企業電子憑證如何管理才合規，又如何進行報銷、入賬、歸檔？這一系列問題在國家《關于公布電子憑證會計數據標準的通知》出臺后，有了更明確的答案。
在《關于公布電子憑證會計數據標準的通知》中，首次規范了“結構化數據文件+版式文件封裝+電子簽名”的電子憑證標準，明確了電子憑證從開具、接收到處理、歸檔等各環節全流程標準化無紙化處理。這不僅為廣泛存在的電子憑證“接收難、入賬難、 歸檔難”問題提供了解決路徑，更明確了電子憑證的法律效力，標志著真正“無紙化”時代的到來。
那么，政策有了、方向有了，企業如何做才能符合國家對于電子憑證的合規要求，真正解決電子憑證的接收、入賬、 歸檔難題？近期，合思檔案「電子憑證中心」功能正式上線，全面解決企業電子憑證數據在線獲取、統一存儲、集中管理、實時跟蹤等一系列難題，保障電子憑證數據來源的合法性、真實性以及數據安全性，大大降低企業電子憑證流通成本，徹底打破電子憑證合規難題。
合思檔案作為領先的單套制電子會計檔案管理平臺，其提供的預歸檔服務已經匯集了來自票據、業務、資金、核算等系統的會計資料。接收端試點單位在報銷業務對應的會計入賬完成后、會計憑證歸檔之前，需要根據實際入賬情況使用工具包生成入賬信息結構化數據文件。「電子憑證中心」功能快速實現電子憑證入賬信息實例文檔的封裝，并創新性地將封裝節點設定為“入賬后、歸檔前”，以更大限度突破電子憑證的流程管理效率。
合思「電子憑證中心」功能是遵從會計數據標準形成的電子憑證數據中心，用于企業外部電子憑證數據匯集，實現會計數據多渠道獲取、驗簽、解析、自動填報、入賬、封裝、歸檔的端到端全流程自動化。
隨著原始數據對原始憑證的完全替代，經濟活動流轉的媒介不再是紙張，而是永不下線的數據。通過合思檔案廣泛連接的能力，對接各類業財系統收集數據，讓數據價值最大程度釋放。
在預歸檔服務環節，合思檔案即可提取電子憑證數據進入電子憑證中心。通過對電子憑證進行驗簽，解析提取結構化數據XBRL。若電子憑證提取的不是XBRL格式，則進行發票要素查驗，將結構化數據轉換為XBRL格式。轉換成功后，結合入賬的記賬憑證信息，生成入賬結構化實例文件。企業可在系統內預覽、更新入賬實例文檔；同時支持導出，用于外部審計、稽查、上傳財政部備案。
重點關注一：全面匯集財務數據
通過預歸檔功能，合思檔案強大的可視化規則引擎，可按照業務單據關聯邏輯、實際業務場景，實現自定義關聯關系搭建。自動完成電子憑證與業務數據匹配，實現發票流、合同流、資金流、貨物流的四流合一數據匯集。
重點關注二：批量驗簽、驗真，自動化解析
企業外部電子憑證進入電子憑證池后，支持批量進行驗簽、驗真、為該電子憑證打上標簽，標記該電子憑證的真實性。
重點關注三：入賬實例文檔支持生成、更新、導出
通過驗簽的電子憑證，在電檔完成檔案組裝后，可生成電子憑證的入賬實例XBRL文檔。同時標記該憑證已入賬。當電子憑證入賬信息變更時，支持更新入賬實例XBRL文檔信息。支持批量導出電子憑證入賬實例XBRL文檔，用于外部審計、稽查、上傳財政部備案。
重點關注四：支持在線預覽、更新、導出電子憑證實例文檔
當一個電子憑證多次入賬時，支持在線查看多個入賬實例文檔。通過每個入賬實例文檔，都可以清晰查看電子憑證的基礎憑證信息、電子憑證狀態、會計主體信息、入賬記賬憑證信息等，滿足對電子憑證接收、入賬、歸檔的全流程跟蹤與記錄。
重點關注五：數據匯集便捷連貫，電子憑證接收、入賬、歸檔全面支持
廣泛連接主流業財軟件，多渠道采集，開放式系統對接，數據歸集不捆綁。
試點要求的9類電子憑證類型，不同的格式（OFD、PDF、XML）全面支持采集、驗簽、解析XBRL，生成入賬結構化實例文檔。
未來，在L4級無需報銷解決方案的全鏈路支撐下，合思檔案將持續迭代功能，可全維實現從聚合消費、費用報銷、導入驗票、智能審批、自動支付、財務記賬、數據歸檔全流程智能化體驗。
