定。一旦全面電子化，潛藏的涉稅風險與對效率的負面影響會被無限放大，成為阻礙變革的重要因素。因此，推動國稅向納稅人全面開放電子憑證相關接口是接下來改革的關鍵部分。
03
數電票優勢明顯，三大變化應關注
與傳統的紙質發票、電子發票相比，數電票的優勢明顯：
領票流程更簡化。納稅人不再需要預先領取專用的稅控設備，通過“賦碼制”取消特定發票號段申領；通過“授信制”自動為納稅人賦予開票總額，實現開票“零前置”。新辦納稅人都可“開業即可開票”，非常人性化。
開票更便捷。納稅人當前仍需登錄多個平臺才能完成發票的開具、交付、查驗、用途勾選等全部流程，未來可直接在電子發票服務平臺完成全部操作；同時數電票也將不再受發票張數限制，在開票總額度的控制下按需開具，開票時才扣減額度。
多種文件格式供不同場景使用。想快速查閱內容可選用PDF和OFD格式的文件，存儲環節想節省空間可使用XML格式的文件，文件的各種格式可通過工具包進行自由切換，大大提升使用的便利性。
盡管數電票為納稅人帶來了切實的便利，但是企業在發票管理、報銷、入賬、歸檔、存儲等環節迎來了新挑戰，具體變化如下：
1、發票管理形式的變化
短期內，數電票、電票、紙票將并行，企業需具備處理發票并行的能力。同時，發票的后續處理流程也需要梳理清晰。
2、報銷入賬流程的變化
當前，企業的業財融合建設迫在眉睫，而業務流程重塑更為迫切。數電票背后承載的信息不只是簡單的發票信息，還包括了大量的管理信息，諸如業務信息、付款情況等。如果業務流程不夠簡潔高效，就會依賴業務或者財務人員手動維護，既不經濟也不效率，甚至會造成合規風險。
3、發票電子存檔的變化
“財會6號文”中明確規定了符合檔案管理要求的電子會計檔案必須保存電子原文件，可不再另以紙質形式保存。這意味著數電票、電子會計憑證等長期保管的可用性、長期性、安全性、合規性會面臨新的挑戰。
04
數電票收票端流程，“四流合一”更合規
結合上述政策指導文件與共創方案的經驗，合思將整體業務流程梳理如下：
在收票環節，如果收到紙質發票，處理流程應與原先的管理流程保持一致，有序完成寄收、復核、裝訂、歸檔等；如果收到傳統電子發票，可通過系統在線收票或者通過OCR識別提取到票面信息；如果收到數電票，可直接在線收票并提取票面信息。而后續的業務流程不會發生較大變化。
●在線接收數電票和電票后，系統內完成驗真查重，防止收到錯票、假票和重復票等；
●已確認發票匯入發票池，相關發票推送至報銷報賬流程，同步歸集業務數據；
●報銷流程結束后，發起付款結算，支付完成后收到電子銀行回單，并同步歸集；
●同步至核算系統，入賬、制證，最后導入電子會計檔案系統進行歸集、存儲。
在這一過程中，發票、業務，銀行回單、憑證等數據信息實現“四流合一”，通過合思BI分析系統可視化、多維度地對企業數據資產進行沉淀和呈現，為企業經營策略調整提供數據支撐。
05
企業最關心的三個問題，這里有答案
Q1
XBRL、XML、OFD、PDF各種文件是什么關系？
開具的XML文件是數電票的載體，而數電票本質是一串字符。值得特殊說明的是，之前的PDF格式電子發票試點最終會被XML格式的數電票取代。就文件儲存空間而言，一個PDF格式文件約200kb，但承載同樣信息的XML文件只有2kb，即存儲同樣的信息內容，XML文件只要PDF文件的1%的資源成本。我國的發票與電子會計憑證的數據量巨大，99%的資源節省將是PDF格式文件被替代的重要因素之一。
XBRL是特定數據結構的XML文件，是用來記錄電子憑證間關系。我們看到的XBRL文件，其文件后綴是XML。需要強調的是，XBRL結構的XML文件并不是數電票。在十四五規劃中，財政局要求審計數字化、信息化，再到數字化轉型，其核心目標是審計對象的本質發生了改變，即從紙質到電子。要實現審計數字化，一定要先完成財務檔案證據鏈的數字化。對于數字化的封裝，XML的細分格式——XBRL更利于解析 ，更便于封裝和加簽。因此，XBRL格式被率先推到這次試點上。XBRL文件可以抽象成紙票時代的曲別針，存檔前，財務人員會將對應的單據、發票用曲別針固定在一起；而數電票時代，XBRL文件就是那個曲別針，把相關信息打包串聯在一起。
而數電票時代的OFD和PDF文件，是為了讓抽象的XML文件被人們看懂而存在的衍生品，其本質仍然是數據。因此，我們可以總結：XML文件是數電票的本體；XBRL文件是國際化通用的電子曲別針；PDF和OFD是XML的可視化附件。
Q2
新的收票流程是什么樣的？
以一個典型的報銷場景為例，員工請客戶吃飯，餐廳需開具一張數電票。在開具瞬間，員工所在企業賬戶會多一張發票，但這張發票缺乏相應的信息，以至于財務并不知道這一宴請行為是否合規，更無法進行下一步財務處理。
事實上，在開具發票的同時，員工可以通過郵箱、支付寶或者微信卡包等應用，獲得一張PDF、OFD或者XML文件，再將這一文件上傳到報銷系統進行報銷報賬操作。系統會先判定文件的格式，如果是PDF或者OFD格式，會通過工具包自動轉成XML；如果是XML文件，則無需此項操作。如果員工上傳了不同格式的同一發票，會在查重驗真環節被攔截；如果是發送到郵箱，大部分報銷軟件也會支持從企業郵箱中自動讀取數電票并自動上傳系統，員工僅需填寫對應的報銷單據即可。
提交報銷后，財務人員的操作流程幾乎與之前保持一致。在系統支撐下，省去了電票再打印的無意義工作，直接發起付款、記賬、歸檔即可。由于不再打印，電子憑證原件儲存顯得尤為重要，而XBRL文件會在系統內自動生成，后續也會傳到電子會計檔案系統自動歸檔。
通過上述流程可得知，數電票政策下，企業只要使用適配了政策的系統，員工和財務可以做到無感。
Q3
XML文件如何存檔？如何合規？
隨著無紙化政策趨于明朗，“財會6號文”中明確指出必須存儲電子原文件。從企業合規角度看，使用電子會計憑證歸檔需要滿足以下四個要求：
第一，電子會計憑證需查驗其合法性與真實性，通過登錄稅務局網站校驗，或利用市面上成熟的工具、服務完成校驗。
第二，電子會計憑證的傳輸、存儲需安全可靠，對電子會計憑證的任何篡改能及時被發現。
第三，會計核算系統能夠準確、完整、有效地接收和讀取電子會計憑證及其元數據，能夠按照國家統一的會計制度完成會計核算業務，能夠按照國家檔案行政管理部門規定的格式輸出電子會計憑證及其元數據；設定經辦、審核、審批等必要的審簽程序，能夠有效防止電子會計憑證重復入賬的風險。
第四，電子會計憑證的歸檔及管理應符合《會計檔案管理辦法》（財政部 國家檔案局第79號令）等要求。事實上，第二和第三點是確保證據鏈的完整性，是合規歸檔的重要前提。即原始的申請單據，需要匹配對應的時間、內容，產生的消費和消費記錄，支付記錄等信息保持一致。隨后，系統再生成相應的記賬憑證，最后完成存儲和歸檔。
綜上，金稅四期下，以數治稅、數電票取代紙票和傳統電票的趨勢確定無疑。如果說紙票是斧頭，數電票是電鋸，把企業生產比作砍樹，那么電鋸毋庸置疑是砍樹效率最高的工具。因此，企業在面臨生產工具的升級換代時，管理方法與手段也需要同步更新升級。對于企業而言，這是挑戰，也是機遇。只有通過全面數字化轉型升級的企業，才有可能在未來筑起更高的競爭壁壘。
