隨著國家數(shù)字經(jīng)濟的快速發(fā)展，票據(jù)電子化改革在加速推進。
2020年，財稅領(lǐng)域落地了標志性事件——電子專票正式在寧波開展，與此同時，財稅數(shù)字化的應(yīng)用矩陣也初現(xiàn)輪廓。
電子會計檔案是財稅數(shù)字化的樞紐工程，歷經(jīng)多年政策推動，相關(guān)規(guī)則與標準日漸成熟。進入2021年，國家稅務(wù)總局、國家檔案局、財政部、商務(wù)部等四部委聯(lián)合發(fā)布了《關(guān)于進一步擴大增值稅電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作的通知》，決定再選定一批單位開展增值稅電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作，要求形成示范效應(yīng)。
企事業(yè)單位的財稅數(shù)字化轉(zhuǎn)型需求迫切。同時，經(jīng)濟社會數(shù)年來的數(shù)字化轉(zhuǎn)型建設(shè)漸顯效應(yīng)，精細化管理成為企業(yè)提升競爭力的顯性方法，尤其對于集團型企業(yè)而言，業(yè)務(wù)、財務(wù)與稅務(wù)的數(shù)字化建設(shè)急需管理閉合。
面向場景應(yīng)用的確實需求，金田銅業(yè)將電子會計檔案的建設(shè)提上日程，并選擇了百望云作為合作伙伴，共同參與到新式會計檔案的探索浪潮中。
深化戰(zhàn)略合作，撬動數(shù)字化管理升級
始建于1986年的金田銅業(yè)，是全球領(lǐng)先的銅及銅合金材料供應(yīng)商、中國500強企業(yè)，產(chǎn)業(yè)涵蓋了銅加工高新材料、建筑材料等領(lǐng)域。金田銅業(yè)堅持科技創(chuàng)新，持續(xù)強化數(shù)字化建設(shè)和智能工廠打造，先后獲得寧波市“兩化融合示范單位”、“未來工廠”等榮譽。
對于電子會計檔案的建設(shè)，金田銅業(yè)著眼未來，以適配財務(wù)共享中心的高標準要求，既要解決當下歸檔成本高、生產(chǎn)力受制約的現(xiàn)狀，又配合企業(yè)整體的轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略，使其成為驅(qū)動財務(wù)管理數(shù)字化的撬點。
為此，金田銅業(yè)對市場上的諸多產(chǎn)品進行了深入的調(diào)研和交流，經(jīng)過縝密對比選擇了百望云作為合作伙伴。百望云為2000多家企業(yè)集團型企業(yè)、超200萬家成長型企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)的財稅數(shù)字化解決方案，在行業(yè)中所累積起來的優(yōu)質(zhì)品牌聲譽，成為贏取金田銅業(yè)信任的伊始。
作為財稅領(lǐng)域的獨角獸企業(yè)，百望云通過長年的技術(shù)打磨與行業(yè)觀察，在滿足信創(chuàng)相關(guān)標準的基礎(chǔ)上，產(chǎn)品能與市面主流的操作系統(tǒng)廠商、硬件廠商進行了互認證，且覆蓋多種應(yīng)用端。
百望云擁有OFD自主知識產(chǎn)權(quán)，能幫助企業(yè)建立起原始憑證庫，生成涵蓋對各類憑證采集、歸檔、利用、管理和統(tǒng)計的全生命周期技術(shù)服務(wù)；圍繞財稅數(shù)字化的全系建設(shè)，百望云更有著深厚的沉淀。
需求導(dǎo)向，深挖場景創(chuàng)新應(yīng)用
技術(shù)是撬動業(yè)務(wù)升級的杠桿，場景與需求則是指向標。于是在達成合作的伊始，雙方由集團財務(wù)部和信息管理部高層領(lǐng)導(dǎo)牽頭成立了項目組，討論制定了SOW工作范圍說明書和項目管理章程，召開了項目啟動動員會議。
項目組在建設(shè)前期進行了詳實的調(diào)研：
金田銅業(yè)有20余家分子公司，在寧波、江蘇、廣東、重慶、越南等地建有六大生產(chǎn)基地，并在香港、美國、德國、日本等地設(shè)立子公司。金田銅業(yè)的業(yè)務(wù)場景十分復(fù)雜，業(yè)務(wù)流程與操作各有參差。
上述種種帶來了巨量的會計資料處理，金田銅業(yè)面對的是每月增加的4萬余張憑證。為此，金田銅業(yè)專門建立了3個檔案室進行管理，陳舊的檔案則需要送到偏遠的庫房存儲，產(chǎn)生了大量裝訂、打印、保管等費用。
項目組基于場景應(yīng)用與切實需求，對項目的建設(shè)進行了嚴密的規(guī)劃，將原本重復(fù)繁瑣易錯的工作進行重構(gòu)，確立了建立數(shù)字化辦公，以新式電子會計檔案系統(tǒng)降低管理成本，提升工作效率與準確率的目標。
高標準財稅智能化建設(shè)，推動無紙化辦公與集中管控
基于明確的項目規(guī)劃，百望云為金田銅業(yè)定制了基于OFD版式的電子會計檔案解決方案，通過以SAP為核心的多系統(tǒng)對接，構(gòu)建涵蓋業(yè)務(wù)憑證、發(fā)票等資料的檔案庫管理，并實現(xiàn)多源數(shù)據(jù)的對接。
在數(shù)據(jù)貫通基礎(chǔ)上，百望云以盡量自動化歸集的思路和技術(shù)對企業(yè)的影像信息處理、通過OCR和一維碼、二維碼識別技術(shù)完成憑證數(shù)字化處理，實現(xiàn)檔案歸檔自動化、智能化，建立起具備線上匹配原始憑證、多維查詢搜索等功能的檔案管理體系，覆蓋了從原始單據(jù)采集、歸檔、調(diào)閱、銷毀的全檔案生命周期管理。
因為數(shù)據(jù)與系統(tǒng)的貫通，線上從審批到記賬的整個流程內(nèi)，所產(chǎn)生的原始憑證都將通過影像化、數(shù)字化的方式自動生成。例如“OA線上流程自動生成憑證”功能中，紙質(zhì)報銷單及附件經(jīng)掃描生成影像文件，MBS資金支付產(chǎn)生銀行回單等原始憑證，將與記賬憑證自動關(guān)聯(lián)，由線上歸集到電子會計檔案系統(tǒng)。
經(jīng)過對OA系統(tǒng)四十余條流程的優(yōu)化，金田銅業(yè)改變了以往紙質(zhì)憑證手工作業(yè)進行訂裝、審核、查閱的模式，確保了檔案數(shù)據(jù)安全，較大程度地提升了財務(wù)管理的運行效率，并降低了財務(wù)檔案管理成本。
數(shù)據(jù)標準統(tǒng)一、在橫向系統(tǒng)中順暢流通的基礎(chǔ)上，金田銅業(yè)為財務(wù)共享中心的建設(shè)架構(gòu)了底層系統(tǒng)的支持。
基于前沿的信息技術(shù)與生態(tài)，對內(nèi)部的價值鏈進行重塑與改造，已經(jīng)成為眾多企業(yè)挖掘自我的途徑。而電子會計檔案是財稅數(shù)智化變革的代表性工具，比傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案有著代差的生產(chǎn)力提升。
以金田銅業(yè)為代表的企業(yè)乘勢而上，以信息技術(shù)推動管理創(chuàng)新，構(gòu)建起更具生產(chǎn)力、更具效率的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)。百望云也將持續(xù)扎根票單證數(shù)字化基建，在滿足國家政策對技術(shù)、規(guī)則的要求下，深挖前沿的理念與技術(shù)，賦能企業(yè)，提升經(jīng)濟社會的運行效益。
