10月12日，以「省」為主題的合思未來財務(wù)人大會暨秋季產(chǎn)品發(fā)布會在杭州正式召開，大會現(xiàn)場400位企業(yè)CEO、CFO、CIO與主流媒體共同參會。會上，合思首席產(chǎn)品架構(gòu)師佟佩澤正式發(fā)布了“合思更省計劃”，并由此實(shí)現(xiàn)“三省”——全員參與的“省錢”、全流程優(yōu)化的“省事”、化整為零的“省心”。
合思首席產(chǎn)品架構(gòu)師佟佩澤
佟佩澤表示，“合思更省計劃為企業(yè)構(gòu)建起一套以業(yè)務(wù)為中心的財務(wù)管理解決方案。這也基于合思的全鏈路產(chǎn)品優(yōu)勢。第一，通過無需報銷、核算自動化幫助財務(wù)人員、業(yè)務(wù)人員從繁復(fù)的報賬記賬算賬工作中解放出來；第二，通過合思檔案單套制，實(shí)現(xiàn)了對紙電混合時代的全面兼容，讓過渡期走的更加順暢；第三，通過易商卡、付款、收款覆蓋企業(yè)收支的各種場景，在數(shù)電票時代下結(jié)合數(shù)電票的新特性、新態(tài)勢優(yōu)化企業(yè)業(yè)財全流程；第四，通過對象會計與合思BI，整合全流程中沉淀下來的收支數(shù)據(jù)，又可以分別在微觀與宏觀上讓經(jīng)營效果得到實(shí)時呈現(xiàn)，讓人人都是經(jīng)營者，進(jìn)一步降低企業(yè)的共識決策成本。”
以下為佟佩澤現(xiàn)場演講實(shí)錄（有精簡）：
在春季發(fā)布會的時候，我們講了一個案例。一家做軟件的客戶，每年支出高達(dá)十個億。但是相應(yīng)的，他們年收入在11億左右，400人有一個多億的利潤。看起來成本很高、毛利率很低，但是考慮到他們的業(yè)態(tài)，這其實(shí)是一個很不錯的數(shù)據(jù)。誠然，在開源越來越困難的情況下，節(jié)省是個不錯的提升利潤的手段。但如果過分追求管控而限制了員工的積極性，限制了業(yè)務(wù)的動力，反而適得其反。所以，要做到有效的節(jié)省，就要找到真正的浪費(fèi)。
01
要做到有效的節(jié)省，就要找到真正的浪費(fèi)
在過去一年里，未來財務(wù)人研究院聯(lián)手合思，調(diào)研近萬家來自不同行業(yè)、性質(zhì)、規(guī)模的企業(yè)，并綜合分析合思財務(wù)收支管理平臺數(shù)據(jù)，編制了《2023費(fèi)控及差旅趨勢分析報告》（以下簡稱為“報告”）。在這一過程中，我們找到了企業(yè)真正浪費(fèi)的真相。
• 越來越費(fèi)錢的差旅消費(fèi)
報告數(shù)據(jù)所示，相比2022年，有62.21%的企業(yè)差旅成本或日常費(fèi)用明顯上漲，有71.08%的企業(yè)出差頻次明顯提高。在這兩者綜合作用下，超標(biāo)訂單量同比增加199%。超標(biāo)訂單陡增意味著企業(yè)“事前控不好，事后不好控”，管理層陷入了多重糾結(jié)：超標(biāo)單給不給批？哪些該花？哪些不該花？在越來越大的成本壓力下，控差旅成本是在給企業(yè)系上安全帶還是給業(yè)務(wù)踩剎車？
• 越來越費(fèi)事的紙電混合
根據(jù)財會【2020】6號文《財政部國家檔案局關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》明確：電子發(fā)票報銷入賬，必須同時保存打印該紙質(zhì)件的電子憑證，電子會計檔案可不在另以紙質(zhì)形式保存。
原以為成箱的憑證將隨著電子發(fā)票的普及成為歷史，但實(shí)際上，依然在檔案室里堆積如山。由于火車票、銀行回單等紙質(zhì)憑證的存在，我們又不得不打印電子化的發(fā)票、報銷單、憑證、銀行回單等。原先線下的工作一個都沒少，線上的工作又增加了。
• 越來越費(fèi)心的經(jīng)營管理
合思上海地區(qū)一客戶僅BI系統(tǒng)就采購了三套，但是沒人能解釋同樣的系統(tǒng)為什么要買三遍。在高歌猛進(jìn)的時代，原先的粗放經(jīng)營都被增量抹平。經(jīng)濟(jì)增長的放緩，也使得企業(yè)賺錢越來越難，企業(yè)的經(jīng)營效率問題被放大。如果采購一臺2000元的顯示器都需要企業(yè)一號位管理者親力親為，勢必會影響更重要的經(jīng)營決策。
關(guān)于上述企業(yè)“費(fèi)錢、費(fèi)事、費(fèi)心”的難題，合思在過去一年里找到了一些解法，也取得了一些成效。過去一年，合思幫助客戶企業(yè)節(jié)省了493年的審批時間；通過商城補(bǔ)貼與優(yōu)惠，直接節(jié)約客戶企業(yè)差旅費(fèi)6000萬元；通過無紙化存儲的電子會計檔案系統(tǒng)，節(jié)省紙質(zhì)檔案打印、存儲89億張，如果這些檔案被打印出來，可以鋪滿77個西湖。取得這些“省”的成績離不開合思無需報銷解決方案與合思檔案的單套制檔案管理解決方案。
02
全流程優(yōu)化的“省事”
以一次無需報銷的出差為例，員工填寫申請后，可直接在合思商城里線上消費(fèi)。下訂單時，系統(tǒng)會實(shí)時檢查消費(fèi)是否超預(yù)算，是否有超過費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)；合思商城還為員工提供實(shí)時同屏比價，推薦更低價的同類服務(wù)；訂購?fù)瓿桑瑔T工就可以愉快地出差；差旅結(jié)束后，員工無需填單，更不用貼發(fā)票。無需報銷在解放員工的同時，也將財務(wù)人最痛苦、最耗時間的發(fā)票、對賬、結(jié)算、記賬等環(huán)節(jié)進(jìn)行了高度的自動化處理，超過90%的發(fā)票工作被節(jié)省，記賬環(huán)節(jié)財務(wù)幾乎0投入。發(fā)票自動化、支付自動化、記賬自動化，真正解放雙手，釋放人的創(chuàng)造力。
但在實(shí)際出差場景中，因公消費(fèi)支付場景除了TMC平臺，還會用到微信、支付寶、信用卡等。在線下消費(fèi)場景中，使用者需要向商家索票，行程結(jié)束后再進(jìn)行內(nèi)部報銷。這樣的報銷流程，不僅與前后“行程”斷聯(lián)，而且填寫報銷單據(jù)更加繁瑣。財務(wù)審核這類報銷單據(jù)更加謹(jǐn)慎、費(fèi)時費(fèi)力。那該如何處理這一高頻場景的需求？
合思無需報銷2.0版本——易商卡，應(yīng)運(yùn)而生。易商卡既可以通過個人信用付款，也可以在授權(quán)之后直接從企業(yè)支付賬戶上扣款。即員工通過易商卡消費(fèi)，無需個人墊資，企業(yè)也能第一時間獲取消費(fèi)信息。同時，易商卡的付款能像合思商城一樣實(shí)現(xiàn)“事中管控”。尤其是數(shù)電票應(yīng)用，發(fā)票數(shù)據(jù)直接進(jìn)入企業(yè)稅務(wù)數(shù)字賬戶，再通過合思對賬引擎，根據(jù)消費(fèi)信息以及事中管控時填寫的管理信息，推斷出發(fā)票與消費(fèi)、銀行流水的對應(yīng)關(guān)系。如果這筆消費(fèi)沒問題，直接自動記賬并歸檔。
無需報銷的基本原理是實(shí)現(xiàn)了線上預(yù)定、線下消費(fèi)、成本歸屬、對賬單統(tǒng)一由平臺系統(tǒng)自動化處理。由原來員工的無數(shù)個賬單，變成企業(yè)與供應(yīng)商統(tǒng)一的賬單；由原來散落在員工手上無數(shù)張發(fā)票，變成供應(yīng)商統(tǒng)一提供票據(jù)，甚至是一張大票。現(xiàn)在企業(yè)里運(yùn)行的報銷流程是紙質(zhì)報銷時代遺留下來的，隨著信息化數(shù)字化的推進(jìn)，不斷落地改良，不斷打補(bǔ)丁。而無需報銷則秉持了“消除比改善更重要”的理念，重構(gòu)企業(yè)費(fèi)用管理流程，而不是在舊流程上繼續(xù)打補(bǔ)丁。
個人報銷場景可以如此優(yōu)化，對公付款也可以。以合思某服裝客戶為例，它的合同通過釘釘完成流程審批，在合思系統(tǒng)內(nèi)付款，制作衣服的原材料出入庫采用ERP系統(tǒng)。合同付款大部分要基于業(yè)務(wù)的里程碑來付款，財務(wù)到底依據(jù)什么信息才能付款？仍需要確認(rèn)入庫、金額、交易進(jìn)度等諸多信息。往往，由于供應(yīng)商眾多，付款不及時，導(dǎo)致關(guān)賬時出現(xiàn)票賬款不一致。這時，“業(yè)務(wù)”和“財務(wù)”之間嚴(yán)重脫節(jié)。
合思付款，恰好解決這一問題。不論企業(yè)的合同散落在什么系統(tǒng)或人工管理的Word文檔、紙質(zhì)合同， 均能將這些合同數(shù)據(jù)歸集到“合思付款”的合同管理模塊中。企業(yè)再通過手工導(dǎo)入、API集成及自動化工具將業(yè)務(wù)進(jìn)展數(shù)據(jù)歸集到合思平臺。而在合同上的業(yè)務(wù)管理主要分在四個階段：收票、預(yù)付款、付款結(jié)算以及資金計劃，合思付款是這樣處理的：
• 收票：合思付款時，可直接通過報賬單、發(fā)票錄入單，將供應(yīng)商的發(fā)票錄入到系統(tǒng)中。員工只要關(guān)聯(lián)了這個合同，對應(yīng)的發(fā)票信息進(jìn)行自動統(tǒng)計。他們也可以關(guān)注到開票進(jìn)度，并基于開票額度核銷預(yù)付款、以及給供應(yīng)商打款。
• 預(yù)付款：當(dāng)財務(wù)基于訂單、入庫單的數(shù)據(jù)，確認(rèn)預(yù)付時應(yīng)關(guān)聯(lián)該合同，合同也會自動統(tǒng)計預(yù)付款金額、核銷進(jìn)展。
• 付款結(jié)算：在該合同下，可以根據(jù)合同約定的付款計劃進(jìn)行快速發(fā)起結(jié)算，系統(tǒng)按照計劃日期進(jìn)行提醒付款，防止漏付、錯付。
• 資金計劃：在合思付款系統(tǒng)中統(tǒng)一對“付款計劃”進(jìn)行查看和管理，即非常直觀地看到計劃資金的未來利用情況，進(jìn)而合理安排資金配置。
有付必有收。在收款方面，合思費(fèi)控與眾多銀行有直聯(lián)產(chǎn)品，這些產(chǎn)品與銀行賬戶捆綁。授權(quán)給賬戶后，使用原有的技術(shù)鏈路，可以將賬戶的收入流水、回單整合到“合思收款”產(chǎn)品內(nèi)。再通過規(guī)則配置到系統(tǒng)，只要產(chǎn)生對應(yīng)的流水入賬，系統(tǒng)會自動基于這些規(guī)則，把銀行流水?dāng)?shù)據(jù)寫入到預(yù)先準(zhǔn)備的實(shí)收數(shù)據(jù)池中，這極大提高了收入認(rèn)領(lǐng)效率。
當(dāng)企業(yè)接收到的電子化原始憑證越來越多，企業(yè)在紙電混合的過渡期，普遍采用雙套制。這既是對舊流程的無奈妥協(xié)，也是與國家倡導(dǎo)的數(shù)字化、無紙化相背離。合思檔案提倡單套制，會計檔案不打印。通過線上一套完整的電子檔案數(shù)據(jù)，保證了企業(yè)財務(wù)檔案證據(jù)鏈完整，全面反映單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生情況檔案之間已經(jīng)在數(shù)字世界中建立了完整的勾稽關(guān)系，相互可穿透查詢，所有檔案都在數(shù)字世界里有了一個身份。
另外，企業(yè)會計資料大多數(shù)來源不同的業(yè)財系統(tǒng)集成，例如發(fā)票來源票據(jù)系統(tǒng)，銀行回單來源資金系統(tǒng)，業(yè)務(wù)單據(jù)來源OA、費(fèi)控系統(tǒng)，記賬憑證、財務(wù)報告、會計賬簿來源核算系統(tǒng)。會計資料來源系統(tǒng)繁多復(fù)雜，各系統(tǒng)的工作流相互之間又是獨(dú)立的，很難保障最終生成的檔案一定完整合規(guī)。而電子憑證的流轉(zhuǎn)又完全不經(jīng)過任何人，也就缺少了監(jiān)控與核查。因此，合思檔案專門提供了「業(yè)務(wù)完整性檢測」功能，實(shí)現(xiàn)會計資料歸檔前的最后一環(huán)自查自檢，有效補(bǔ)充了前端業(yè)財系統(tǒng)疏忽遺漏，保障財務(wù)整理存檔前的會計資料齊全完整，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。
通過單套制的合思檔案，今年上半年合思客戶免打印的發(fā)票數(shù)量同比增加108%、銀行回單同比增加80%、財務(wù)憑證60%。低碳環(huán)保是國家長久戰(zhàn)略，相信隨著整個社會面財稅數(shù)字化持續(xù)推進(jìn)，電子原生態(tài)文件的比例將會越來越大，單套制也將會逐漸過渡到全面在線化、全面數(shù)字化。
03
化整為零的“省心”
企業(yè)真正的省還需要“化整為零”，合思通過對象會計理念與合思BI的分析能力，賦能每個員工及整個組織，彈性地追蹤、核算、管控每個經(jīng)營主體。
例如，一家公司的每名銷售人員都負(fù)責(zé)一定數(shù)量的客戶項(xiàng)目，每個項(xiàng)目可以通過合思收付款、合思費(fèi)控采集項(xiàng)目的收入、支出流水，并核算出每個項(xiàng)目的收入、支出、利潤。通過項(xiàng)目與銷售人員的關(guān)系，企業(yè)又可以將項(xiàng)目利潤匯總到銷售人員（即一個分利主體）。而每個銷售人員都有明確的薪酬成本，各自承擔(dān)更上層主體的分?jǐn)偝杀尽Ｓ纱耍髽I(yè)就能在銷售人員這一顆粒度上核算出他個人創(chuàng)造出的收益。
通過合思的業(yè)務(wù)對象能力，企業(yè)可以輕松地搭建更加復(fù)雜且多層次的核算結(jié)構(gòu)。在任意層級的對象上，企業(yè)都可以設(shè)置面向?qū)ο蟮墓芸匾?guī)則，從而保障每個創(chuàng)利主體或者分利主體的運(yùn)營都在一個可靠的損益線上，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)更加精細(xì)的管理。
從最宏觀的層面看，這些收支數(shù)據(jù)都會被合思BI自動化抓取，形成一套實(shí)時的業(yè)財數(shù)據(jù)集。再通過低代碼、拖拉拽的方式，無需編程即可搭建各式各樣的數(shù)據(jù)報表。財務(wù)不再需要在各個系統(tǒng)之間用Excel搬運(yùn)數(shù)據(jù)，也無需月底為出管報表而焦頭爛額。
綜上，在微觀上，我們通過對象會計可以助力企業(yè)實(shí)現(xiàn)化整為零的ROI核算。在宏觀上，通過合思BI形成全組織的實(shí)時收支全景大圖。至此，從一線的門店長、項(xiàng)目經(jīng)理，到區(qū)域、分公司，到高管、CEO，全組織共享同一份業(yè)財數(shù)據(jù)。每個人的貢獻(xiàn)都可以核算，都可以層層向上透明，人人都是經(jīng)營者。
04
全員參與的“省錢”
• 通過無需報銷解決方案，我們將組織的因公消費(fèi)聚合在一個完整的平臺；
• 通過合力省，讓員工幫助企業(yè)省錢、自身獲益；
• 通過合思商城與易商卡的事前、事中管控代替事后管控，通過發(fā)票自動采集與自動匹配，讓員工無需報銷。統(tǒng)一對賬服務(wù)結(jié)合對賬引擎，極大解放了財務(wù)對賬核算工作；
• 通過業(yè)財融合的收付款，讓銷售到收款、采購到付款的過程協(xié)同更加流暢；
• 通過單套制的合思檔案，實(shí)現(xiàn)了對紙電混合時代的全面兼容；
• 通過費(fèi)控、收付款沉淀下來的收支數(shù)據(jù)，借由對象會計與合思BI，從最微觀的員工個體到宏觀的全組織，在每個層級上都讓經(jīng)營效果得到實(shí)時呈現(xiàn)，讓人人都是經(jīng)營者，進(jìn)一步降低企業(yè)的共識決策成本。
這就是合思「更省」計劃的全部嗎？
要做到更省，不能光靠財務(wù)自己，更需要組織內(nèi)的每位成員，組織外的每個伙伴，團(tuán)結(jié)一切可以團(tuán)結(jié)的力量。合思「更省」計劃的最后一塊拼圖：
• 合力省：購買合思任一產(chǎn)品，合思商城即按比例為企業(yè)設(shè)置獎勵紅包池，激勵員工主動降低商務(wù)消費(fèi)成本，企業(yè)無需自掏腰包；
• 買貴賠：甄選產(chǎn)品買貴即賠，讓企業(yè)的每筆消費(fèi)花得更放心；
• 銀行補(bǔ)：通過合思的銀行生態(tài)連接指定財資系統(tǒng)，可獲得合思產(chǎn)品和銀行財資產(chǎn)品的雙重補(bǔ)貼權(quán)益。
合思「更省」計劃不僅賦能每一位財務(wù)人，更賦能組織里的每個人，讓人人成為經(jīng)營者，行，助力企業(yè)“比省更省”。
