隨著國(guó)家數(shù)字經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，票據(jù)電子化改革在加速推進(jìn)。
2020年，財(cái)稅領(lǐng)域落地了標(biāo)志性事件——電子專(zhuān)票正式在寧波開(kāi)展，與此同時(shí)，財(cái)稅數(shù)字化的應(yīng)用矩陣也初現(xiàn)輪廓。
電子會(huì)計(jì)檔案是財(cái)稅數(shù)字化的樞紐工程，歷經(jīng)多年政策推動(dòng)，相關(guān)規(guī)則與標(biāo)準(zhǔn)日漸成熟。進(jìn)入2021年，國(guó)家稅務(wù)總局、國(guó)家檔案局、財(cái)政部、商務(wù)部等四部委聯(lián)合發(fā)布了《關(guān)于進(jìn)一步擴(kuò)大增值稅電子發(fā)票電子化報(bào)銷(xiāo)、入賬、歸檔試點(diǎn)工作的通知》，決定再選定一批單位開(kāi)展增值稅電子發(fā)票電子化報(bào)銷(xiāo)、入賬、歸檔試點(diǎn)工作，要求形成示范效應(yīng)。
企事業(yè)單位的財(cái)稅數(shù)字化轉(zhuǎn)型需求迫切。同時(shí)，經(jīng)濟(jì)社會(huì)數(shù)年來(lái)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型建設(shè)漸顯效應(yīng)，精細(xì)化管理成為企業(yè)提升競(jìng)爭(zhēng)力的顯性方法，尤其對(duì)于集團(tuán)型企業(yè)而言，業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)與稅務(wù)的數(shù)字化建設(shè)急需管理閉合。
面向場(chǎng)景應(yīng)用的確實(shí)需求，金田銅業(yè)將電子會(huì)計(jì)檔案的建設(shè)提上日程，并選擇了百望云作為合作伙伴，共同參與到新式會(huì)計(jì)檔案的探索浪潮中。
深化戰(zhàn)略合作，撬動(dòng)數(shù)字化管理升級(jí)
始建于1986年的金田銅業(yè)，是全球領(lǐng)先的銅及銅合金材料供應(yīng)商、中國(guó)500強(qiáng)企業(yè)，產(chǎn)業(yè)涵蓋了銅加工高新材料、建筑材料等領(lǐng)域。金田銅業(yè)堅(jiān)持科技創(chuàng)新，持續(xù)強(qiáng)化數(shù)字化建設(shè)和智能工廠打造，先后獲得寧波市“兩化融合示范單位”、“未來(lái)工廠”等榮譽(yù)。
對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案的建設(shè)，金田銅業(yè)著眼未來(lái)，以適配財(cái)務(wù)共享中心的高標(biāo)準(zhǔn)要求，既要解決當(dāng)下歸檔成本高、生產(chǎn)力受制約的現(xiàn)狀，又配合企業(yè)整體的轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略，使其成為驅(qū)動(dòng)財(cái)務(wù)管理數(shù)字化的撬點(diǎn)。
為此，金田銅業(yè)對(duì)市場(chǎng)上的諸多產(chǎn)品進(jìn)行了深入的調(diào)研和交流，經(jīng)過(guò)縝密對(duì)比選擇了百望云作為合作伙伴。百望云為2000多家企業(yè)集團(tuán)型企業(yè)、超200萬(wàn)家成長(zhǎng)型企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)的財(cái)稅數(shù)字化解決方案，在行業(yè)中所累積起來(lái)的優(yōu)質(zhì)品牌聲譽(yù)，成為贏取金田銅業(yè)信任的伊始。
作為財(cái)稅領(lǐng)域的獨(dú)角獸企業(yè)，百望云通過(guò)長(zhǎng)年的技術(shù)打磨與行業(yè)觀察，在滿足信創(chuàng)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，產(chǎn)品能與市面主流的操作系統(tǒng)廠商、硬件廠商進(jìn)行了互認(rèn)證，且覆蓋多種應(yīng)用端。
百望云擁有OFD自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)，能幫助企業(yè)建立起原始憑證庫(kù)，生成涵蓋對(duì)各類(lèi)憑證采集、歸檔、利用、管理和統(tǒng)計(jì)的全生命周期技術(shù)服務(wù)；圍繞財(cái)稅數(shù)字化的全系建設(shè)，百望云更有著深厚的沉淀。
需求導(dǎo)向，深挖場(chǎng)景創(chuàng)新應(yīng)用
技術(shù)是撬動(dòng)業(yè)務(wù)升級(jí)的杠桿，場(chǎng)景與需求則是指向標(biāo)。于是在達(dá)成合作的伊始，雙方由集團(tuán)財(cái)務(wù)部和信息管理部高層領(lǐng)導(dǎo)牽頭成立了項(xiàng)目組，討論制定了SOW工作范圍說(shuō)明書(shū)和項(xiàng)目管理章程，召開(kāi)了項(xiàng)目啟動(dòng)動(dòng)員會(huì)議。
項(xiàng)目組在建設(shè)前期進(jìn)行了詳實(shí)的調(diào)研：
金田銅業(yè)有20余家分子公司，在寧波、江蘇、廣東、重慶、越南等地建有六大生產(chǎn)基地，并在香港、美國(guó)、德國(guó)、日本等地設(shè)立子公司。金田銅業(yè)的業(yè)務(wù)場(chǎng)景十分復(fù)雜，業(yè)務(wù)流程與操作各有參差。
上述種種帶來(lái)了巨量的會(huì)計(jì)資料處理，金田銅業(yè)面對(duì)的是每月增加的4萬(wàn)余張憑證。為此，金田銅業(yè)專(zhuān)門(mén)建立了3個(gè)檔案室進(jìn)行管理，陳舊的檔案則需要送到偏遠(yuǎn)的庫(kù)房存儲(chǔ)，產(chǎn)生了大量裝訂、打印、保管等費(fèi)用。
項(xiàng)目組基于場(chǎng)景應(yīng)用與切實(shí)需求，對(duì)項(xiàng)目的建設(shè)進(jìn)行了嚴(yán)密的規(guī)劃，將原本重復(fù)繁瑣易錯(cuò)的工作進(jìn)行重構(gòu)，確立了建立數(shù)字化辦公，以新式電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)降低管理成本，提升工作效率與準(zhǔn)確率的目標(biāo)。
高標(biāo)準(zhǔn)財(cái)稅智能化建設(shè)，推動(dòng)無(wú)紙化辦公與集中管控
基于明確的項(xiàng)目規(guī)劃，百望云為金田銅業(yè)定制了基于OFD版式的電子會(huì)計(jì)檔案解決方案，通過(guò)以SAP為核心的多系統(tǒng)對(duì)接，構(gòu)建涵蓋業(yè)務(wù)憑證、發(fā)票等資料的檔案庫(kù)管理，并實(shí)現(xiàn)多源數(shù)據(jù)的對(duì)接。
在數(shù)據(jù)貫通基礎(chǔ)上，百望云以盡量自動(dòng)化歸集的思路和技術(shù)對(duì)企業(yè)的影像信息處理、通過(guò)OCR和一維碼、二維碼識(shí)別技術(shù)完成憑證數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)檔案歸檔自動(dòng)化、智能化，建立起具備線上匹配原始憑證、多維查詢搜索等功能的檔案管理體系，覆蓋了從原始單據(jù)采集、歸檔、調(diào)閱、銷(xiāo)毀的全檔案生命周期管理。
因?yàn)閿?shù)據(jù)與系統(tǒng)的貫通，線上從審批到記賬的整個(gè)流程內(nèi)，所產(chǎn)生的原始憑證都將通過(guò)影像化、數(shù)字化的方式自動(dòng)生成。例如“OA線上流程自動(dòng)生成憑證”功能中，紙質(zhì)報(bào)銷(xiāo)單及附件經(jīng)掃描生成影像文件，MBS資金支付產(chǎn)生銀行回單等原始憑證，將與記賬憑證自動(dòng)關(guān)聯(lián)，由線上歸集到電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)。
經(jīng)過(guò)對(duì)OA系統(tǒng)四十余條流程的優(yōu)化，金田銅業(yè)改變了以往紙質(zhì)憑證手工作業(yè)進(jìn)行訂裝、審核、查閱的模式，確保了檔案數(shù)據(jù)安全，較大程度地提升了財(cái)務(wù)管理的運(yùn)行效率，并降低了財(cái)務(wù)檔案管理成本。
數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、在橫向系統(tǒng)中順暢流通的基礎(chǔ)上，金田銅業(yè)為財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)架構(gòu)了底層系統(tǒng)的支持。
基于前沿的信息技術(shù)與生態(tài)，對(duì)內(nèi)部的價(jià)值鏈進(jìn)行重塑與改造，已經(jīng)成為眾多企業(yè)挖掘自我的途徑。而電子會(huì)計(jì)檔案是財(cái)稅數(shù)智化變革的代表性工具，比傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案有著代差的生產(chǎn)力提升。
以金田銅業(yè)為代表的企業(yè)乘勢(shì)而上，以信息技術(shù)推動(dòng)管理創(chuàng)新，構(gòu)建起更具生產(chǎn)力、更具效率的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)。百望云也將持續(xù)扎根票單證數(shù)字化基建，在滿足國(guó)家政策對(duì)技術(shù)、規(guī)則的要求下，深挖前沿的理念與技術(shù)，賦能企業(yè)，提升經(jīng)濟(jì)社會(huì)的運(yùn)行效益。
