（人民視覺/圖）
2022年9月，徐澄突然發覺，一個已有9年不知其蹤的檔案袋，成了她求職途中的關鍵問題。
這是一個記錄徐澄履歷的檔案袋，她不能經手，更無權查閱。大部分中國人在中學階段便開始被建立這一份人事檔案，神秘且嚴肅，直至退休時，它還將決定被記錄者的余生待遇。
如此重要的一個檔案袋，其管理程序在徐澄后來的求解過程中卻顯得刻板又圓滑。在工作前五年，曾經供職過的三家單位都不曾有人過問檔案之事，直到她在2022年即將入職一家事業單位時，那份消失的檔案成為了必需品。
這并非孤例。在南方周末記者采訪中，有人與自己的檔案袋“互不打擾”，有人卻為此四處奔波，甚至有人因為一紙檔案，維權多年。而2023年6月27日的一個熱搜，再次將人事檔案拉入公眾視野：四川省瀘州市一位母親無意間私拆了女兒檔案袋封條，女兒崩潰大叫。
中國的人事檔案約起源于漢代，相關管理制度不斷傳承、變化。中國共產黨在抗戰時期提出建立干部檔案工作及管理制度，并在新中國成立后逐漸完善。在改革開放四十余年的沖刷之下，人口流動與身份變化早已超出制度設計，在21世紀初，媒體輿論曾聚焦過檔案管理弊端的極端案例，探討改革之道。如今時隔近20年，各地多有革新措施，但在升學、調動、升遷、退休的人生關鍵節點，這個檔案袋的管理問題仍有時會像刺客一般，突然攔在某個人之前。
“忙起來忘掉，用起來需要”
“組織、人事、勞動（或人力資源管理）部門在人事管理活動中形成的，記述和反映人員經歷的、德能勤績和工作表現的，以個人為單位集中保存備查的各種方式和載體的歷史記錄。”
這是人事檔案學教材《人事檔案教程》里的定義。16年前，廣州大學南方治理研究院院長陳潭在《單位身份的松動——中國人事檔案制度研究》（以下簡稱《單位身份的松動》）中就形容人事檔案是“說起來重要，排起來次要，忙起來忘掉”。一個課本大小的棕色牛皮紙袋離絕大多數被記錄者似乎頗為遙遠。
不過，陳潭還有一句：“用起來需要”。人事檔案至今仍與許多重要事項牢牢綁定。依據教材《人事檔案管理實務》，報考研究生需要出具記錄個人經歷、學歷與成績的人事檔案材料，入職公有企事業單位、報考公務員、職稱評定、合同鑒證、離退休都要檔案作信證，在五險一金的發放上，檔案所記錄的工齡、工資、待遇、職務等信息也是重要依據。一旦斷、棄檔，福利保障都受影響。
也恰因為這些繁雜的綁定關系，人事檔案管理成了一些被記錄者的痛點。
南方周末記者采訪了10個曾與人事檔案發生“糾葛”的人。從高校學生到機關干部，他們身份不一；在升學、工作調動、退休等各個階段，都有受訪者為檔案所困；麻煩起始的年代最早可追溯至改革開放初期，有些至今沒能得到妥善解決。
江西人米園就不得不在臨近升學之際同檔案“死磕”。2023年，她考研報到，要把檔案存入學校時，發現沒有高中的學籍檔案。輔導員讓她回高中學校補辦，她卻被高中學校告知檔案丟失，只能開就讀證明。
這已非她首次在人事檔案上遇到麻煩。此前，讀完自考的專科與本科后，前者把學籍檔案發回她自己手中，后者則干脆連密封檔案袋都沒有，只給了兩張紙，她只好買袋子裝起來。當她嘗試將檔案存入當地人才市場時，工作人員告訴她，人才市場不接受非全日制的檔案。至今，她都只能自持兩份檔案。
更多的人則在工作調動中遇到了麻煩。前述的徐澄在尋檔案過程中，高中母校無人愿意補辦檔案，直到電話騷擾母校一個月，才有老師答應。補辦完畢，徐澄又發現，個人自持的檔案無法存入人才市場。她只好花費1000余元，找一個淘寶商家代為存入另一省的人才市場，再調入工作地。
老家在甘肅一縣城的祁菲則曾與檔案管理機構杠上。她回憶，2023年3月，她入職一家事業單位時，單位給了她一張表格，需要她的檔案管理機構填寫、蓋章。然而，存放祁菲檔案的縣人社局檔案室告訴她，她無法證明自己在新單位工作，故此不能填表蓋章。如要辦理，祁菲新單位必須派人持介紹信至縣城方可。
祁菲一度覺得要辦不成入職手續了。后來，她向上一級的市人才服務中心詢問才得知，她本人持表格可以辦理。祁菲跑回老家，拿著上級說法與單位介紹信，才辦成了事。
上海人鄢平也因檔案問題在工作變動上摔過跤。2021年，他入職一家事業單位時，后者告訴他，他自稱曾在一家國企與另一家事業單位工作過，檔案上卻沒有記錄。在幾番折騰之后，直到他母親在家翻出了當年簽訂的勞動合同，這才算是堵上了檔案的漏洞。
“檔案沒有非常客觀全面地記錄我的工作經歷，我反而要為檔案的缺失來進行額外的解釋。”鄢平感嘆。
而在檔案管理的另一端，陳潭曾在書中總結，當時人事檔案管理已出現了棄檔死檔、人檔分離、虛假檔案、人質檔案、黑檔案等問題。16年后，在中國人民大學信息資源管理學院教授黃霄羽看來，上述部分問題已經逐漸消解，但棄檔與虛假檔案問題至今存在。
黃霄羽回憶，2022年，她曾受教育部委托對高校畢業生的棄檔問題與對策進行課題研究。據不完全統計，有約70%的畢業生不同程度地存在棄檔問題。
虛假檔案問題也一度并不少見。司法部原黨組成員盧恩光便是人事檔案造假的典型之一。據央視電視專題片《巡視利劍》，盧恩光被稱為“五假干部”，其年齡、學歷、入黨材料、工作經歷、家庭成員全部存在造假。不過，黃霄羽告訴南方周末記者，這一問題已有好轉。
“檔隨人走”
2003年，從益陽師范專科學校（今湖南城市學院）畢業20年后，突然有人向湖南作家湯國基寄來了他部分檔案材料的復印件。直到那時，他才知道，檔案里竟被當年的班主任及母校分別加上了如下考語：“有嚴重的神經官能證，不宜擔任教學工作”“考慮到該生長期患有頭昏失眠等疾病，有時精神有反常現象”。
湯國基曾在1980年代兩次做過鑒定，結論均為無精神病。在他看來，正是并不符實的短短幾句話，令他一生無比坎坷。在大學畢業后分配工作的年代里，沒有單位愿意接收他，他還被關入過精神病院，談婚論嫁的女友也因他患精神病的傳聞而離開。
這是《單位身份的松動》中收錄的案例，更是當年轟動一時的新聞。這或許也是檔案管理的極端反例——一份始自青年時的檔案，卻能跟隨、影響被記錄者一生。
絕大多數人的人事檔案始自學生時期。據人事檔案學專著《現代人事檔案管理》，有不少小學、初中都已為學生建檔。不過，目前中國明確的是，高中（含中專）學生均要建立檔案，其中主要包括畢業生登記表、學年評語表、考試成績登記表、體質測試表、畢業生家庭情況調查表等材料，這些材料隨被記錄者的履歷而增加。
高考錄取完成后，檔案由生源地招生主管部門寄至高校，也有高中會發回學生，由學生交給高校。高校畢業后，人事檔案也將因去向被劃分為兩類，即干部人事檔案與流動人員人事檔案。前者對應黨政機關公務員和國有企事業單位領導人員、管理人員和專業技術人員等，后者對應非公經濟和社會組織聘用人員、自由職業或靈活就業人員、未就業的高校畢業生及中專畢業生、自費出國留學的高校畢業生及其他因私出國人員等。
針對干部人事檔案，中共中央辦公廳于2018年印發了《干部人事檔案工作條例》。該條例規定，這類檔案由中央組織部主管，各地區各部門各單位按照干部管理權限分級負責、集中管理。干部人事檔案管理權限發生變動的，檔案需轉遞至新單位。
對持干部人事檔案者而言，檔案的重要性不言而喻。依照條例，干部錄用、提拔、調出等事項均需審核檔案。
而針對流動人員人事檔案，中組部、人社部等多部門于2021年發布了《流動人員人事檔案管理服務規定》。該文件規定，流動人員人事檔案由人社部門主管，管理服務機構為縣級及以上政府設立的公共就業和人才服務機構，以及經省級人社部門授權的單位。
流動人員數量龐大，各地人才市場因此成為許多人不得不打交道的檔案管理機構。黃霄羽告訴南方周末記者，按照相關規定，企業應當將流動人員的相關材料定期送交到人才市場。但她2023年6月在南方某市培訓和調研時發現，很多人才市場不愿接收企業材料，原因有二：一是流動人員人事檔案管理取消收取保管費，人才服務機構接收檔案缺乏動力，二是人才服務機構也缺乏專業的人員與管理能力。這就導致了流動人員人事檔案材料的分散與不連續，很多流動人員在人才市場的人事檔案袋中，還是高校時期的畢業生檔案。
“代辦檔案”市場
在檔案管理沉疴之處，早已衍生出另一個市場。
回老家補辦檔案前，身在北京的徐澄曾一度想過上網找中介。她曾在社媒平臺上私信過一家自稱可以代辦各類人事檔案業務的商家，詢問服務內容及價格。該商家稱，他們在全國都有業務員，能夠幫客戶跑通學校與戶籍地人才市場，存入檔案，打包價6800元。
如今，各大網絡平臺上都有不少“檔案中介”，收費替人解決麻煩。“檔案在自己手里怎么存”“怎么把檔案存放到人才中心”……這些商家聲稱可以代為辦理，收費視服務項目及中介不同，在數百至數千元不等。
一位受訪者告訴南方周末記者，2018年她函授本科畢業后，校方將檔案發回她，她私拆了檔案，導致檔案失效。后來，因考公需要，她找了一家中介機構，花了2000元補辦了檔案，順利通過了政審。
“這個行業其實很亂。”2023年7月16日，南方周末記者在北京見到檔案代辦從業者繆琛時，他如此直言。繆琛自述曾從事人事檔案管理十余年，后來開辦了一家公司，經營人力資源等多項業務，檔案代辦只是其中一項。
繆琛說，就檔案而言，他做得最多的是代人補辦學籍檔案與查找檔案，也為流動人員存檔，目前手下有十名左右專職處理檔案的正式員工，全國各地還有按業務量結算的合作業務員。按繆琛的說法，他的公司沒有固定的收費標準，金額視業務難度及耗費成本來定，有兩千的，也有上萬的。他拒絕透露月度業務量。
在繆琛看來，他辦理業務的辦法也頗為簡單，就是靠著對人事檔案政策的熟悉與一定的談判技巧。有客戶找他補辦學籍檔案前，已經找過學校，但老師拒絕補辦，繆琛代為溝通，就能說服老師；各省對人才市場能否接收自持檔案規定不同，執行力度不一，他會去客戶戶籍地的人才市場，自稱靠談判說服工作人員給客戶存檔。
“你得說到點子上。”繆琛說，“也不是說所有的單子我都能完成，有些單子分析后，我覺得它是能完成的，在政策里頭的確能找到結合點。”他估計，此類業務成功率在70%以上。如果實在無法辦成，他會退款。
從事跑腿業務有十來年的呂封也在江西干著檔案代辦的行當。倘若客戶需要在人才市場存入自持檔案，呂封則有另一套“生意經”。理想情況下，他會要求客戶的學校公對公轉遞檔案；如果行不通，他就與一些有門路的跑腿員合作，花錢請他們存入人才市場。他向南方周末記者透露，他存檔收費1000元，其中800元都是交給跑腿員的。
一位在湖北經營檔案代辦業務的商家也向南方周末記者坦承，要存自持檔案“主要是和一些人才市場合作”：“你沒有資源的話，肯定是沒辦法存進去的。”
這一市場雖游走于灰色地帶，但競爭仍很激烈。呂封說，一些大中介機構將檔案生意搶走后，業務層層轉包。以代客戶去人才市場調檔為例，據呂封了解，有些大機構要價800-1000元，再找呂封這樣的小商戶去辦。按呂封的收費標準，機構只需支付他150元左右即可。有時，這樣的生意還不只轉包一次，從中抽水者就更多。
繆琛也坦承，相較公司其它業務，檔案業務并不賺錢。說到底，并不存在“檔案代辦”的法定資質，“這一塊其實是個真空地帶”，他們只能算是“高級跑腿”。但他還沒有放棄這一業務，原因有二：一是跑成了有成就感，二是他時常因檔案業務結識大客戶，“我從這里頭可以挖掘機會，投資的或者是其它綜合性的機會”。
呂封已經開始考慮轉做其他跑腿業務，“如果我有資質，我就可以大大方方去做，沒有的話就夾在中間”。他發現，有些客戶還會特意跑到他的辦公地點查看。他猜測，檔案重要，客戶還是不信任代辦。
尋檔二十余年
然而，有一些麻煩不是“檔案代辦”能夠解決的。
據《單位身份的松動》，湯國基猜測，是因自己在師專求學時四處寫信反映學校師資水平不佳、教師不學無術，得罪了人，最終換來“致命”考語。為此，在2003年，他提起了一系列民事訴訟，要求母校和相關教育部門道歉并賠償。
訴訟并不順利。如今，在網絡與各類文獻中，已很難再找到他2004年后的訴訟進展信息。
事實上，在“檔隨人走”的漫長歲月中，總有人會因檔案管理錯誤而遭遇麻煩。重如湯國基，陷入影響半生的災難，這也迫使他們走上維權之路。
與湯國基類似，浙江舟山人虞吟霞也曾深陷檔案困境，并且直至2023年6月去世，她尋求公辦教師身份的維權之路仍未完結。
虞吟霞的女兒王萍兒告訴南方周末記者，1954年母親被招錄為教師，先后任教于舟山市岱山縣數所學校，一直是公辦學校正式教師。1962年，國家處于三年嚴重困難時期，虞吟霞響應國家號召，自愿放棄公職人員待遇，被精簡下放到寧波市鎮海縣的農村小學做代課教師。
后來，政府為精簡下放的知識分子落實政策。虞吟霞一家搬到寧波市區，但她曾經的公辦教師身份卻始終無法得到認定，她一直做著代課教師。直到1979年，虞吟霞不能繼續代課教書，這才試圖找回公辦教師身份。
王萍兒回憶，彼時，阻礙母親找回身份的一個障礙，便是她的檔案遺失了。從1979年起，虞吟霞便開始尋找檔案。那時，她常在寧波、舟山、岱山的檔案館、教育局等部門來回奔波，早上從寧波出發，坐車再換船，到岱山時已經晚上了。
王萍兒說，為了維持生活，母親曾在居委會工作，也去父親所在的工廠做臨時工。父親也支持母親尋檔，跑到鄉下的田里種植花木，再拿到城里銷售。
一晃二十余年過去，檔案始終不見蹤影，直到2001年。王萍兒記得，那年，母親接到了一個電話，電話中她被告知，她的檔案在岱山縣檔案館的一個箱子里被翻了出來。
此后，虞吟霞的生活重心也轉移到了為自己討說法上來。
這又是一段歷時二十余年的繁復過程。依據王萍兒提供的材料，虞吟霞在各級政府部門之間反復求證和上訪。此間，政府部門的說法時有變動。而后她又走上了訴訟和抗訴之路，所訴多被駁回，其中岱山縣法院認為是“屬于歷史遺留問題”。
2023年3月，岱山縣教育局再次出具了信訪事項處理意見書，除去維持無法認定公辦教師身份的意見外，還稱省內沒有文件規定，1962年精簡下放的職工一定要在1970年代回收轉正。5月，舟山市教育局決定終止虞吟霞的復查申請。6月26日，虞吟霞離世。臨死之際，她囑托女兒繼續代為維權。
檔案數字化
虞吟霞的檔案困境，如今在一些城市或許已不會發生。根據繆琛的觀察，一些地方政府也在嘗試革新人事檔案管理系統。一個重要舉措就是檔案數字化。繆琛就曾為某直轄市做過檔案數字化的外包工作。
安徽省蚌埠市也是做出此種改進者之一。自2019年以來，蚌埠市人社局啟動人事檔案數字化管理工程，歷時2年多將人社系統保管的人事檔案共50.59萬卷全部電子化掃描入庫。
該局檔案管理中心主任肖暢告訴南方周末記者，檔案數字化完成后，很多涉及檔案的業務辦理就方便多了。以退休手續為例，數字化完成前，流動人員退休的辦理工作需要檔案保管部門的工作人員將紙檔送至人社局，人社局再翻閱紙質檔案，確認其工齡等信息，耗時很長；數字化后，人社局系統內就有申請人的電子檔案，申請人足不出戶即可在網上申請辦理退休，人社局也可在線上審批，大大提高了效率。
除此之外，數字化過程中，這套系統也緊急拯救了一些出現問題的檔案。“我們在整理的時候就會發現，有一些（檔案）可能因為水漬或者霉變，已經粘連在一起了。”肖暢說，“通過電子化，我們能及時止損。”
數字化工作還能為檔案查找提供便利。曾有人到檔案管理中心尋找丟失的檔案，該檔案自其原工作單位在1990年代破產清算后就下落不明。但在系統里，工作人員輸入來訪者的曾用名搜索后，終于找到了它。
事實上，并不只有蚌埠在推進人事檔案電子化。據報道，江蘇省常州市也預計在一年內完成采集全市15萬份、數千萬頁的流動人員人事檔案材料影像資料。而在此之前，已經有多地完成了流動人員或干部人事檔案數字化進程。2012年，四川省成都市本級社會人才人事檔案全面實現電子化；2022年，遼寧省東港市則實現了3940卷干部人事檔案的數字化管理；浙江省也實現了線上辦理流動人員人事檔案接收、轉出、資料收集、證明出具等業務。
也是在檔案數字化的大趨勢下，肖暢還有更大的設想。她希望能在全省乃至全國的層面建立起一個統一的數字化檔案平臺。她介紹，目前一些檔案業務的辦理還存在著市、省的藩籬。例如，有檔案存放在蚌埠的流動人員，需要在外省辦理退休時，需要將紙質檔案寄送到外省，外省相關部門審閱完畢后再行寄回。而有了統一的數字化平臺后，兩地都能免此苦處，可在線查閱。
不過，數字化工作依然面臨著挑戰。在黃霄羽看來，人事檔案數字化后，內容若遭篡改，很難留下肉眼可識別的痕跡，真實性難保證；此外，業界也面臨著數據需要定期在不同設備中不斷遷移，以免無法讀取的問題。
（文中徐澄、鄢平、祁菲、呂封、繆琛為化名，報道參考《人事檔案教程》《現代人事檔案管理》《人事檔案管理實務》《單位身份的松動——中國人事檔案制度研究》）
南方周末記者 姜博文 南方周末實習生 鄧可 林倩伊
責編 何海寧
