在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中，實(shí)物票據(jù)管理業(yè)務(wù)量大且流程繁雜。例如員工差旅產(chǎn)生的行程單、發(fā)票等管理，就涉及發(fā)票掃描、影像上傳、信息識(shí)別采集、票據(jù)實(shí)務(wù)清對(duì)、發(fā)票查驗(yàn)、單據(jù)審核等一系列的工作。
這些細(xì)碎、繁瑣，且日復(fù)一日重復(fù)的工作，是企業(yè)財(cái)務(wù)管理的主要內(nèi)容之一。隨著數(shù)字化、智能化管理在我國(guó)企業(yè)中逐步推行，傳統(tǒng)的管理模式和業(yè)務(wù)處理方式存在的問(wèn)題日益凸顯。其中，在實(shí)物票據(jù)管理領(lǐng)域企業(yè)長(zhǎng)期面臨以下四個(gè)方面的管理問(wèn)題：
掃描與影像上傳
業(yè)務(wù)量多、耗時(shí)長(zhǎng)，用掃描儀進(jìn)行掃描后，還需手工在系統(tǒng)中上傳影像，操作不便捷；
信息識(shí)別采集
傳統(tǒng)方式下手工錄入票據(jù)信息形成臺(tái)賬，工作量大，也容易產(chǎn)生錯(cuò)誤；
票據(jù)實(shí)物清對(duì)
在實(shí)物票據(jù)的交收與轉(zhuǎn)移過(guò)程中，需要對(duì)實(shí)物與清單進(jìn)行核驗(yàn)，人工核對(duì)效率低；
融合業(yè)務(wù)系統(tǒng)的相關(guān)操作
一些業(yè)務(wù)如發(fā)票的查驗(yàn)、報(bào)賬單據(jù)的審核等，人工處理難度大。
基于以上實(shí)物票據(jù)管理過(guò)程中的痛點(diǎn)問(wèn)題，遠(yuǎn)光軟件精心打造了一款智能化、自動(dòng)化、輕量化的智能設(shè)備——遠(yuǎn)光桌面版智能票據(jù)終端，具備高清掃描、影像回傳、智能識(shí)別能力，并支持與業(yè)務(wù)系統(tǒng)深入融合應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)采集、實(shí)物清點(diǎn)、影像存檔、業(yè)務(wù)審核等多場(chǎng)景應(yīng)用。它體型小巧，可靈活安置在辦公桌面，是實(shí)物票據(jù)管理的辦公好助手。
遠(yuǎn)光桌面版智能票據(jù)終端具有以下四大功能：
01高清掃描
普通的掃描儀功能單一，而遠(yuǎn)光桌面版智能票據(jù)終端除了能高速高清掃描，自動(dòng)產(chǎn)生票據(jù)的高清影像之外，還可多人共享掃描，設(shè)置單面或雙面掃描，掃描過(guò)程支持多個(gè)票據(jù)影像合并生成PDF模式，功能更加強(qiáng)大。
場(chǎng)景示例：影像掃描類
1、網(wǎng)絡(luò)共享掃描，可與用戶個(gè)人辦公電腦建立連接，掃描影像后可直接回傳用戶電腦，無(wú)需通過(guò)U盤(pán)等介質(zhì)中轉(zhuǎn)復(fù)制影像。
2、通過(guò)擴(kuò)展高拍儀，掃描特殊規(guī)格的實(shí)物資料，如A3紙資料、已裝訂合同、證件等。
02智能清對(duì)
遠(yuǎn)光桌面版智能票據(jù)終端可根據(jù)OCR識(shí)別的票據(jù)編號(hào)、日期、金額等關(guān)鍵特征信息，與電子表格或系統(tǒng)清單進(jìn)行智能匹配，實(shí)現(xiàn)票據(jù)實(shí)物的清點(diǎn)核驗(yàn)。
場(chǎng)景示例：實(shí)物清對(duì)類
1、報(bào)賬業(yè)務(wù)中，財(cái)務(wù)人員收取增值稅專票后，需要定期將增值稅專票抵扣聯(lián)，連同發(fā)票清單移交給稅務(wù)專責(zé)進(jìn)行抵扣認(rèn)證。此過(guò)程，稅務(wù)專責(zé)需清點(diǎn)核對(duì)發(fā)票實(shí)物與清單是否一致。
2、商旅業(yè)務(wù)中，票務(wù)公司定期將大量票據(jù) (典型的是飛機(jī)票行程單與火車票)寄送給商旅專責(zé)，專責(zé)需核對(duì)收到的實(shí)物與清單是否一致。
03智能識(shí)別
遠(yuǎn)光桌面版智能票據(jù)終端可支持火車票、飛機(jī)票行程單、增值稅發(fā)票等專用票據(jù)的OCR識(shí)別，獲取票據(jù)代碼、號(hào)碼、姓名、日期等關(guān)鍵信息。根據(jù)應(yīng)用場(chǎng)景需要，還可擴(kuò)展支持全票種發(fā)票識(shí)別、通用文本識(shí)別等識(shí)別能力。
場(chǎng)景示例：數(shù)據(jù)采集類
財(cái)務(wù)專責(zé)對(duì)于員工提交的報(bào)賬增值稅發(fā)票以及供應(yīng)商提交的增值稅發(fā)票等，需登記發(fā)票相關(guān)信息，形成增值稅發(fā)票臺(tái)賬。
04銜接業(yè)務(wù)系統(tǒng)
遠(yuǎn)光桌面版智能票據(jù)終端可與業(yè)務(wù)系統(tǒng)深度融合，形成一體化解決方案，有效解決實(shí)物票據(jù)的業(yè)務(wù)審核、業(yè)務(wù)流程銜接等管理難題。
場(chǎng)景示例：業(yè)務(wù)融合類
針對(duì)企業(yè)報(bào)賬業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)人員通過(guò)遠(yuǎn)光桌面版智能票據(jù)終端掃描報(bào)賬票據(jù)，自動(dòng)進(jìn)行發(fā)票查驗(yàn)、發(fā)票合規(guī)性檢查，并將影像掛接到對(duì)應(yīng)報(bào)賬單，審核發(fā)票金額與報(bào)賬單填寫(xiě)金額是否一致，審核通過(guò)將流程自動(dòng)傳遞至下一崗位。
物資采購(gòu)業(yè)務(wù)，供應(yīng)商開(kāi)具的發(fā)票，通過(guò)送交或郵寄的方式，集中到財(cái)務(wù)專責(zé)手里，通過(guò)票據(jù)終端進(jìn)行集中掃描，自動(dòng)將影像上傳到ERP系統(tǒng)，并進(jìn)行增值稅發(fā)票查驗(yàn)、發(fā)票合規(guī)性檢查，審核發(fā)票金額與ERP訂單金額是否一致。
目前，遠(yuǎn)光桌面版智能票據(jù)終端已應(yīng)用到各大集團(tuán)企業(yè)及事業(yè)單位，成效顯著。不但規(guī)范報(bào)賬入口質(zhì)量，有效提升財(cái)務(wù)安全，也縮短業(yè)務(wù)處理周期流程，大大減少人員工作負(fù)荷，提升工作效率，同時(shí)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)協(xié)同作業(yè)，實(shí)現(xiàn)軟硬一體化應(yīng)用，融合了信息流、實(shí)物流，增強(qiáng)人機(jī)互聯(lián)，成為了構(gòu)建企業(yè)數(shù)智化建設(shè)的新動(dòng)力。
案例一
某集團(tuán)企業(yè)總部每月定期從票務(wù)公司獲取全集團(tuán)的飛機(jī)票行程單與火車票紙質(zhì)實(shí)物（平均每月數(shù)萬(wàn)張），需要將發(fā)票影像掃描，手工上傳到商旅系統(tǒng)中，同時(shí)需核對(duì)實(shí)物票據(jù)與票務(wù)公司提供的清單是否一致；總部業(yè)務(wù)處理完畢后，再分發(fā)寄送給各下級(jí)單位，下級(jí)單位接收到實(shí)物票據(jù)，也需要與本單位的票據(jù)清單核對(duì)是否一致。若此工作完全由人工處理，工作量大且耗時(shí)。
該集團(tuán)針對(duì)上述問(wèn)題，在總部和下級(jí)單位部署應(yīng)用了遠(yuǎn)光智能票據(jù)終端，使總部實(shí)現(xiàn)了火車票與機(jī)票行程單的批量掃描、影像與商旅系統(tǒng)的自動(dòng)掛接、票務(wù)公司清單實(shí)物的自動(dòng)清點(diǎn)核對(duì)；各下級(jí)單位實(shí)現(xiàn)了分發(fā)的火車票、機(jī)票行程單與本單位清單實(shí)物自動(dòng)清點(diǎn)核對(duì)，同時(shí)可利用遠(yuǎn)光桌面版智能票據(jù)終端的共享掃描功能，實(shí)現(xiàn)日常掃描工作的便捷化。
案例二
某事業(yè)單位應(yīng)用財(cái)務(wù)共享中心進(jìn)行報(bào)賬，在共享中心設(shè)立影像崗，對(duì)報(bào)賬票據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一掃描。影像崗?fù)ㄟ^(guò)電腦連接掃描儀，對(duì)本部及異地機(jī)構(gòu)的票據(jù)進(jìn)行集中掃描和影像掛接之后，由財(cái)務(wù)人員進(jìn)行發(fā)票查驗(yàn)、報(bào)賬單審核等工作。其中，對(duì)于異地機(jī)構(gòu)的報(bào)賬票據(jù)，存在查驗(yàn)不方便、人工審核滯后的情況，經(jīng)常出現(xiàn)票據(jù)郵寄后才發(fā)現(xiàn)問(wèn)題等情況，導(dǎo)致溝通與更正成本高，報(bào)銷進(jìn)程慢，異地報(bào)銷體驗(yàn)不好。
于是，該單位在異地機(jī)構(gòu)部署了遠(yuǎn)光智能票據(jù)終端，員工提前進(jìn)行掃描掛接影像、發(fā)票合規(guī)查驗(yàn)，在業(yè)務(wù)前端就可以及早發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、及時(shí)更正。影像上傳后，財(cái)務(wù)人員可遠(yuǎn)程在線上審核，通過(guò)后才郵寄，有效地避免了問(wèn)題滯后反饋的情況，加快了報(bào)銷進(jìn)程。
此外，遠(yuǎn)光桌面版智能票據(jù)終端還可支持定制，
如有其他應(yīng)用需求，歡迎聯(lián)系我們
