你想使用wordPress/ target=_blank class=infotextkey>WordPress來管理你的文件和文檔嗎？您可能有電子表格、圖像和其他文檔需要與團(tuán)隊(duì)的其他成員共享。通過將這些文件上傳到WordPress，您可以輕松地與其他人協(xié)作，或者只是在WordPress儀表板上輕松訪問這些文檔。在本文中，我們將向您展示如何使用WordPress作為文檔管理或文件管理系統(tǒng)。
為什么要使用WordPress來管理文檔和文件？
當(dāng)您使用許多不同的工具時(shí)，很容易忘記文檔。例如，您可以使用google云端硬盤等平臺(tái)共享草稿，使用Asana等工具跟蹤編輯，并使用Slack與編輯和客座博主進(jìn)行交流。
問題是，當(dāng)您使用許多不同的工具時(shí)，很容易失去對(duì)項(xiàng)目的跟蹤。通過使用WordPress來管理您的文檔，您可以將所有內(nèi)容保存在一個(gè)地方。這將節(jié)省您的時(shí)間和精力，并確保您永遠(yuǎn)不會(huì)丟失重要文件。
也就是說，讓我們看看如何使用WordPress輕松管理您的文檔和文件。
設(shè)置您的WordPress文檔管理系統(tǒng)
在WordPress中設(shè)置文檔管理系統(tǒng)的最簡單方法是使用WP文檔修訂。此插件允許您與其他人一起處理文件，在線存儲(chǔ)文檔，并查看每個(gè)文檔的完整修訂歷史記錄。
您需要做的第一件事是安裝并激活插件。
激活后，您將在左側(cè)菜單中看到一個(gè)新的“文檔”選項(xiàng)。要將文檔上傳到WordPress，請(qǐng)轉(zhuǎn)到文檔»所有文檔。然后，單擊“添加文檔”按鈕。
接下來，您需要為文檔指定標(biāo)題。這應(yīng)該是幫助您識(shí)別文檔的東西，特別是如果您與其他人（例如客座博主）共享 WordPress 儀表板。
完成后，單擊“上傳新版本”按鈕。
這將打開“上傳文檔”彈出窗口，其工作原理類似于標(biāo)準(zhǔn)WordPress媒體庫。
您可以將文檔拖放到彈出窗口中，也可以單擊“選擇文件”，然后從計(jì)算機(jī)中選擇一個(gè)文件。
WP文檔修訂現(xiàn)在會(huì)將文件上傳到WordPress。
完成此操作后，您可以設(shè)置文檔的工作流狀態(tài)。如果您與其他人共享儀表板，則每個(gè)人都知道該文檔是初始草稿、正在審核、正在進(jìn)行或處于其他狀態(tài)。這可以幫助您避免誤解并改進(jìn)多作者 WordPress 博客中的編輯工作流程。
只需打開“工作流狀態(tài)”下的下拉菜單，然后從列表中選擇一個(gè)選項(xiàng)。
接下來，您可能需要添加說明，這將有助于其他用戶了解文件的內(nèi)容。
為此，只需在文本編輯器中鍵入即可。此部分包括所有標(biāo)準(zhǔn)文本格式選項(xiàng)，因此您可以添加鏈接并創(chuàng)建項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)列表，以及添加粗體和斜體格式等。
您可能還希望添加文檔圖像，該圖像可以幫助用戶理解文件或提供額外的信息，類似于索引或附錄。
該過程類似于將特色圖像添加到WordPress帖子和頁面。只需選擇“設(shè)置文檔圖像”，然后從媒體庫中選擇一個(gè)圖像或從您的計(jì)算機(jī)上傳一個(gè)新文件。
當(dāng)您上傳文件時(shí)，WP文檔修訂會(huì)將您標(biāo)記為文檔的所有者。
要將此文件分配給其他人，只需打開“所有者”下拉菜單，然后從列表中選擇一個(gè)新用戶。這有助于保持文檔井井有條，特別是如果您向WordPress博客添加了大量用戶和作者。
默認(rèn)情況下，WP文檔修訂將私下發(fā)布文件，因此只有登錄用戶才能看到它。
另一種選擇是將文檔發(fā)布到您的WordPress網(wǎng)站，以便人們無需登錄儀表板即可訪問它。
即使您發(fā)布了文檔，通過單擊“可見性”旁邊的“編輯”鏈接來添加密碼仍然是一個(gè)好主意。
然后，選擇“密碼保護(hù)”并在“密碼”字段中輸入安全密碼。
完成后，單擊“確定”以保存更改。
不想使用密碼？然后，您可以按照上述相同的過程進(jìn)行操作，但這次選擇“公開”。
無論您如何發(fā)布文件，WP文檔修訂都將在標(biāo)題下方直接顯示其URL。用戶可以通過訪問此 URL 來查看該文件。
要?jiǎng)?chuàng)建自定義永久鏈接，請(qǐng)單擊“編輯”按鈕。
然后，輸入新 URL 并單擊“確定”。
如果您對(duì)輸入的信息感到滿意，請(qǐng)單擊“更新”按鈕以保存您的設(shè)置。
在WordPress中管理文檔修訂和工作流狀態(tài)
WP文檔修訂版還具有強(qiáng)大的版本控制功能。這可以通過顯示文檔的整個(gè)歷史記錄來幫助您與其他人協(xié)作。您甚至可以打開文件的早期版本，并隨時(shí)還原早期版本。
每次上載或更新文檔時(shí)，都可以在“修訂摘要”中鍵入注釋。
這些注釋將顯示在屏幕底部的修訂日志中，在進(jìn)行更新的人員的姓名旁邊。
如果更新包含新文件上傳，則您還會(huì)看到“還原”鏈接。
只需單擊鏈接即可恢復(fù)此版本的文檔。即使您恢復(fù)到文件的早期版本，歷史記錄也將保持不變，因此您不會(huì)丟失任何信息。
自定義和創(chuàng)建自己的工作流狀態(tài)
通過工作流狀態(tài)，可以輕松查看文檔是初始草稿、進(jìn)行中還是其他狀態(tài)。與將博客文章另存為草稿或已發(fā)布的方式類似，狀態(tài)可以改進(jìn)編輯工作流程。
WP文檔修訂帶有四種默認(rèn)工作流狀態(tài)：最終，進(jìn)行中，初稿和審核中。您可能需要更改這些默認(rèn)狀態(tài)，或添加更多狀態(tài)。例如，如果您正在創(chuàng)建客戶端門戶，則可以創(chuàng)建“正在客戶審核”狀態(tài)。
要更改工作流狀態(tài)，請(qǐng)轉(zhuǎn)至文檔 » 工作流狀態(tài)。如果要自定義現(xiàn)有狀態(tài)，只需將鼠標(biāo)懸停在其上并單擊“編輯”按鈕即可。
這將打開一個(gè)編輯器，您可以在其中更改工作流狀態(tài)的名稱、數(shù)據(jù)域和描述。這類似于您在WordPress中編輯類別和標(biāo)簽的方式。
完成更改后，單擊“更新”按鈕。
您還可以添加新的工作流狀態(tài)。
在文檔 » 工作流狀態(tài)中，鍵入新名稱、數(shù)據(jù)域和描述。然后，單擊“添加新工作流狀態(tài)”按鈕。
在WordPress中管理用戶角色和文檔訪問權(quán)限
WP文檔修訂根據(jù)用戶角色為人們分配不同的文檔編輯功能。例如，作者無法編輯其他人發(fā)布的文檔或閱讀私人發(fā)布的文檔。
默認(rèn)權(quán)限應(yīng)該適合大多數(shù)網(wǎng)站。但是，如果要查看和更改其中任何設(shè)置，最簡單的方法是使用成員。此插件允許您自定義每個(gè)用戶角色的權(quán)限，甚至創(chuàng)建全新的角色。
您需要做的第一件事是安裝和激活成員。
激活后，轉(zhuǎn)到成員 » 角色頁面以查看您的 WordPress 網(wǎng)站上的所有不同用戶角色。
在這里，將鼠標(biāo)懸停在要修改的用戶角色上。
然后，您可以繼續(xù)并單擊出現(xiàn)“編輯”，這將打開用戶角色編輯器。
左列顯示所有不同類型的內(nèi)容，例如可重用塊和WooCommerce產(chǎn)品。
在左側(cè)菜單中，單擊“文檔”。
現(xiàn)在，您將看到此用戶角色擁有的所有權(quán)限，例如刪除其他人的文件或編輯自己的文檔的能力。
只需單擊每個(gè)權(quán)限的“授予”或“拒絕”復(fù)選框。
當(dāng)您對(duì)所做的更改感到滿意時(shí)，請(qǐng)單擊“更新”。
安裝此插件后，您甚至可以控制誰有權(quán)訪問每個(gè)文檔。只需前往 文件 » 所有文檔。
在這里，將鼠標(biāo)懸停在任何文件上，然后在出現(xiàn)時(shí)單擊“編輯”鏈接。
現(xiàn)在，滾動(dòng)到新的“內(nèi)容權(quán)限”框。在這里，您可以在WordPress博客或網(wǎng)站上找到所有用戶角色的列表。
只需選中需要訪問此文檔的每個(gè)角色旁邊的框即可。
在本節(jié)中，您還將看到“付費(fèi)會(huì)員資格”選項(xiàng)卡。這允許您限制付費(fèi)會(huì)員的訪問權(quán)限。
當(dāng)您對(duì)更改感到滿意時(shí)，請(qǐng)單擊“更新”以保存您的設(shè)置。
